Skills in allen Arbeitsbereichen
Wir organisieren dein virtuelles Team
Recruiting-Management
Wir weisen dir fähige Assistent*innen zu
Wir kümmern uns für dich darum, dass das Team aus qualifizierten Mitgliedern besteht. Aus unserem zertifizierten Virtuelle-Assistent*innen-Pool stellen wir dir ein Team zusammen, das deine Bedürfnisse bestmöglich abdeckt. Dabei achten wir ebenso auf die Softskills.
Team-Management
Wir übernehmen die Planung und Organisation
Wir organisieren für dich das komplett remote arbeitende Team – von der Aufgabenzuweisung über die Urlaubs- und Krankheitsübergabe bis zur Schichtplanung. Die virtuellen Assistent:innen arbeiten selbstständig, sind auch für andere Auftraggeber tätig und verfügen über Erfahrung in ihren jeweiligen Arbeitsfeldern.
Motivations-Management
Wir achten auf den Team-Spirit
Ein schlagkräftiges Team funktioniert nur mit motivierten Team-Mitgliedern. Wir sind die größte deutschsprachige Community Virtueller Assistent*innen und bieten allen Mitgliedern unserer Community ein attraktives Arbeitsumfeld. Das spürst du in der Zusammenarbeit.
Plattform-Management
Für dich alles in einer App
Über unsere Managed Workforce Plattform kannst du alle Prozesse steuern. Du delegierst in unserer App Aufgaben an das Team, steuerst alle Prozesse und definierst den Rahmen. Der Algorithmus unterstützt dich im Hintergrund dabei, dass alle Aufgaben innerhalb der vereinbarten Zeit und dem korrekten Budget abgewickelt werden.
KPI-Management
Dein Team arbeitet performance-orientiert
Wir unterstützen dich bei der Messung des Projektfortschritts und bei der Bewertung, ob ein Projekt erfolgreich war. Dank transparenter Key Performance Indicators hast du jederzeit die aktuelle Performance deines Teams im Überblick – und dies in Echtzeit.
Coaching und Weiterentwicklung
Immer auf der Höhe der Zeit
Unsere VPAs durchlaufen ein kontinuierliches Schulungsprogramm und werden immer besser. Dabei übernehmen wir auch die Einarbeitung des Teams in deine spezifischen Aufgaben und sorgen für Kontinuität bei der Team-Zusammensetzung. In unserer Academy bilden sich Virtuelle Assistent*innen weiter, um die Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten.
Kosten-Management
Transparent und auf die Stunde genau
Bei unserem Virtuellen-Team-Service fallen nur die Kosten für Aufgaben an, die du auch wirklich abrufst. Über unser Kostenstellen-Management kannst du deinen Teams transparent Budgets zur Verfügung stellen und ganz bequem über die my-vpa App verwalten.
Dein Team arbeitet absolut eigenverantwortlich
Unser VPA-Team liefert solide Arbeitsergebnisse, ohne dass du dich um die Steuerung der Mitarbeiter*innen kümmern musst. So bleibt deine Abteilung flexibel, schlank und leistungsfähig. Unser qualifiizierter Team Lead ist deine Schnittstelle zum Team.

Ein Virtuelles Team ist schnell organisiert und verursacht einmal eingerichtet keine weiteren Fixkosten.
Einfaches onboarding und controlling
Beratungstermin
Machbarkeit, Aufwand und Teamzusammenstellung
In einem telefonischen Beratungstermin bewerten wir gemeinsam mit dir, ob sich ein virtuelles Team in deinem Unternehmen einsetzen lässt. Dabei analysieren wir neben der Machbarkeit auch den ungefähren Aufwand, damit du besser planen und entscheiden kannst, sowie die Fähigkeiten, die dein Team benötigt.
Angebotserstellung
Leistungen, Preise und Gebühren
Wir erstellen dir auf Grundlage des Beratungsgesprächs ein individuelles Angebot. Dieses umfasst neben der Leistungsbeschreibung auch die Kosten, die sich in vier Bereiche teilen:
1. Setup Fee
Die Setup Fee deckt sämtliche Ingangsetzungskosten ab – zum Beispiel die Kosten für die Auswahl geeigneter Teammitglieder.
2. Management Fee
Die Management Fee deckt die Kosten für das laufende Management deines gesamten Teams ab. Dazu gehören zum Beispiel die Aufwände für die Organisation der Mitarbeitenden im Krankheits- und Urlaubsfall oder die Anpassung der Team-Größe.
3. Eine Team Lead Fee
In der TL-Fee enthalten sind sämtliche Aufwände zur Organisation der fachlichen Umsetzung und Steuerung des Teams.
4. Den definierten Stundenpaket-Preis
Der Stundenpaketpreis richtet sich nach der Größe des virtuellen Teams und der Anzahl der Stunden. Eine erste Orientierung für die Preise pro Stunde findest du auf unserer Preise-Seite.
Auf das Angebot folgt das Recruiting deines persönlichen virtuellen Teams.
Recruiting
Zusammenstellung des Teams nach Skills
Während der Recruiting-Phase wird das Team mit den Fähigkeiten zusammengestellt, die im ersten Beratungscall mit dir analysiert und vereinbart wurden. Die Zusammensetzung des Teams können wir während der Zusammenarbeit mit dir auch anpassen, falls es neue Anforderungen erfordern. Sprich dies bitte rechtzeitig bei deinem Projektassistenten an.
Einarbeitung des Team-Leads
Fachliche Zusammenarbeit und Erfolgskontrolle
Die Projektassistenz (PA) sorgt für die fachliche Einarbeitung deines virtuellen Teams Sie ist dein fester Ansprechpartner bzw. eine feste Ansprechpartnerin während der gesamten Zusammenarbeit. Die Projektassistenz übernimmt auch in Absprache mit dir das Monitoring der KPIs, die du zur Erfolgskontrolle mit deinem Team am Anfang der Zusammenarbeit definierst.
Teamtraining durch den Team-Lead
Aufgaben einfach delegieren
Dein PA ist dein direkter Ansprechpartner und arbeitet gewissenhaft dein Team ein. Dabei stehen Zuverlässigkeit und Genauigkeit an erster Stelle, damit keine Informationen auf dem Weg von dir über den Team-Lead hin zu den Assistent*innen verloren gehen.
Team-Steuerung
Erfolgsmessung und Controlling
Die kontinuierliche Teamsteuerung erfolgt durch deinen PA. Du kommunizierst mit ihm direkt über die my-vpa Cloud Management-Plattform, auf der du ebenfalls Zugriff auf alle für das Projekt relevanten Statistiken wie den Stundenverbrauch oder den Fortschritt in den Aufgaben monitoren kannst. In regelmäßigen Abständen findet ebenfalls ein Feedback-Call mit unseren Ops-Managern statt, um die Qualität der Zusammenarbeit auf allen Ebenen sicherzustellen.

Dank über 500 erfolgreichen Projekten stellen wir dir zielsicher das richtige Team für deine Aufgaben zusammen.
Vereinbare einfach einen kostenlosen Beratungstermin.