Wie funktioniert die Telefonie/das Softphone & welche Regeln gibt es?

Häufige VPA Fragen

Wie funktioniert die Telefonie/das Softphone & welche Regeln gibt es?

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Bitte halte beim Telefonieren folgende Regeln ein:  (Hinweis: Der Einsatz des Softphones wird laufend kontrolliert.)

  1. Das Softphone darf ausschließlich für Kundenaufträge und die Kundenbetreuung verwendet werden. Für jeden Anruf entstehen Kosten. Eine private Nutzung ist daher nicht erlaubt. Spreche mit deinen Kunden möglichst immer per Videotelefonie (Skype, Zoom, etc.). Das stärkt die persönliche Bindung und spart Telefonkosten.
  2. Muss bei einer Aufgabe mehr als ein Viertel der Arbeitszeit (also z.B. mehr als 15 Minuten je Arbeitsstunde) telefoniert werden, muss der Kunde die Kosten für die Telefonie übernehmen. Es liegt in deiner Verantwortung, in diesem Fall den entsprechenden Arbeitsbereich auszuwählen und die Deckung der Telefonkosten durch einen Faktor in der Aufgabe sicherzustellen. Im Backoffice gibt es diese beiden Bereiche: Backoffice Telefonie DE und Backoffice Telefonie EU. Informiere den Kunden über die anfallenden Telefonkosten im Aufgabenchat mit der Vorlage „Telefonfaktor DE“ oder „Telefonfaktor EU“. Falls du außerhalb der EU telefonieren sollst, müssen wir ein individuelles Angebot für den Kunden erstellen. Melde dich in diesen Fall bitte beim Admin-Team. Möchte ein Kunde für eine größere Telefonaufgabe seine Rufnummer in unsere Anlage integrieren oder einen AB installieren, dann melde dich ebenfalls beim Admin-Team.

 

Im Aufgabenchat und den Eckdaten kannst du sehen, was der Kunde dir an Zeit zur Verfügung stellt. Rechne es so um, dass diese Zeit auch unter „realer Arbeitszeit“ auftaucht (Eckdaten). Zum Nachrechnen: 3 Stunden effektive Arbeitszeit = 180 (Minuten) x1.3 (Faktor Telefonie EU) = 234 Minuten bzw. 3:55 Stunden Budget. Im Bereich Vertrieb klärt der Spezialist alle Fragen zur Telefonanlage mit dem Kunden. Musst du für eine Aufgabe weniger als 15 Minuten je Arbeitsstunde telefonieren, dann fallen für deine Kunden keine Extrakosten an. Bis zu 15 Minuten Telefonie pro Arbeitsstunde sind im regulären Stundensatz inkludiert.

Folgende Faktoren gelten für Telefonaufgaben:

  • Backoffice Telefonie DE: Faktor 1,2 für den Kunden
  • Backoffice Telefonie EU: Faktor 1,3 für den Kunden
  • Vertrieb Telefonie DE: Faktor 2,0 für den Kunden
  • Vertrieb Telefonie EU: Faktor 2,1 für den Kunden

 

Zum Telefonieren steht in der my-vpa App Softphone zur Verfügung. Für die Nutzung von Softphone ist keine zusätzliche Installation notwendig. Der Login erfolgt über dieselben Zugangsdaten wie bei der my-vpa App. Verwende für Telefonate mit dem Softphone bitte die Browser Chrome oder Opera.

Das Softphone funktioniert wie folgt:

  1. Klicke auf das Softphone-Icon im Menü rechts oben (neben der ownCloud)
  2. Melde dich mit deinen bekannten Anmeldedaten an
  3. Klicke “Zum Softphone”
  4. Wähle das Zielland aus
  5. Gib die Nummer ein (ohne 0) und klicke “Call”

 

Ausgehende Anrufe tätigst du mit der Rufnummer der my-vpa Firmenzentrale +49 221 82829-980, d.h. diese Rufnummer wird bei denen angezeigt, die du anrufst. Eingehende Anrufe landen auf dem AB und werden als Audiodatei per E-Mail an ein zentrales Postfach gesendet. Anrufe für dich werden dir vom Management Team weitergeleitet. VPAs, die regelmäßig an Vertriebsprojekten arbeiten oder auch viele eingehende Anrufe erhalten, wird durch das Management Team eine individuelle Nummer zugewiesen. Musst du für einen Kunden viel telefonieren und benötigst eine eigene Nummer? Dann melde dich dazu bei uns.