Wie lege ich eine neue Aufgabe an?

In der Regel stellen Kunden ihre Aufgabe selbst in der App ein. Wenn dein Kunde dich um das Anlegen einer neuen Aufgabe bittet, kannst du das auch für ihn erledigen.

Eine korrekte Aufgabenerfassung ist die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit, eine faire Abrechnung und eine professionelle Außenwirkung. Als VPA bist du für die sorgfältige und transparente Dokumentation der Aufgaben deiner Kunden verantwortlich.

 

Schritt-für-Schritt: So legst du eine neue Aufgabe an

1. Neue Aufgabe anlegen
Klicke unten links in der Menüleiste der App auf „Neue Aufgabe“.

2. Kunden auswählen
Wähle im Dropdown-Menü den entsprechenden Kunden aus, für den du die Aufgabe anlegen möchtest.

3. Beschreibung hinzufügen
Beschreibe die Aufgabe klar und verständlich:

• Was ist das gewünschte Ergebnis der Aufgabe?
• Wie soll vorgegangen werden, welche Zwischenschritte sind notwendig?
• In welcher Form soll das Ergbenis übergeben werden?
• Gibt es bestimmte Vorgaben, Tools oder Ansprechpartner?

Tipp: Schreibe so, dass auch ein anderer VPA ohne weitere Einweisung die Aufgabe übernehmen könnte – das sichert Qualität und Vertretbarkeit.

4. Dateien anhängen (optional)
Füge bei Bedarf Dokumente hinzu, die für die Bearbeitung notwendig sind.

5. Titel der Aufgabe eingeben
Formuliere den Titel kurz und prägnant – man sollte sofort erkennen, worum es geht (z. B. „Erstellung Excel-Auswertung Q2“).

6. Budget festsetzen
Gib das mit dem Kunden vereinbarte Aufgabenbudget ein.

7. Deadline setzen
Gib das mit dem Kunden vereinbarte Fälligkeitsdatum ein.

8. Arbeitsbereich festlegen
Klicke auf „Zur Aufgabe“, um in den Eckdaten der Aufgabe den Arbeitsbereich auszuwählen.

Geschafft, die neue Aufgabe ist erstellt!

 

Falls der Telefonfaktor oder Marketingfaktor in der Aufgabe hinterlegt werden muss, informiere den Kunden per Chatvorlage darüber und passe das Aufgabenbudget entsprechend an.

Akzeptiere die Aufgabe, um mit der Bearbeitung starten zu können oder leite Spezialistenaufgaben zur Prüfung an das Admin Team weiter.

 

Wichtige Hinweise zur Aufgabenerfassung

• Transparenz hat Prio: Die Aufgabenbeschreibung ist nicht nur für dich, sondern auch für den Kunden und das Admin Team nachvollziehbar – halte sie professionell und vollständig.
• Eine Aufgabe pro Vorgang: Lieber mehrere kleine Aufgaben anlegen als eine unübersichtliche Sammelaufgabe.
• Nutze die Aufgaben regelmäßig zur Kommunikation – Updates oder Zwischenstände kannst du direkt im Aufgabenchat kommunizieren. Mit der Kopier-Funktion kannst du Nachrichten aus dem Kunden-Einzelchat automatisch in die entsprechende Aufgabe kopieren.

 

Tipp für Profis

Lege neue Aufgaben am besten zeitnah nach Kundengesprächen an – so bleibt alles frisch im Kopf und du sicherst eine lückenlose Dokumentation. Wenn du im Video-Call bist, kannst du den Kunden sogar direkt darüber informieren:
„Ich lege das jetzt gleich als Aufgabe im System an, dann ist alles dokumentiert.“