Delegieren Sie Ihre organisatorischen und administrativen Projektaufgaben
an unseren virtuellen PMO Service.

Ein Virtueller Projekt Assistent (VPA) ist Ihnen fest zugewiesen und steht Ihnen und Ihrem Projektteam auf Abruf zur Verfügung.
Organisation und Assistenz
Wir unterstützen bei der Organisation von Projektmeetings, Projektreisen, Organisation der Dokumentablage und Abwicklung von Material-, oder Serviceanforderungen. Darüber hinaus können wir Sie in +40 weiteren Kompetenzen unterstützen und somit auf fast jede Projektanforderung reagieren.
Administration und Pflege der Projektmanagement-Tools
Unser virtueller PMO Service unterstützt Sie bei der Administration der eingesetzten Projektmanagement-Tools. Von Kontoadministration bis zur inhaltlichen Pflege können unsere Projektassistenten eingesetzt werden und sparen Ihnen somit wichtige Projektkapazitäten.
Projektmarketing und –Kommunikation
Kommunikation ist einer der elementarsten Erfolgsfaktoren eine Projekts. Unser virtueller PMO Service unterstützt Sie im Projektmarketing. Wir helfen bei der Organisation von Informationsveranstaltungen oder bei der Erstellung / Pflege von Projektmarketing-Materialien und schaffen somit freie Kapazitäten für das Projektteam.
Unterstützung im Projektcontrolling
Wir unterstützen Sie bei der Messung Ihres Projektfortschritts und Projekterfolgs. Unsere VPAs helfen Ihnen bei der Pflege der Projektpläne, Ermittlung der IST-Zeiten und Erstellung der Fortschrittsberichte.
Verwaltung und Pflege von Projektdokumenten
Projekte sind dokumentationsintensiv. Die Erstellung und Pflege einer adäquaten Dokumentation ist deswegen oft eine Herausforderung. Unser virtueller PMO Service kann diese wichtige Funktion für Ihre Projekte zuverlässig übernehmen und Ihnen nötige freie Kapazitäten schaffen.
Effizient und Kostentransparent
Bei unserem virtuellen PMO Service fallen nur die Kosten für solche Aufgaben an, die Sie auch wirklich abrufen. Über unser Kostenstellenmanagement können Sie Ihren Teams transparent Budgets zur Verfügung stellen und diese über unsere App verwalten.
...vieles mehr
Falls Sie eine andere PMO-Anforderung oder Aufgabe haben: Schreiben Sie uns gern eine
email oder lassen Sie sich kostenfrei beraten. Klicken Sie dazu auf den nebenstehenden Button
Kostenfreier Beratungstermin
Add Ons
Zu unseren Services bieten wir Ihnen folgende Add Ons, die Sie zu jeder Aufgabe hinzubuchen können.

Telefonanlage

Wir bieten Ihnen eine professionelle Telefonanlage, die Sie für Ihre Telefonaufgaben anpassen können. Dabei haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

  1. Sie nutzen die Nebenstelle Ihres VPA, ohne individuellen Anrufbeantworter (AB). Keine zusätzlichen Kosten.
  2. Sie nutzen eine eigene my-vpa Nebenstelle, inklusive Individuellem AB
    1. Wir bauen Ihre gesprochene Ansage ein (Format mp3): 49,90€
    2. Sie lassen die Ansage von ihrem VPA einsprechen: 99,90€
    3. Sie lassen die Ansage von einem Profi einsprechen: 249€
  3. Sie nutzen Ihre eigene Telefonnummer, welche wir in unserer Telefonanlage konfigurieren: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung, Einrichtung unter technischem Vorbehalt)
  4. Sie nutzen eine länderspezifische, eigene Telefonnummer, welche wir für Sie einrichten: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung)

Bitte sprechen Sie Ihren VPA an, um die o.g. AddOns zu buchen.

Telefonaufgaben

Für jegliche Aufgaben, die einen telefonischen Anruf erfordern sind jeweils 15min Gesprächszeit je Arbeitsstunde inkludiert. Für Aufgaben die mehr als 15min je Arbeitsstunde telefonieren erfordern, erhöht sich der Stundensatz um den Faktor 0,2 für Telefonate innerhalb Deutschlands und um den Faktor 0,3 für Telefonate innerhalb der EU. Für Anrufe ausserhalb der EU erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot

Beispiel:

  1. Sie haben ein 100er Stundenpaket mit einem Stundensatz von 18,90€ erworben.
  2. Ihr VPA telefoniert eine Stunde lange für Sie nach Deutschland
  3. Wir berechnen Ihnen für diese Aufgabe 18,90€ x 1 x 1,2 = 22,68€
  4. Für die Telefonkosten berechnen wir Ihnen also 3,38€ / Stunde.

Team- und Projektassistenz

Sie haben ein größeres Projekt und brauchen mehrere Assistenten? Wir empfehlen Ihnen dazu die Nutzung unseres Virtuellen Team Services.

Wir rekrutieren und schulen die Assistenten nach Ihren Vorgaben und übergeben dieses Team, sofern von Ihnen gewünscht, an einen unserer Projektassistenten. Diese Tätigkeiten werden mit dem doppelten Stundensatz  berechnet. Für die Rekrutierung ist eine Vorlaufzeit von ca. 3-4 Wochen einzuplanen.

VPA Tandem

Bei laufenden Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, von Beginn an zwei VPAs zu erhalten. Die beiden VPAs sind darauf geschult, sich die Aufgabe zu aufzuteilen (Jobsharing). Sie haben dadurch den Vorteil, dass bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Austritt Ihre Aufgabe nahtlos, ohne Aufwand und ohne Wissensverlust weitergeführt werden kann. Sollte einer der VPAs länger ausfallen, weisen wir Ihnen einen neuen VPA zu, der von dem verbleibenden VPA eingelernt wird.

Dieses Backup-System hat sich bei unseren Bestandskunden sehr bewährt. Zudem entstehen Ihnen bei Buchung des Add-ons “VPA Tandem”, bis auf den erhöhten Einlernaufwand (es werden gleich zwei VPA in Ihre Aufgabe eingelernt) auch keine weiteren Kosten.  Geben Sie bei Registrierung gerne an, wenn Sie ein Tandem buchen möchten. Wenn Sie Ihre dazugehörige Aufgabe nachfolgend bei uns in der App einstellen, bitten wir um eine kurze Information in der Aufgabenbeschreibung, dass für diese Aufgabe ein Tandem gewünscht ist. Wir werden dann direkt zwei passende VPAs für Sie suchen.

Feste Schichten & Zeiträume

Bei laufenden Aufgaben, die an bestimmten Tagen bearbeitet werden sollen, erledigt Ihr VPA die Aufgabe flexibel und einmalig innerhalb von 24h der definierten Tage. Durch Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” können Sie die Bearbeitung auf einen bestimmten Tageszeitraum oder Tageszeitpunkt festlegen. Damit der VPA zu den vereinbarten Zeiten exklusiv für Sie zur Verfügung steht, beträgt bei “Festen Schichten & Zeiträumen” die Mindestarbeitszeit je vereinbarten Wochentag eine Arbeitsstunde und die Stornofrist 2 Wochen.

Beispiel: Ihr VPA soll Montag bis Freitag jeweils 1x am Tag einen E-Mail-Account bearbeiten.

  • Option 1: Ihr VPA ist völlig frei, wann am Tag er die E-Mails bearbeitet. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” nicht notwendig.
    Abrechnung: Die Arbeitszeit, die für die Bearbeitung anfällt.
  • Option 2 feste Uhrzeit: Ihr VPA soll die E-Mails von Mo-Fr um 10 Uhr bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” notwendig.
    Abrechnung: Mindestens 1 Arbeitsstunde, maximal die Arbeitszeit, die darüber hinaus anfällt.
  • Option 3 fester Zeitraum: Ihr VPA soll die E-Mails von Mo-Fr im Zeitraum 8-14 Uhr bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” notwendig.
    Abrechnung: Mindestens 1 Arbeitsstunde, maximal die Arbeitszeit, die darüber hinaus anfällt.
  • Option 4 feste Schicht: Ihr VPA soll von Mo-Fr immer von 10-13 Uhr Ihre E-Mails bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” notwendig.
    Abrechnung: 3 Arbeitsstunden pro Tag.

 

Wenn Sie Ihre dazugehörige Aufgabe nach Registrierung bei uns in der App einstellen, bitten wir Sie um eine kurze Information in der Aufgabenbeschreibung, für welche der 4 Optionen Sie sich entschieden haben. Wir weisen Ihnen anhand Ihrer Infos dann einen passenden VPA zu.

Wochenend- und Feiertagsarbeiten

Sie benötigen kurzfristig die Fertigstellung einer Aufgabe über das Wochenende oder haben Aufgaben, die speziell an Wochenenden oder Feiertagen erledigt werden sollen?

Für diesen Fall können Sie die Bearbeitung der Aufgaben an Wochenenden und Feiertagen mit einer Vorlaufzeit von 3 Werktagen beauftragen. Diese Tätigkeiten werden mit einem doppelten Stundensatz abgerechnet.

Bonus

Sie waren zufrieden mit der Arbeit Ihres Assistenten oder möchten den Stundensatz für eine Aufgabe erhöhen? Dann können Sie ihm jederzeit einen Bonus in Form von Arbeitsstunden zukommen lassen oder den Stundensatz nach ihren Wünschen für jede einzelne Aufgabe anpassen.

Abrechnungsinformation
Eine Aufgabe aus dem Bereich PMO Assistenz wird mit dem doppelten Stundensatz abgerechnet. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel:

Beispielrechnung: PMO Assistenz

Wenn Sie bei uns ein ein 100er Stundenpaket gekauft haben und Ihr VPA für die Aufgabe 1 Stunde benötigt hat, zahlen Sie für diese Aufgabe 37,80 €. Dies berechnet sich wie folgt:

  • Aufgaben-Beispiel: “Recherchieren Sie eine Dienstreise”.
  • Stundensatz eines 100er Paketes = 18,90 €
  • Dauer der Rechercheaufgabe in Stunden: 1
  • VPA Aufgaben werden mit dem doppelten Stundensatz abgerechnet: 18,90 x 1 x 2 = 33,80€ (zzgl. MwSt.)
Weitere Informationen
Noch mehr Infos in unseren FAQ

Was ist ein virtueller Service?

Hinter den Virtuellen Services von my-vpa stehen “echte” Menschen, die wir Virtuelle Persönliche Assistent*Innen (VPA) nennen. Über unsere my-vpa Cloud Management-Plattform können Sie mit diesen Virtuellen Mitarbeitern Themen- oder Teambasiert zusammenarbeiten. In unserem virtuellen Backoffice Service erhalten Sie professionell geschulte Assistenten*Innen im Bereich Backoffice.

Das my-vpa Qualitätsversprechen

Unsere Virtuellen Persönlichen Assistenten sind deutschsprachig, verfügen über Vorkenntnisse in dem jeweiligen Aufgabenbereich und werden von uns professionell gemanaged. Sie stehen Ihnen auf Abruf und ohne Fixkosten zur Verfügung und können bei Bedarf weitere Unterstützung hinzuholen.

Case Studies

Virtuelle Projektunterstützung ist in jedem Unternehmen individuell. Hier stellen wir Ihnen 6 Beispiele vor, wie unser virtueller Projekt Service eingesetzt wird.
Bechtle AG
Inbox Management
24/7 Inbox Monitoring
RealTime Routing
Direkte Beantwortung von Standardfällen nach Leitfaden

Zur Case study

motionet AG
HR / Controlling
Belegmanagement
Bewerbungs Screening
Datenmanagement
Qualitätssicherung von Ausschreibungen

Zur Case study

Okanda AG
Location Mgmt.
Location Scouting
Datenpflege
Contentmanagement
Kunden-Abrechnungen
Yield Mgmt.

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VAN Verlag GmbH
Abrechnungsmgmt.
Abo Management
Rechnungsmanagement
Recherchen
Redaktionssupport

Zur Case study

Sanicura GmbH
Online Shop Mgmt.
Produktdatenpflege
Rechungserstellung
Warenwirtschaft
Preisanpassung

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Dr. Berger
Markenmanagement
Lizenzierungen
Screening
Qualitätssicherung

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Unser 'Managed VPA Service' hat für Sie sechs Vorteile

Für unsere Kunden übernehmen wir das gesamte Aufgaben-, Projekt- und Personalmanagement. Wir nennen das 'Managed VPA Service'. Dieses 'Virtual Workforce Management' macht Delegieren für Sie extrem effizient, da Sie neben der Aufgabe, auch die Führungsarbeit auslagern.

Unsere VPAs werden von unseren HR Spezialisten durch einen mehrstufigen Auswahlprozess selektiert und intensiv auf ihre Tätigkeit vorbereitet. Nachdem Sie sich bei uns registriert und ein Stundenpaket gebucht haben, erhalten Sie von uns einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten VPA, der von einem unserer VPA Manager gesteuert wird. Ihr VPA steht für Sie ab sofort über die App zur Verfügung, d. h. Sie bezahlen nur wenn Sie etwas delegieren und müssen sich über die Auslastung Ihres VPAs keine Gedanken machen.

Zudem teilen wir Ihnen einen festen Kundenbetreuer zu, mit dem Sie bei Fragen und Problemen chatten können. Ihr Kundenbetreuer kontrolliert zusammen mit dem VPA Manager die Leistung Ihres VPAs, d. h. die Einhaltung von Budgets, Deadlines und Arbeitsqualität.

Ihr Kundenbetreuer und der zuständige VPA Manager prüfen und optimieren laufend die Arbeitsqualität Ihres VPAs. Im Fokus stehen hierbei die Einhaltung von Deadlines, Budgetvorgaben und die Sicherstellung hoher Arbeitsqualität. Bei Fragen zur Arbeitsqualität können Sie jederzeit mit Ihrem Kundenbetreuer chatten.

In regelmäßigen Gesprächen coached der zuständige VPA Manager Ihren VPA individuell und stellt so für Sie eine hohe Leistung sicher. Zudem identifizieren wir in Einzelgesprächen Kompetenzfelder, in denen sich Ihr VPA anschließend in der my-vpa Academy fortbilden kann. Die kontinuierliche Leistungskontrolle und Weiterbildung sind somit sichergestellt.

Wir kümmern uns bei Urlaub, Ausfall oder Krankheit Ihres VPAs um schnellen und kompetenten Ersatz. Natürlich sind auch unsere VPAs wie alle Mitarbeiter vor Abwesenheiten und Ausfall nicht geschützt. Daher bereiten wir diese Fälle gerade bei kontinuierlichen Aufgaben bereits im Vorfeld vor, damit die Weiterarbeit nahtlos funktioniert. Ihr Kundenbetreuer erarbeitet mit Ihnen gerne Ihren individuellen Backup Plan, beispielsweise Backup-VPAs oder Arbeitsanweisungen.

Zudem bieten wir Ihnen bei Aufgaben die spezielles Fachwissen erfordern unseren Expertenservice an. Hierzu suchen wir in unserer Community nach Assistenten mit passendem Fachwissen oder geeigneten Experten. Sie können dann entscheiden, wer die Aufgabe erledigen soll.

Falls Sie größere Aufgaben haben oder ganze Projekte bzw. Prozesse an uns delegieren möchten, stellen wir Ihnen jederzeit gerne weitere Assistenten zur Verfügung. Unser Service beinhaltet, dass Sie in diesem Fall einen festen Ansprechpartner für Ihr Virtuelles Team haben, der für Sie die Bearbeitung Ihrer Aufgaben im Team organisiert und sicherstellt. Die Kommunikation ist so für Sie sehr effizient und Sie müssen sich keine Gedanken über die Teamorganisation und -führung machen.

Sie können diesen Service zeitlich befristet als Virtuelles Projektteam oder zeitlich unbegrenzt, für das Outsourcen von Prozessen, als Virtuelles Büroteam nutzen. Einige unserer Projekte umfassen so mehr als 70 Assistenten.

Unsere Applikation erlaubt es Ihnen, Aufgaben über alle Endgeräte schnell zu delegieren. Egal ob als Sprachnachricht, Foto, Video oder Text. Zudem haben Sie volle Kontrolle über Ihre Aufgaben. Wir vom Management-Team stellen zudem über Kontrollen die Einhaltung von Budgets, Deadlines und Arbeitsqualität sicher.

Weiterhin können Sie in unserer App mit Ihrem VPA in einer sicheren Umgebung kommunizieren und Daten über ein integriertes File-Sharing System austauschen. Wir bieten Ihnen damit die optimale App, um mit einem oder mehreren Assistenten effizient zusammenzuarbeiten. Mit der Multiuser-Funktion können Sie zudem Ihre Kollegen in Ihr Konto einladen und mit Ihrem virtuellen Team verschmelzen.

Viele unserer Kunden arbeiten zum ersten Mal mit einem Virtuellen Assistenten oder Team zusammen. Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen daher per Chat mit Rat und Tat zur Seite, wie Sie Ihre Produktivität optimal mit unserem Service verbessern können.

Zudem lösen wir als Management Team für Sie Problemfälle. Da unsere Community aus vielen Menschen besteht, kommt es auch bei uns zu gängigen Problemen wie Ausfällen oder Arbeitsfehlern. Wir versprechen Ihnen daher nicht, dass diese Probleme bei uns nicht vorkommen, sondern dass wir als Management Team uns um eine schnelle Lösung für Sie kümmern. Sie haben dadurch den Vorteil, dass Sie sich bei Problemen auf ein kompetentes Team verlassen können.

Ihr VPA kann Sie bei Bedarf in sieben Aufgabenbereichen unterstützen

Klicken Sie auf einen der nicht markierten Aufgabenbereiche um mehr Informationen zu erhalten