Bearbeitung mind. 1x täglich im „Freigabe-Dashlet“

VPA beantragt Zeitkorrektur über Formular in App (Mein Konto > Zeitkorrektur anfragen) https://app.my-vpa.com/timesheet/request-correction

Beantragte Zeitkorrekturen werden im Account Anne-Sophie im Freigaben-Dashlet unter „Zeiterfassung“ angezeigt.

Vorgehen bei Bearbeitung

1. Öffne die Aufgabe in neuem Tab und prüfe die Angaben des VPA:

• Ist die Korrektur plausibel?
• Stimmen alle Angaben?
• Ist genügend Budget auf der Aufgabe vorhanden?
• Ist die Aufgabe noch aktiv?

 

2. Wenn alles ok, Antrag über grünen Button akzeptieren. Prüfe dann noch mal in der Aufgabe, ob alles korrekt übernommen wurde. ACHTUNG: Bei Aufgaben mit deaktivierter Ergebnisabnahme gib die Zeit direkt auch für die Auszahlung frei.
VPA erhält automatisch eine Notification, dass der Antrag genehmigt wurde.

3. Wenn Fehler oder Rückfragen an VPA da sind, im Einzelchat auf VPA zugehen und ggf. neu einreichen lassen. Den Antrag, wenn nötig, zusätzlich über den roten Button ablehnen und den Ablehngrund stichpunktartig erfassen.
VPA bekommt diesen dann zusätzlich über eine Notification angezeigt.

 

Mögliche Problemfälle

• Nicht genug Budget auf Aufgabe: VPA muss Budget in Aufgabe erhöhen lassen, erst dann kann Antrag freigegeben werden.
• Aufgabe ist bereits abgeschlossen/Endergebnis akzeptiert: Zeitkorrektur kann nur noch manuell gebucht werden. VPA muss dies vorab mit Kunde klären. Korrektur dann per Mail an Hans schicken (s.u.).
• Beantragte Zeitkorrektur liegt vor Erstellungsdatum der Aufgabe: (klassischer Fehler bei Gesprächen, die nachträglich erfasst werden müssen) VPA muss neuen Antrag erstellen mit Startzeit NACH Aufgabenerstellung. Wurde eine Aufgabe z.B. um 17:04 Uhr erstellt, dann kann frühestens ab 17:05 Uhr eine Zeiterfassung erfolgen.

 

Zeitkorrektur bei abgeschlossenen Aufgaben

Die Zeitkorrektur über das Formular ist nur möglich, solange der Aufgabenstatus noch „in Arbeit“ ist.

Fall 1: Ergebnis übergeben und KD hat dieses noch nicht akzeptiert / 7-Tage-Frist ist noch nicht abgelaufen > Aufgabe kann von VPA zur Weiterbearbeitung reaktiviert werden, Zeitkorrektur kann über Formular eingereicht werden. Ergebnis muss erneut übergeben werden, wenn Zeitkorrektur erfolgt ist.

Fall 2: Ergebnis von KD akzeptiert > Zeitkorrektur kann nur noch manuell über die Buchhaltung gebucht werden. Dies sollte der absolute Ausnahmefall sein. VPA muss plausible Begründung dafür haben, da hoher Aufwand bei uns verursacht wird.
Vorgehen dafür:
(1) VPA muss KD zu Sonderbuchung informieren
(2) AT schreibt Mail an Hans mit Isabel/Rebekka in cc

Beispiel-Mail an Hans:
Betreff: Zeitkorrektur VPA NAME – neutral
Mailtext: Hallo Hans,
bitte schreibe bei VPA NAME Betrag xxx € bezüglich der Aufgabe xxx (inkl. Link) gut und ziehe KD NAME xx:xxh Zeitbudget ab.
Buchungstext Kunde: Zeitkorrektur Aufgabe xxx
Buchungstext VPA: Zeitkorrektur Aufgabe xxx
Danke und viele Grüße

Hans gibt Bescheid, wenn die Buchung erfolgt ist. Überprüfe diese in der Kunden- und VPA-Abrechnung (4-Augen-Prinzip) und informiere den VPA, wenn die Buchung abgeschlossen ist.

Link zum VPA FAQ: Ich konnte die Zeituhr nicht laufen lassen oder habe Zeit falsch aufgezeichnet – und jetzt?