Häufige Fragen

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Was bedeutet Virtueller Persönlicher Assistent (VPA)?

VPA steht für „Virtueller Persönlicher Assistent“. Ein VPA unterstützt seinen Kunden langfristig auf Abruf bei geschäftlichen und privaten Aufgaben, die am PC, Telefon oder Internet erledigt werden.

Es handelt sich also nicht um eine einmalige sondern um eine längerfristige Zusammenarbeit. Je länger Kunde und VPA zusammenarbeiten je Effektiver ist die virtuelle Assistenz, da der VPA die Wünsche, Arbeitsweise und Aufgabengebiete seines Kunden kennenlernt. Gleichzeitig zeichnet sich die Zusammenarbeit dadurch aus, dass der VPA nur bei Bedarf beauftragt wird. Der Kunde muss sich also nicht um die Auslastung des VPA sorgen machen und es entstehen nur dann Kosten, wenn auch wirklich gearbeitet wird. Zudem können my-vpa Kunden über die Taskmanagement-App sehr einfach Aufgaben delegieren und über Arbeitsprotokoll bzw. Abrechnung kontrollieren.

Übrigens VPAs haben Ihren Ursprung 1995 in den USA und gewinnen seit 2009 im deutschsprachigen Raum mehr und mehr an Bekanntheit. Für mehr Infos zum Konzept siehe → Wikipedia.

Was macht my-vpa besonders?

Bei my-vpa erhalten Sie einen passenden VPA fest zugewiesen. Ihr Assistent lernt so Ihre Arbeitsweise und Ihre Aufgaben kennen. Ergebnis ist eine effektive Zuarbeit, die im Bedarfsfall bei größeren Aufgaben oder bei Expertenaufgaben durch Hinzunahme weiterer Assistenten skaliert werden kann. Zudem ist ihr VPA gut ausgebildet und spricht Ihre Sprache. Hierdurch können Sie Aufgaben effizient delegieren. Zu Guter Letzt steht Ihr VPA auf Abruf über die my-vpa App zur Verfügung. Wann immer Sie Unterstützung benötigen, können Sie eine Aufgabe im Handumdrehen über die my-vpa App an Ihren VPA outsourcen. Delegieren ist damit spielend einfach und Sie müssen sich keine Sorgen über die Auslastung Ihres VPAs machen. So ist die Zuarbeit Ihres Assistenten produktiv und entlastend.

Unsere Mission: Sie delegieren Aufgaben, sind entlastet und steigern dadurch Ihre Produktivität.

Wobei kann mich ein Virtueller Assistent unterstützen?

Ihr VPA unterstützt Sie bei geschäftlichen und privaten Aufgaben, die via PC, Telefon oder Internet erledigt werden. Erledigt werden Aufgaben in den sechs Assistenzbereichen Büromanagement, Backoffice, Marketing, Frontdesk, Vertrieb und Design.

Bei der Bearbeitung der Aufgaben agiert der VPA als Ihr persönlicher Sekretär und steuert für Sie falls notwendig auch weitere Assistenten und Freiberufler für Expertenaufgaben oder größere Aufgaben.

> Hier finden Sie mehr Infos, bei was Sie Ihr VPA unterstützen kann.

Wer sind die VPAs und wer wird mein VPA sein?

my-vpa umfasst mehr als 50 Virtuelle Persönliche Assistenten (VPAs), die für Ihre Kunden neben dem klassischen Büromanagement vielfältige Aufgaben als persönlicher Sekretär erledigen. 

Während der Registrierung fragen wir Sie, für welche Tätigkeiten Sie vorwiegend Unterstützung benötigen. Anhand dieser Vorgaben suchen wir den für Sie passenden VPA aus.

> Hier finden Sie mehr Infos und Beispiele

Wie kann ich in der my-vpa App eine Aufgabe delegieren?

In der my-vpa App können Sie ihre Aufgabe sehr einfach und strukturiert mit Sprachaufnahme, Text und/oder Dokumenten an Ihren VPA delegieren. Zudem geben Sie ein Zeitbudget und eine Deadline vor. Fertig!

Die Aufgabe erscheint nun in Ihrer Aufgabenlisten. Wenn Sie möchten können Sie zudem Projekte anlegen, denen Sie Aufgaben zuweisen. In jedem Fall entscheiden Sie was und wie lange gearbeitet wird. Und wenn Sie die Aufgabe lieber persönlich übergeben, geht auch das.

> Schauen Sie sich auch die App-Demo an

Wie kann ich in der my-vpa App die Arbeitszeit meines VPA kontrollieren?

In der my-vpa App können Sie genau sehen, in welchem Status sich ihre Aufgabe befindet und wie weit die Abarbeitung vorangeschritten ist. Für jede Aufgabe wird ein Protokoll über jede aufgenommene Arbeitszeit geführt. Sie haben damit volle Transparenz und Kontrolle – minutengenau. Zudem können Sie natürlich jederzeit mit dem VPA Kontakt aufnehmen und den Status und eventuelle Fragen persönlich besprechen. Sie können Ihr Zeitkonto kontrollieren und Rechnungen einsehen.

Außerdem können Sie jede Buchung auf Ihrem Zeitkonto genau kontrollieren. Sie sehen auf einen Blick alle Aufgaben und Tätigkeiten, die für Sie erledigt wurden. Für jedes gebuchte Stundenpaket, können Sie die Rechnung jederzeit einsehen und abrufen.

> Schauen Sie sich die App-Demo an

Wie kontaktiere ich meinem VPA und wie schnell erhalte ich eine Reaktion?

In der my-vpa App können Sie rund um die Uhr Aufgaben an Ihren VPA delegieren oder Nachrichten über Chat, Skype, Email oder Telefon hinterlassen. Egal ob am Computer, am Tablet oder am Smartphone. Ihr VPA reagiert schnellstmöglich. In jedem Fall erhalten Sie auf Anfragen bis 14 Uhr eine Reaktion bis spätestens 18 Uhr. Ab 14 Uhr erhalten Sie eine Reaktion bis spätestens 12 Uhr am Folgetag. Zudem werden Sie über wichtige Arbeitsschritte Ihres VPA automatisch informiert.

Hinweis: Alle genannten Uhrzeiten sind deutsche Uhrzeiten. Die beiden Reaktionszeiten gelten an Arbeitstagen von Montag bis Freitag. Ausgenommen sind bundeseinheitliche Feiertage. Diese sind: Karfreitag, Ostersonntag, Ostermontag, Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Pfingstsonntag, Pfingstmontag, Tag der deutschen Einheit, 1.+2. Weihnachtstag und Neujahr.

Wie wird die Arbeitsqualität meines VPA geprüft?

Über die Jahre haben wir ein starkes Qualitätsmanagement aufgebaut. Alle Virtuellen Assistenten durchlaufen eine Auswahl- und Schulungssphase. Zudem werden alle Assistenten laufend von einem Teamleiter kontrolliert und gecoached. 

In der my-vpa App haben Sie daher die Möglichkeit, jede erledigte Aufgabe zu bewerten. Der Teamleiter nutzt die Bewertungen für das Feedback an seine VPAs. Und falls Sie einmal nicht zufrieden sind haben Sie jederzeit die Möglichkeit, den Teamleiter in ihrem my-vpa Konto direkt zu kontaktieren. 

Was ist der Vorteil, dass mein VPA auch E-Lancing nutzen kann?

E-Lancing ist eine Ableitung von Freelancing. E-Lancing Plattformen sind Websites, auf der Freelancer weltweit um Aufträge bieten. Vorteil dieser Plattformen ist, dass über Ausschreibungen Experten gefunden werden können, die ad-hoc und zu einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis zur Verfügung stehen.

Als my-vpa Kunden können Sie über Ihren VPA die Vorteile von E-Lancing nutzen und haben damit keinerlei Arbeit. Ihr VPA übernimmt für Sie gemäß Ihren Vorgaben die Suche des passendenden Freiberuflers. Nachdem Sie ein Angebot ausgewählt haben, steuert und kontrolliert Ihr VPA die Bearbeitung als Ihr Projektassistent. Ihr VPA ist damit Ihre Schnittstelle zur kompletten Vielfalt freiberuflicher Kompetenzen und erledigt für Sie die zeitraubende Steuerungsfunktion.

Übrigens: da Ihr VPA Englisch spricht, können Sie über Ihren VPA auch Freiberufler auf der ganzen Welt für sich arbeiten lassen. Ergebnis ist ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wie bekomme ich einen VPA?

Registrieren Sie sich einfach bei my-vpa. Spätestens 24h nach Anmeldung wird sich Ihr VPA bei Ihnen melden und Sie können damit starten, Ihre ersten Aufgaben zu delegieren. Zwischenzeitlich können Sie sich in der my-vpa Platform umsehen und Ihr Zeitkonto aufladen. → Jetzt registrieren

Was kostet mich ein VPA?

Sobald Sie sich bei my-vpa registriert haben können Sie Ihr Zeitkonto mit einem Stundenpaket aufladen. Anschließend können Sie die Stunden nach Belieben durch das Einstellen von Aufgaben bei Ihrem VPA abrufen. Der Preis sinkt, je größer das gebuchte Stundenpaket ist. Für Neukunden bieten wir ein kostengünstiges Schnupperpaket an. → Hier finden Sie alle Stundenpakete.

Wie kann ich mein Stundenpaket bezahlen?

Sobald Sie sich bei my-vpa registriert haben, können Sie das gewünschte Stundenpaket bequem und sicher per SOFORT-Überweisung, Kreditkarte oder PayPal bezahlen. Weitere Stundenpakete können Sie auch per Rechnung bezahlen. Der Grund warum Sie ihr erstes Stundepaket nicht per Rechnung bezahlen können ist, dass das Stundenpaket bei Kauf per Rechnung erst bei Zahlungseingang gutschrieben wird. Würden Sie ihr erstes Stundenpaket also per Rechnung zahlen, müssten Sie bis zum Zahlungseingang warten, bis sie die erste Aufgabe delegieren können. Diese Wartezeit wollen wir ihnen gerne ersparen. Wenn Sie trotzdem das erste Stundenpaket per Rechnung bezahlen wollen schreiben Sie uns einfach eine kurze Email. → Email schreiben: Kauf auf Rechnung

Kann ich vor Buchung einen telefonischen Beratungstermin vereinbaren?

Selbstverständlich beraten wir Sie gerne wie Sie unsere Leistung optimal für sich oder Ihr Unternehmen einsetzten. → Email schreiben: Beratungstermin vereinbaren

Gibt es einen Multi-User Account für Firmen?

Ja, sie können ihre Arbeitskollegen in ihr Konto integrieren. Auf my-vpa haben Sie die Möglichkeit, Arbeitskollegen einzuladen und Ihr Stundenpaket auf Ihre Kollegen zu verteilen. Ihre Kollegen erscheinen in Ihrem Team und Sie können Aufgaben gemeinsam bearbeiten bzw. delegieren. Sie als Administrator haben jegliche Kontrolle über das Stundenbudget und Zeitkonto. Unternehmen und Agenturen können so sehr einfach ihr bestehendes Team durch VPAs erweitern. Demo ansehen

Sind meine Daten auf my-vpa und bei meinem VPA sicher?

Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei my-vpa höchste Priorität. my-vpa hat daher umfassende technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit Ihrer Daten umgesetzt. Diese sind:

1. Technische Maßnahmen
Der gesamte Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und den my-vpa Servern ist nach aktuellstem Standard 2048-Bit verschlüsselt. my-vpa nutzt in Frankfurt am Main, Deutschland, stehende Server des Unternehmens Amazon Web Services (AWS), die höchsten Security Audits unterzogen werden. Ihre Daten werden von AWS nicht außerhalb Deutschlands gesichert. Weitere Informationen zu AWS. und ihren Maßnahmen zur Datensicherheit sowie Safe Harbour Regelungen finden Sie hier. Zudem werden alle zahlungsrelevanten Daten nicht von my-vpa sondern direkt von den Zahlungsanbietern wie zum Beispiel Paypal gespeichert.

2. Organisatorische Maßnahmen:
Alle VAs werden im Umgang mit sensiblen Daten, diese sind insbesondere Personen- und Aufgabenbezogene Daten, regelmäßigen geschult und unterwiesen. Zudem sind alle VAs vor, während und nach der Bearbeitung einer Aufgabe vertraglich zum sorgsamen Umgang mit allen Aufgaben- und Kundenbezogenen Daten gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet.

Ist mein Assistent zur Verschwiegenheit verpflichtet?

Ja, alle VAs haben sich vertraglich dazu verpflichtet, hinsichtlich aller Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, die während der Bearbeitung von Aufgaben zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren. Diese Verpflichtung wirkt über die Beendigung der Aufgabe fort. Zudem ist Ihnen die Geheimhaltung in unseren AGBs zugesichert. → AGBs ansehen

Habe ich das Urheberrecht für das was mein VPA erarbeitet?

Ja, alle VAs haben sich vertraglich dazu verpflichtet, die im Rahmen der Vertragserfüllung erworbenen Urheber- oder sonstige Schutzrechte ohne Einschränkung an den Auftraggeber zu übertragen. Das was Ihr Assistent für Sie erarbeitet gehört also Ihnen. Die Übertragung der Urheber und sonstigen Nutzrechte ist Ihnen in unseren AGBs zugesichert. → AGBs ansehen

Haben die Stundenpakete eine begrenzte Gültigkeit?

Ja, jedes Stundenpaket ist 2 Jahre ab Kaufdatum gültig.

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