Was ist ein VPA und was sind meine Vorteile?

VPA steht für „Virtueller Persönlicher Assistent“. Ein VPA unterstützt seinen Kunden als Sekretär, Concierge, Bürohilfe und persönlichem Assistent langfristig auf Abruf bei geschäftlichen und privaten Aufgaben, die am PC, Telefon oder Internet erledigt werden. 

Bei my-vpa ist Ihr VPA daher immer dieselbe Person. Ihr Assistent lernt Ihre Arbeitsweise und Ihre Aufgaben kennen. Ergebnis ist eine effektive Zuarbeit. Zudem ist ihr VPA gut ausgebildet und spricht Ihre Sprache. Hierdurch können Sie Aufgaben effizient delegieren. Und das Beste: Ihr VPA steht auf Abruf über die my-vpa App zur Verfügung. Wann immer Sie Unterstützung benötigen, können Sie eine Aufgabe im Handumdrehen über die my-vpa App an Ihren VPA delegieren > Demo ansehen

Was ist my-vpa Backoffice Assistenz?

Backoffice Assistenz umfasst bei my-vpa alle Tätigkeiten, die das operative Geschäft entlasten. Dazu gehören zum Beispiel die Vorbereitung schriftlicher Korrespondenz, die Erstellung von Dokumenten und die Pflege von Datenbanken sowie Online Shops. Die Aufgaben hängen jeweils vom operativen Geschäft ab. Durch die langfristige Zusammenarbeit lernt ein VPA das operative Geschäft kennen und kann dadurch effektiv entlasten. > zur Startseite

Hier finden Sie mehr Fragen und Antworten ...

Unter Häufige Fragen finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Fragen und Antworten. Bitte kontaktieren Sie uns gerne, falls Ihre Frage nicht dabei ist.

Delegieren Sie vielfältige Backoffice Aufgaben an unseren Virtuellen Backoffice Service

Ein Virtueller Persönlicher Assistent (VPA) ist Ihnen als Ansprechpartner fest zugewiesen und steht Ihnen auf Abruf zur Verfügung.
Büroservice, Sekretariatsservice aller Art
Ihr VPA unterstützt Sie bei den kleinen Zeitfressern wie Onlineshopping, dem Vergleichen oder Schreiben von Angeboten, bei Projektdokumentation, Stundendokumentation und vielem mehr.

Feste Schichten
Ihr VPA steht Ihnen immer gemäß unseren Reaktionszeiten zur Verfügung (in FAQ). Wenn Sie Ihren VPA zu einem festen Zeitraum benötigen, können Sie feste Einsatzzeiten buchen. Feste Schichten müssen mindestens eine Stunde umfassen und sind bis zu zwei Wochen vor dem Datum stornierbar.
Übersetzungen
Wir bieten Ihnen mit unserem professionellen Übersetzungsservice mit über 180 Sprachen und mehr als 40 Fachgebieten immer die passende Lösung für Ihr Anliegen. Hierfür machen wir Ihnen kurzfristig ein individuelles Angebot, bei dem Sie zwischen verschiedenen Übersetzungs-Qualitätsstufen wählen können.
Expertenrecherche
Sie benötigen einen Experten, der Aufgaben für Sie eigenständig und ohne Anleitung durch Sie erledigt und Sie zusätzlich inhaltlich bei der Umsetzung der Aufgabe berät? Dabei kann Sie ihr VPA unterstützen und für Sie eine umfassende Recherche auf den gängigen E-Lancing Plattformen nach einem geeigneten Experten durchführen. Als Ergebnis erhalten Sie für Ihre Aufgaben passende Expertenprofile. Auf Wunsch holt ihr VPA entsprechende Angebote dieser Experten für Sie ein.
...vieles mehr
Falls Sie eine andere Backoffice-Anforderung oder Aufgabe haben: Schreiben Sie uns gern eine
email oder lassen Sie sich kostenfrei beraten. Klicken Sie dazu auf den nebenstehenden Button “Kostenfreier Beratungstermin”
Kostenfreier Beratungstermin
Add Ons
Zu unseren Services bieten wir Ihnen folgende Add Ons, die Sie zu jeder Aufgabe hinzubuchen können.

Telefonanlage

Wir bieten Ihnen eine professionelle Telefonanlage, die Sie für Ihre Telefonaufgaben anpassen können. Dabei haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

  1. Sie nutzen die Nebenstelle Ihres VPA, ohne individuellen Anrufbeantworter (AB). Keine zusätzlichen Kosten.
  2. Sie nutzen eine eigene my-vpa Nebenstelle, inklusive Individuellem AB
    1. Wir bauen Ihre gesprochene Ansage ein (Format mp3): 49,90€
    2. Sie lassen die Ansage von ihrem VPA einsprechen: 99,90€
    3. Sie lassen die Ansage von einem Profi einsprechen: 249€
  3. Sie nutzen Ihre eigene Telefonnummer, welche wir in unserer Telefonanlage konfigurieren: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung, Einrichtung unter technischem Vorbehalt)
  4. Sie nutzen eine länderspezifische, eigene Telefonnummer, welche wir für Sie einrichten: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung)

Bitte sprechen Sie Ihren VPA an, um die o.g. AddOns zu buchen.

Telefonaufgaben

Für jegliche Aufgaben, die einen telefonischen Anruf erfordern sind jeweils 15min Gesprächszeit je Arbeitsstunde inkludiert. Für Aufgaben die mehr als 15min je Arbeitsstunde telefonieren erfordern, erhöht sich der Stundensatz um den Faktor 0,2 für Telefonate innerhalb Deutschlands und um den Faktor 0,3 für Telefonate innerhalb der EU. Für Anrufe ausserhalb der EU erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot

Beispiel:

  1. Sie haben ein 100er Stundenpaket mit einem Stundensatz von 16,90€ erworben.
  2. Ihr VPA telefoniert eine Stunde lange für Sie nach Deutschland
  3. Wir berechnen Ihnen für diese Aufgabe 16,90€ x 1 x 1,2 = 20,28€
  4. Für die Telefonkosten berechnen wir Ihnen also 3,38€ / Stunde.

Team- und Projektassistenz

Sie haben ein größeres Projekt und brauchen mehrere Assistenten? Wir empfehlen Ihnen dazu die Nutzung unserer Projektassistenten.

Für diesen Fall können Sie unsere Teammanagement- und Projektsteuerungsassistenz hinzubuchen. Wir rekrutieren und schulen die Assistenten nach Ihren Vorgaben und übergeben dieses Team, sofern von Ihnen gewünscht, an einen unserer Projektassistenten. Diese Tätigkeiten werden mit einem Stundensatz von 1,8 berechnet. Für die Rekrutierung ist eine Vorlaufzeit von ca. 3-4 Wochen einzuplanen.

Wochenend- und Feiertagsarbeiten

Sie benötigen kurzfristig die Fertigstellung einer Aufgabe über das Wochenende oder haben Aufgaben, die speziell an Wochenenden oder Feiertagen erledigt werden sollen?

Für diesen Fall können Sie die Bearbeitung der Aufgaben an Wochenenden und Feiertagen mit einer Vorlaufzeit von 3 Werktagen beauftragen. Diese Tätigkeiten werden mit einem doppelten Stundensatz abgerechnet.

Bonus

Sie waren zufrieden mit der Arbeit Ihres Assistenten oder möchten den Stundensatz für eine Aufgabe erhöhen? Dann können Sie ihm jederzeit einen Bonus in Form von Arbeitsstunden zukommen lassen oder den Stundensatz nach ihren Wünschen für jede einzelne Aufgabe anpassen.

Abrechnungsinformation
Eine Aufgabe aus dem Bereich Backoffice Assistenz wird mit dem einfachen Stundensatz abgerechnet. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel:

Beispielrechnung: Backoffice VPA

Wenn Sie bei uns ein ein 100er Stundenpaket gekauft haben und Ihr VPA für die Aufgabe 1 Stunde benötigt hat, zahlen Sie für diese Aufgabe 16,90 €. Dies berechnet sich wie folgt:

  • Aufgaben-Beispiel: “Recherchieren Sie eine Dienstreise”.
  • Stundensatz eines 100er Paketes = 16,90 €
  • Dauer der Rechercheaufgabe in Stunden: 1
  • VPA Aufgaben werden mit dem einfachen Stundensatz abgerechnet: 16,90 x 1 x 1 = 16,90€ (zzgl. MwSt.)
Weitere Informationen
Noch mehr Infos in unseren FAQ

Was ist ein virtueller Service?

Hinter den Virtuellen Services von my-vpa stehen “echte” Menschen, die wir Virtuelle Persönliche Assistent*Innen (VPA) nennen. Über unsere my-vpa Cloud Management-Plattform können Sie mit diesen Virtuellen Mitarbeitern Themen- oder Teambasiert zusammenarbeiten. In unserem virtuellen Backoffice Service erhalten Sie professionell geschulte Assistenten*Innen im Bereich Backoffice.

Das my-vpa Qualitätsversprechen

Unsere Virtuellen Persönlichen Assistenten sind deutschsprachig, verfügen über Vorkenntnisse in dem jeweiligen Aufgabenbereich und werden von uns professionell gemanaged. Sie stehen Ihnen auf Abruf und ohne Fixkosten zur Verfügung und können bei Bedarf weitere Unterstützung hinzuholen.

Case Studies

Backoffice Prozesse sind in jedem Unternehmen individuell. Hier stellen wir Ihnen 6 Beispiele vor, wie unser virtueller Backoffice Service eingesetzt wird.
Bechtle AG
Inbox Management
24/7 Inbox Monitoring
RealTime Routing
Direkte Beantwortung von Standardfällen nach Leitfaden

Zur Case study

motionet AG
HR / Controlling
Belegmanagement
Bewerbungs Screening
Datenmanagement
Qualitätssicherung von Ausschreibungen

Zur Case study

Okanda AG
Location Mgmt.
Location Scouting
Datenpflege
Contentmanagement
Kunden-Abrechnungen
Yield Mgmt.

Zur Case study

VAN Verlag GmbH
Abrechnungsmgmt.
Abo Management
Rechnungsmanagement
Recherchen
Redaktionssupport

Zur Case study

Sanicura GmbH
Online Shop Mgmt.
Produktdatenpflege
Rechungserstellung
Warenwirtschaft
Preisanpassung

Zur Case study

Dr. Berger
Markenmanagement
Lizenzierungen
Screening
Qualitätssicherung

Zur Case study

Ihr VPA kann Sie bei Bedarf in drei weiteren Aufgabenbereichen unterstützen

Klicken Sie auf einen der nicht markierten Aufgabenbereiche um mehr Informationen zu erhalten