1.     Allgemeines

• Jeder neue VPA bekommt einen Betreuer (Buddy) aus dem Admin-Team. Der Buddy führt alle regelmäßigen Gespräche. Im Daily Business kümmert sich das gesamte Admin-Team auch um die Newbies.
• Newbies-Betreuung dauert i.d.R. 3 Monate und maximal 6 Monate
• Klassen: 0-5 Monate = N, ab 5 Monate = D-A
• D-VPAs (unter 10h/Woche) sollten nicht als VPAs übernommen werden (evtl. im PP für Projekte einsetzen)
• Ziel: jeder VPA sollte mind. 15h/Woche leisten

 

2.     Vorbereitung Onboarding

Profil überprüfen

• Du wirst über Trello informiert, wenn neues Onboarding ansteht
• Prüfe dann, ob Profil richtig und vollständig eingerichtet wurde (Name + E-Mail korrekt, richtiger Stundensatz eingestellt ( VPA 10,00€ Newbie))
• Stelle Vertriebsstop KD ein
• Prüfe, ob Basis-Kompetenzen freigegeben wurden (Backoffice Telefonie DE & EU, Terminorga, Web-Recherche, Div. Büroservices, Formatierungsarbeiten, Datenerfassung und -pflege, Korrespondenz, Dokumentenerstellung)

 

Onboarding-Call Terminieren

• Mail mit Zugangsdaten und Termin versenden (2-3 Tage Vorbereitungszeit für VPA einplanen, ggf. Zeitverschiebung beachten)
• Sobald Termin von VPA bestätigt wurde: Team informieren und Einstiegs-Aufgabe suchen
• Technik-Check vor Call durchführen (Testmail, OwnCloud, Testanruf, Profil – siehe auch Artikel „Onboarding Gespräch“)

 

3.     Onboarding-Call durchführen

Siehe Artikel „Onboarding Gespräch“

 

4.     Begleitung Einstiegs-Aufgabe & Profil-Pflege

• VPA eng bei der Bearbeitung der ersten Aufgabe begleiten
• Wenn diese erfolgreich abgeschlossen wurde, Vertriebsstop KD entfernen und Ops-Team informieren
• Wenn es Probleme gibt, od. VPA zu unsicher ist, Vertriebsstop KD bestehen lassen und weitere einfachere Aufgaben zuweisen & begleiten
• Überprüfe, ob VPA seine Berufserfahrung und Kompetenzen gepflegt hat

 

5.     Aufgabenprüfung

• Aufgaben von Newbies in Woche 1-4 sollten täglich geprüft werden
• Aufgaben von Newbies in Woche 4-12 sollten 2-3 mal pro Woche geprüft werden
• Vorgehen Aufgabenprüfung siehe Artikel „Überprüfung von Aufgaben bei Newbies“
• Auffälligkeiten mit VPA besprechen und in Akte eintragen, ggf. mit anderen Newbies teilen

 

6.     Check-In Call #1

• Call nach spätestens 4 Wochen terminieren
• Bei Problemen, frühzeitig mit dem VPA sprechen
• Gesprächsleitfaden siehe Artikel „Check-In Calls“

 

7.     Check-In Call #2

• Zweiten Call nach spätestens 12 Wochen terminieren
• Bei Problemen, frühzeitig mit dem VPA sprechen
• Gesprächsleitfaden siehe Artikel „Check-In Calls“
• Stundenanzahl ist nun schon aussagekräftig und VPA soll darauf vorbereitet werden, dass er nach 6 Monaten auf mind. 10h kommen sollte
• Wenn die Leistung stimmt, Newbie-Phase nach 3 Monaten mit zweitem Check-In Call beenden. Ende der Newbies-Phase in Newbie-Gruppe feiern, bevor VPA entfernt wird. Wenn die Leistung nicht stimmt, bespreche das weitere Vorgehen mit dem VPA Manager.