my-vpa Virtual Teams sind das fehlende Puzzlestück Ihrer HR Strategie

Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie die my-vpa Virtual Teams als Baustein neben festen und freien Mitarbeitenden einsetzen können. Flexibler und schlagkräftiger als jede Agentur.
Recruiting Management
Wir kümmern uns für Sie darum, dass das Team aus qualifizierten Mitgliedern besteht. Aus unserem zertifizierten VPA Pool stellen wir Ihnen ein Team zusammen, das Ihren Projektbedürfnissen entspricht.
Team Management
Wir organisieren für Sie das komplette Remote Team: von der Aufgabenzuweisung, der Urlaubs- und Krankheitsübergabe bis zur Schichtplanung.
Motivations Management
Ein schlagkräftiges Team funktioniert nur mit motivierten Mitgliedern. my-vpa ist die größte, deutschsprachige VPA-community und bietet seinen Mitarbeitern ein hoch-attraktives Arbeitsumfeld. Dies werden Sie in der Zusammenarbeit mit unseren Teams spüren.
Plattform Management
Über unsere Managed Workforce Plattform lassen sich die Prozesse transparent steuern. Sie delegieren den Teams Aufgaben mittels eines geführten Prozesses, damit die Rahmenparameter definiert sind. Die Plattform sorgt im Hintergrund mit ihren Algorithmen dafür, dass die Aufgaben in Time und Budget abgewickelt werden.
KPI Management
Wir unterstützen Sie bei der Messung Ihres Projektfortschritts und Projekterfolgs. Mittels transparenter KPI haben Sie jederzeit Überblick über die aktuelle Performance Ihres Teams – und dies in Echtzeit.
Coaching und Weiterentwicklung
Unser VPAs durchlaufen ein kontinuierliches Schulungsprogramm und werden mit jedem Tag besser. Dabei übernehmen wir auch die Einarbeitung des Teams in Ihre spezifischen Aufgaben.
Kosten Management
Bei unserem virtuellen Team Service fallen nur die Kosten für solche Aufgaben an, die Sie auch wirklich abrufen. Über unser Kostenstellenmanagement können Sie Ihren Teams transparent Budgets zur Verfügung stellen und diese über unsere App verwalten.
...vieles mehr
Falls Sie eine andere Team-Anforderung oder Aufgabe haben: Schreiben Sie uns gern eine
email oder lassen Sie sich kostenfrei beraten. Klicken Sie dazu auf den nebenstehenden Button
Zur kostenfreien Beratung
Das sind Ihre Vorteile
1. Pay-per-Use: Sie zahlen nur das,
was Sie verbrauchen.
2. Optimierung Ihrer Personalstruktur
3. Volle Kontrolle über Ihr Remote Team
4. Multilinguales Team (Auf Anfrage und nach entsprechender Rekrutierung)
5. Übergaben und Vertretungsplanung
6. Intelligente Einsatzplanung
7. Agiles Team, das sich den benötigten Skills nach Einarbeitung anpasst
Was wir anders machen
my-vpa ist die größte deutschsprachige VPA Community, da wir höchsten Wert auf Arbeitskultur und -freiheit legen. Durch unseren gemeinsamen Teamspirit ist es uns möglich, das wir für unsere Kunden den entscheidenden Schritt weiter gehen: Sie sind für uns nicht nur ein “Job”, sondern wir identifizieren uns mit Ihnen. Angefangen von einem intensiven Briefing über kontinuierliches Feedback bis zur Abgabe, steuern wir ihre Teams mit Erfahrung aus über 10 Jahren Remotework. Professionell und mit Freude an der Arbeit.

Typische Struktur eines Managed Virtual Team

Ein Virtuelles Team wird Ihnen fest zugewiesen und von uns komplett gemanaged. Die Kommunikation erfolgt über einen fest zugewiesenen Projektassistenten (PA) als Single Point of Contact (SPC)

Vorgehensmodell bei Einsatz eines Managed Virtual Teams

Der Einsatz eines Virtuellen Teams erfolgt nach einem definierten und standardisierten Prozess. Dieser Prozess unterstützt Sie dabei, die besten Ergebnisse mit Ihrem Team zu erzielen.

In einem telefonischen Beratungstermin evaluieren wir gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten des Einsatzes einen Virtuellen Teams in Ihrem Unternehmen. Dabei analysieren wir vor Allem die Machbarkeit und den ungefähren Aufwand, den das Team bei Ihnen erzeugen wird, so wie die optimale Zusammenstellung des Teams anhand definierter Skills.

Basierend auf dem Beratungsgespräch, erstellen wir Ihnen ein persönliches, individuelles Angebot. Das Angebot umfasst grundsätzlich die folgenden 4 Komponenten:

  1. Setup Fee
    Die Setup Fee deckt sämtliche zum Aufsetzen des Teams notwendigen Kosten ab. In der Setup Fee enthalten sind z.B. die Kosten für den Aufwand des initialen Auswählens der Teammitglieder enthalten.
  2. Management Fee
    Die Management Fee deckt die Kosten für das laufende Management Ihres gesamten Teams ab. Dazu gehören z.B. die Aufwände für die Organisation der Mitarbeitenden im Krankheitsfall und Urlaubsfalle oder die Anpassung der Größe des Teams
  3. Eine Projektassistenz (PA)Fee
    In der PA-Fee enthalten sind sämtliche Aufwände zur Organisation der fachlichen Umsetzung und Steuerung des Teams.
  4. Den definierten Stundenpaket-Preis
    Der Stundenpaketpreis richtet sich nach große und Anzahl des virtuellen Teams. Beispiele der Paketpreise finden Sie auch auf unserer Preise Seite.

Nehmen Sie das Angebot an, so geht der Prozess in den nächsten Schritt, das Recruiting Ihres persönlichen virtuellen Teams, über.

Während der Recruiting Phase wird das Teams mit den Skills zusammengestellt, die im ersten Beratungscall mit Ihnen analysiert und vereinbart worden sind. Das Teams kann sich während der Zusammenarbeit mit Ihnen auch in seiner Skull-Zusammensetzung anpassen, sollten es neue Anforderungen erfordern. Sprechen Sie dies bitte Rechtzeitig bei Ihrem Projektassistenten an.

Die Projekt Assistenz (PA) sorgt für die fachliche Einarbeitung Ihres virtuellen teams und multipliziert die gemeinsam mit Ihnen definierten Vorgehensprozesse in das virtuelle Team. Darüber hinaus ist der Projektassistenz Ihre Single Pint of contact (SOC) während der gesamten Zusammenarbeit. Hier findet auch das Monitoring der KPI statt, die Sie zur Erfolgskontrolle mit Ihres Teams am Anfang der Zusammenarbeit definieren. Sobald der PA auf Ihre Prozesse trainiert ist, geht der Prozess mit dem nächsten Schritt weiter.

Der PA ist, wie bereits erwähnt, Ihr Single Point of contact. Somit müssen Sie Ihre Prozesse nur 1x an einen unserer Mitarbeiter delegieren. In diesem Schritt findet die Einarbeitung des gesamten Virtuellen Teams durch ihren PA statt, so dass die Aufgaben, die Sie an das Virtuelle Team delegieren, in Qualität und Zuverlässigkeit optimal skaliert werden können.

Die kontinuierliche Team Steuerung wird durch Ihren PA erfolgen. Mit ihm kommunizieren Sie über die my-vpa Cloud Management Plattform, in der Sie ebenfalls Zugriff auf Projekt-Relevante Statistiken wir Stundenverbrauch oder Fortschritt in den Aufgaben monitoren können. In regelmäßigen Abständen wird ebenfalls ein Feedback-call mit unsren Ops-Managern stattfinden, um die Qualität der Zusammenarbeit auf allen Ebenen sicherstellen zu können.

Abrechnungsmodell eines Managed Virtual Teams

Die Abrechnung eines Managed Virtual Teams erfolgt in 3 Komponenten: 1. Einmalige Setup Fee, 2. Monatliche Management Fee, 3. das tatsächlich verbrauchte Stundenhonorar
Was ist ein virtuelles Team?
Hinter den Virtuellen Teams von my-vpa stehen “echte” Menschen, die wir Virtuelle Persönliche Assistent*Innen (VPA) nennen. Über unsere my-vpa Cloud Management-Plattform können Sie mit diesen Virtuellen Mitarbeitern Themen- oder Teambasiert zusammenarbeiten. Diese Virtuellen Teams werden von uns komplett gemanaged, so dass Sie sich nur noch auf die Ergebnisse Ihrer Aufgaben konzentrieren können.
Das my-vpa Qualitätsversprechen

  • deutschsprachige, professionell geschulte Assistent*Innen
  • Keine Fixkosten, auf Abruf verfügbar und skalierbar
  • Ein persönlicher Ansprechpartner
  • 100% gemanagtes Team

Case Studies

Virtuelle Projektunterstützung ist in jedem Unternehmen individuell. Hier stellen wir Ihnen 6 Beispiele vor, wie unsere virtuellen Teams eingesetzt werden.
Bechtle AG
Inbox Management
24/7 Inbox Monitoring
RealTime Routing
Direkte Beantwortung von Standardfällen nach Leitfaden

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motionet AG
HR / Controlling
Belegmanagement
Bewerbungs Screening
Datenmanagement
Qualitätssicherung von Ausschreibungen

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Okanda AG
Location Mgmt.
Location Scouting
Datenpflege
Contentmanagement
Kunden-Abrechnungen
Yield Mgmt.

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VAN Verlag GmbH
Abrechnungsmgmt.
Abo Management
Rechnungsmanagement
Recherchen
Redaktionssupport

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Sanicura GmbH
Online Shop Mgmt.
Produktdatenpflege
Rechungserstellung
Warenwirtschaft
Preisanpassung

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Dr. Berger
Markenmanagement
Lizenzierungen
Screening
Qualitätssicherung

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Weitere Referenzen

Bei Fragen zu den folgenden Kundenbeispielen, nehmen Sie bitte über den Button oben rechts Kontakt zu uns auf.

– Weltgrösste Servicegesellschaft für Fluggesellschaften und Flughäfen. Das Unternehmen erbringt im Bereich Bodenabfertigung Dienstleistungen für mehr als 265 Millionen Passagiere und wickelt mehr als 4,7 Millionen Tonnen Fracht pro Jahr ab
– Unterstützung von Top Führungskräften mit bis zu 4 EVPAs in Kombination mit einem VPA
– Tätigkeiten EVPA: Terminkoordination, Präsentationsaufbereitung, Korrespondenzen, Betreuung der E-Mail-Postfächer, Reiseorganisation & vorbereitende FiBu
– Tätigkeiten VPA: Recherchen

– Eines der führenden Verlagshäuser Deutschland

– Zusammenarbeit seit 2016

– 6 VPAs, ein PA Steuerung

– Arbeitsweise: 365 Tage, 24 Std/7 Tage Woche. Schichtmodell mit monatlicher Planung

– Tätigkeit: Moderationstätigkeiten einschlägiger Kommentarseiten

– Eines der führenden Verlagshäuser Deutschland

– 4 VPAs, ein PA Steuerung

– Arbeitsweise: 5 Tage Woche. Schichtmodell mit monatlicher Planung

– Tätigkeit: Datenerfassungen für Online News

– Europäischer Marktführer für personalisierbare Papeterie

– Zusammenarbeit seit 4 Jahren

– saisonales Projekt, mit bis zu 120 Assistenten

– Arbeitsweise: 24 Std/7 Tage Woche Schichtmodell mit monatlicher Planung

– Tätigkeit: Kundensupport E-Mail und Telefon sowie Qualitätsprüfung

– Eine der ältesten Universitäten Europas

– Projektähnliche Zusammenarbeit über das Jahr hinweg seit 2020

– Team von bis zu 6 VPAs

– Tätigkeit: Digitalisierung von alten Büchern, die mittels OCR Software ausgelesen wurden und nachträglich korrigiert werden müssen

– eines der führenden Wirtschaftsforschungsinstitute.

– Unterstützung von Top Führungskräften und Professoren durch EVPAs

– Zusammenarbeit seit über 3 Jahren

– Tätigkeiten: Veranstaltungsorganisation, wie Organisation von Vorstandsvorträgen, Versammlungen und Presseterminen. Aufbereitung von Datenauswertungen. Aufarbeitung wichtiger Präsentationen für Veranstaltungen. Pflege des Webauftritts. Ausformulieren von Texten.

Unsere VPAs werden von unseren HR Spezialisten durch einen mehrstufigen Auswahlprozess selektiert und intensiv auf ihre Tätigkeit vorbereitet. Nachdem Sie sich bei uns registriert und ein Stundenpaket gebucht haben, erhalten Sie von uns einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten VPA, der von einem unserer VPA Manager gesteuert wird. Ihr VPA steht für Sie ab sofort über die App zur Verfügung, d. h. Sie bezahlen nur wenn Sie etwas delegieren und müssen sich über die Auslastung Ihres VPAs keine Gedanken machen.

Zudem teilen wir Ihnen einen festen Kundenbetreuer zu, mit dem Sie bei Fragen und Problemen chatten können. Ihr Kundenbetreuer kontrolliert zusammen mit dem VPA Manager die Leistung Ihres VPAs, d. h. die Einhaltung von Budgets, Deadlines und Arbeitsqualität.

Ihr Kundenbetreuer und der zuständige VPA Manager prüfen und optimieren laufend die Arbeitsqualität Ihres VPAs. Im Fokus stehen hierbei die Einhaltung von Deadlines, Budgetvorgaben und die Sicherstellung hoher Arbeitsqualität. Bei Fragen zur Arbeitsqualität können Sie jederzeit mit Ihrem Kundenbetreuer chatten.

In regelmäßigen Gesprächen coached der zuständige VPA Manager Ihren VPA individuell und stellt so für Sie eine hohe Leistung sicher. Zudem identifizieren wir in Einzelgesprächen Kompetenzfelder, in denen sich Ihr VPA anschließend in der my-vpa Academy fortbilden kann. Die kontinuierliche Leistungskontrolle und Weiterbildung sind somit sichergestellt.

Wir kümmern uns bei Urlaub, Ausfall oder Krankheit Ihres VPAs um schnellen und kompetenten Ersatz. Natürlich sind auch unsere VPAs wie alle Mitarbeiter vor Abwesenheiten und Ausfall nicht geschützt. Daher bereiten wir diese Fälle gerade bei kontinuierlichen Aufgaben bereits im Vorfeld vor, damit die Weiterarbeit nahtlos funktioniert. Ihr Kundenbetreuer erarbeitet mit Ihnen gerne Ihren individuellen Backup Plan, beispielsweise Backup-VPAs oder Arbeitsanweisungen.

Zudem bieten wir Ihnen bei Aufgaben die spezielles Fachwissen erfordern unseren Expertenservice an. Hierzu suchen wir in unserer Community nach Assistenten mit passendem Fachwissen oder geeigneten Experten. Sie können dann entscheiden, wer die Aufgabe erledigen soll.

Falls Sie größere Aufgaben haben oder ganze Projekte bzw. Prozesse an uns delegieren möchten, stellen wir Ihnen jederzeit gerne weitere Assistenten zur Verfügung. Unser Service beinhaltet, dass Sie in diesem Fall einen festen Ansprechpartner für Ihr Virtuelles Team haben, der für Sie die Bearbeitung Ihrer Aufgaben im Team organisiert und sicherstellt. Die Kommunikation ist so für Sie sehr effizient und Sie müssen sich keine Gedanken über die Teamorganisation und -führung machen.

Sie können diesen Service zeitlich befristet als Virtuelles Projektteam oder zeitlich unbegrenzt, für das Outsourcen von Prozessen, als Virtuelles Büroteam nutzen. Einige unserer Projekte umfassen so mehr als 70 Assistenten.

Unsere Applikation erlaubt es Ihnen, Aufgaben über alle Endgeräte schnell zu delegieren. Egal ob als Sprachnachricht, Foto, Video oder Text. Zudem haben Sie volle Kontrolle über Ihre Aufgaben. Wir vom Management-Team stellen zudem über Kontrollen die Einhaltung von Budgets, Deadlines und Arbeitsqualität sicher.

Weiterhin können Sie in unserer App mit Ihrem VPA in einer sicheren Umgebung kommunizieren und Daten über ein integriertes File-Sharing System austauschen. Wir bieten Ihnen damit die optimale App, um mit einem oder mehreren Assistenten effizient zusammenzuarbeiten. Mit der Multiuser-Funktion können Sie zudem Ihre Kollegen in Ihr Konto einladen und mit Ihrem virtuellen Team verschmelzen.

Viele unserer Kunden arbeiten zum ersten Mal mit einem Virtuellen Assistenten oder Team zusammen. Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen daher per Chat mit Rat und Tat zur Seite, wie Sie Ihre Produktivität optimal mit unserem Service verbessern können.

Zudem lösen wir als Management Team für Sie Problemfälle. Da unsere Community aus vielen Menschen besteht, kommt es auch bei uns zu gängigen Problemen wie Ausfällen oder Arbeitsfehlern. Wir versprechen Ihnen daher nicht, dass diese Probleme bei uns nicht vorkommen, sondern dass wir als Management Team uns um eine schnelle Lösung für Sie kümmern. Sie haben dadurch den Vorteil, dass Sie sich bei Problemen auf ein kompetentes Team verlassen können.

Unser 'Managed VPA Service' hat für Sie sechs Vorteile

Für unsere Kunden übernehmen wir das gesamte Aufgaben-, Projekt- und Personalmanagement. Wir nennen das 'Managed VPA Service'. Dieses 'Virtual Workforce Management' macht Delegieren für Sie extrem effizient, da Sie neben der Aufgabe, auch die Führungsarbeit auslagern.

Ihr Virtuelles Team kann Sie bei Bedarf in sechs weiteren Aufgabenbereichen unterstützen

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