Vor Gespräch: Technik-Check

• Test E-Mail eingegangen inkl Screenshots
  • OwnCloud Einrichtung?
  • Checkliste?
• Test Anruf eingegangen?
• Skype-Account eingerichtet?
• Profil vervollständigt
  • Professionelles Foto?
  • Ausbildung & Berufserfahrung?
  • Kompetenzen und Tools (Abgleich mit Infos aus VSG)?
  • Rechnungsdaten?

Ggf. Notizen machen und Hinweise für Call notieren. Wenn Technik unvollständig, dann prüfen, ob Termin verschoben werden muss.

 

Gesprächsinhalte

1. Team & Firmen-Vorstellung

• Persönliche Vorstellung und Vorstellung deiner Rolle als Buddy
• Team vorstellen (Christoph, Ingmar, Luis, Isabel, Rebekka, Admin-Team + Avatare Anne-Sophie & Conny)
• Vorstellung my-vpa: unsere Kultur, Community Guidelines, Community-Gedanke + Academy
  • Obwohl jeder VPA alleine von zu Hause oder unterwegs arbeitet, sehen wir uns trotzdem als eine Gemeinschaft. Wir arbeiten teilweise zu zweit oder in größeren Teams für einen Kunden und unterstützen uns gegenseitig, wenn jemand krank wird oder in den Urlaub geht. Jeder packt mit an und übernimmt auch mal Aufgaben, die weniger Spaß machen.
    
  • Qualität und eine hohe Kundenzufriedenheit sind uns besonders wichtig. Aus diesem Grund haben wir die Community Guidelines erschaffen. Diese basieren auf über 10 Jahren Erfahrung in der Virtuellen Zusammenarbeit und ohne diese ist ein vertrauensvolles Zusammenarbeiten mit unseren Kunden und innerhalb der Community nicht möglich. Hältst du dich an diese, dann steht dir dem Erfolg bei uns nichts im Weg.
  • Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit und Ehrlichkeit. Wir haben eine offene Fehlerkultur, lernen gemeinsam aus Fehlern und wollen uns stetig verbessern. Damit dies funktioniert, ist das Mitwirken jedes einzelnen VPAs wichtig. Wir wünschen uns, dass Probleme, Unzufriedenheiten, Verbesserungsvorschläge, etc. offen an uns herangetragen und besprochen werden. Gemeinsam finden wir für alle Probleme Lösungen, solange wir darüber sprechen!
  • Wir laden dich ein, gemeinsam weiter mit uns zu wachsen. In unserer my-vpa Academy findest du Weiterbildungsmöglichkeiten und Assessments für spezielle Aufgabenbereiche
    
• Einladung zu Sprechstunde und Nutzung des Austauschs mit Kollegen
• Wo kann VPA Hilfe finden? Tutorials, FAQs zuerst – dann Newbies-Gruppe oder Admin-Team (VPA muss daran gewöhnt werden, eigenverantwortlich zu handeln. Wir sind nicht da, um seine/ihre Arbeit zu machen!)

 

2. Zieldefinition: Wir arbeiten mit einem Ziel – das ist, dich tip top einzuarbeiten deinen Kundenstamm aufzubauen und auf regelmäßig deine Wunschstunden von XY zu kommen. (Abgleich, ob Angaben im Gespräch noch mit Angaben im VSG übereinstimmen.)

3. Wie geht es weiter?

• Erster Auftrag: per Umfrage anbieten und dann zuweisen. Erkläre, warum und was wichtig ist bei Aufgabenprüfung (Aufgabe = Einzelvertrag), empfehle, mit Zwischenergebnissen zu arbeiten
• Sollten obige Punkte nicht alle erfüllt sein (z.B. ownCloud nicht eingerichtet od. Profil nicht vollständig gepflegt, noch keinen Auftrag übergeben)
• 2-3 Testaufträge werden sehr eng begleitet – Hinweis, dass wir Aufgaben aktiv prüfen
• Erste Kunden werden erst zugewiesen, wenn erste Aufgaben erfolgreich waren
• Auf weitere Tutorials (erste Woche/erster Monat) und FAQs hinweisen, mehrmaliges Ansehen der Tutorials empfehlen

 

Was ist generell wichtig beim Onboarding:

• Konsequent sein: Z.B. wurden die Tutorials wirklich durchlaufen? Wenn nicht – kein Onboarding! Wir sehen im Moment nicht, ob jemand wirklich alles durchlaufen hat. Man merkt im Onboarding aber recht schnell, ob jemand das Grundwissen mitbringt oder nicht.
• Klare Ziele formulieren, die in den ersten zwei Wochen und in den ersten 3 Monaten erreicht werden sollen. Plus weitere Videos ansehen.
• Die ersten Aufträge sehr eng begleiten. Aufträge nicht einfach geben, sondern passende/nicht kritische raussuchen. Für den Rest des Teams kennzeichnen, wer sich in der Anfangsphase befindet.
• Auf korrekte Rechtschreibung achten. Alle VPAs sollen das languagetool-plugin installieren

 

To-Dos nach dem Gespräch:

• Eintrag in VPA Akte (Gesprächszusammenfassung):

Onboarding am xx.xx.xxxx
Team- und Firmenvorstellung erfolgt ja/nein
Zieldefinition: VPA möchte auf xxh/Woche kommen

Technik:
Test E-Mail eingegangen ja/nein
Test Softphone-Anruf eingegangen ja/nein
OwnCloud eingerichtet ja/nein

Profil:
Kompetenzen sind vollständig / xx muss noch ergänzt werden
Rechnungsdaten sind vollständig / xx fehlt noch

Persönlicher Eindruck:
z.B. gut/schlecht vorbereitet, sehr interessiert/motiviert, eher desinteressiert, strukturiert/unstrukturiert, etc.

 

• Info an Isabel, Rebekka und Admin-Team, wenn VPA geboardet wurden und ob erste Aufgabe zugewiesen wurde.
• „Eintrittsdatum“ im Profil auf Tag des Onboardings ändern.
• VPA in Newbies-Skype Gruppe einladen und dort willkommen heißen
• Erste Aufgabe bis Übergabe sehr eng begleiten und Tipps geben. Nach erfolgreicher erster Aufgabe Vertriebsstop entfernen und Team darüber informieren.