Wie können wir helfen?

Executive-VPA (E-VPA) Rekrutierungsprozess

Anforderung an E-VPAs

E-VPAs müssen die gleichen Grundvoraussetzungen wie VPAs mitbringen. Darüber hinaus müssen E-VPAs weitere Qualifikationen haben:

  • 5 Jahre Berufserfahrung, davon 3 Jahr im Assistenzbereich für Führungskräfte
  • Sehr gute Kenntnisse in einer Fremdsprache (vorzugsweise Englisch)
  • Erste Erfahrungen im Bereich Projektmanagement/PMO sind wünschenswert
  • Hohes Maß an Lösungsorientierung, selbständigem Arbeiten und “Hands-On Mentalität”

 

E-VPA Bedarf

Unser Bedarf an E-VPAs richtet sich ausschließlich nach der Kundennachfrage und ist i.d.R. eher gering. Daher schreiben wir die E-VPA Stelle nur dann aus, wenn ein E-VPA Angebot angenommen wurde oder ein E-VPA uns verlässt. E-VPAs, die wir in diesem Bereich nicht auslasten können, verlassen uns sehr schnell wieder. Aus diesem Grund boarden wir keine E-VPAs “auf Verdacht”.

 

Bewerbungsablauf

Die externe Rekrutierung von E-VPAs läuft nach den gleichen Schritten wie die VPA-Rekrutierung ab. Der einzige Unterschied ist, dass im Bewerbungsformular bereits ein Eignungsquiz integriert ist. Die erreichte Punktzahl erleichtert dir die Bewertung der Bewerbung.

Bewerbung + Quiz > E-VPA Assessment > VSG > Onboarding

VPAs, die bereits aktiv bei uns sind, können in der my-vpa Academy das Eignungsquiz zum E-VPA absolvieren. Im HR-Postfach kommt eine Mailbenachrichtigung an, wenn ein VPA das Quiz absolviert hat. Die Antworten und Ergebnisse findest du in diesem Google Sheet: Eignungsquiz E-VPA intern. Bewerbern, die 23 und mehr Punkte erreicht haben, kannst du per Mail das E-VPA Assessment zuschicken. Dafür gibt es eine Vorlage im HR-Postfach. Das Assessment soll innerhalb von 5 Tagen erledigt werden. Wie es ausgewertet wird, erfährst du weiter unten. Reicht die Punktzahl nicht aus, informiere deinen Teamlead und sprecht euch ab, wer/wie auf den VPA zugeht.

Bewerberscreening (extern)

E-VPA Bewerbungen laufen im Bewerber-Tool unter Executive-VPA Bewerbungen ein. Da wir nicht dauerhaft auf der Suche nach E-VPAs sind, ist die Stelle nur ausgeschrieben, wenn tatsächlich Bedarf herrscht. Dein Teamlead gibt dir Info dazu.

Neue Bewerbungen müssen so gesichtet werden, dass Bewerber nach spätestens 7 Tagen eine Rückmeldung erhalten.

Öffne dir zur Sichtung neben dem Bewerbungstool das Bewerbungsformular als Google-Form und Google-Sheet.

Es gelten die bekannten Grundvoraussetzungen: Bewerber muss langfristiges Interesse, entsprechende Berufserfahrung, mind. 15 h/Woche Kapazitäten und einwandfreie techn. Ausrüstung + Internetverbindung haben.
Diese Punkte werden zu Beginn des Bewerbungsformulars abgefragt und bewertet. Erfüllt ein Bewerber die Grundvoraussetzungen nicht, hat er nur 4 oder weniger Punkte. Die Punktzahl wird dir im Bewerbertool sowie in Google-Forms & Sheet angezeigt. Sage dem Bewerber ab (wenn CV hochgeladen wurde).

Nur wer die Ausschlussfragen überstanden hat, kann das Bewerbungsformular weiter ausfüllen und zum Quiz gelangen. Die Bewertungsskala für das Quiz findest du in einem separaten Tab im Google-Sheet. Es können maximal 40 Punkte erreicht werden.

Bewerber, die weniger als 20 Punkte erreicht haben, müssen nicht weiter geprüft werden (Absage). Bewerber, die mehr als 20 Punkte erreicht haben, können i.d.R. zum Assessment eingeladen werden, wenn sie zum Bedarf passen. Fülle die Bewerbernotizen analog zur VPA-Bewerbung aus und lade den Bewerber im Bewerbertool zum Assessment ein.

E-VPA Assessment Auswertung (extern und intern)

Erledigte Assessment kommen in Google-Forms und Google-Sheet an.
Die hochgeladenen Ergebnisdateien findest du im OwnCloud Ordner HR Ulas > 13_Executive Assistant Assessment

Anhand der Musterauswertung kannst du die erledigten Aufgaben bewerten. Fülle dazu für jeden Bewerber ein eigenes Sheet aus und markiere nach Auswertung den Namen des Bewerbers im Google-Sheet rot oder grün (Bestanden ab 19 Punkten). Notiere das Ergebnis in der Bewerberakte und lade ihn zum VSG ein oder lehne ihn ab.

Interne VPAs
– bei Erfolg: stelle die Kompetenz Executive Assistenz im Profil ein und gratuliere dem VPA zum Bestehen. Informiere auch deinen Teamlead sowie das AT. [Achtung: für Ausnahmefälle gibt es auch die Kompetenz Executive Assistenz DE. Diese kann nur für spezielle Kunden und E-VPAs verwendet werden, wenn keine Fremdsprache benötigt wird.]
– Punktzahl reicht nicht: informiere deinen Teamlead und sprecht euch ab, wer/wie auf den VPA zugeht

E-VPA Vorstellungsgespräch, Vertrags- und Profilerstellung

Die weiteren Schritte laufen ab, wie bei der VPA-Rekrutierung.

Frage im VSG, was den Bewerber zum E-VPA macht im Vergleich zu einem “normalen” VPA und kläre, ob der Bewerber auch dazu bereit ist, in anderen Arbeitsbereichen (Honorar!) zu arbeiten. Eine volle Auslastung im E-VPA Bereich können wir nicht immer garantieren.