Kommunikation per E-Mail mit Assistenten

Wir kommunizieren mit Assistenten hauptsächlich via Einzelchat. Nutze E-Mails nur, wenn es keine andere Möglichkeit gibt.

Sendet ein VPA eine Mail an Anne-Sophie, dann landet diese im Freshdesk-Ticketsystem und wird darüber weiter bearbeitet. Sendet ein Assistent eine Mail direkt an dich, dann antworte ihm mit Anne-Sophie in cc und bitte darum, dass er sich zukünftig an diesen Account wendet, damit das gesamte Admin-Team sicherstellen kann, dass er innerhalb der Reaktionszeiten eine Rückmeldung bekommt. Besser wäre jedoch die Nutzung des Einzelchats, auch dort können Anhänge versendet werden.

Schreibst du eine E-Mail an einen Assistenten, dann nutze den Anne-Sophie Account dafür. Handelt es sich dabei um schwierigere Themen, dann setze den VPA Manager in cc. Ein klassischer Fall dafür: VPA meldet sich nicht mehr. Schreibe in diesem Fall an seine my-vpa Mailadresse und private Mailadresse.

Kommunikation per E-Mail mit Kunden

Wir versuchen auch, mit unseren Kunden hauptsächlich im Einzelchat zu kommunizieren. Es gibt allerdings immer mal wieder Kunden, die unsere App nicht nutzen, oder lieber per Mail kommunizieren. Das sind Ausnahmen.

Versuche, die Kommunikation auf den Einzelchat zu lenken.

Sendet ein Kunde eine Mail an Anne-Sophie, dann landet diese im Freshdesk-Ticketsystem und wird darüber weiter bearbeitet.

Falls du mit einem Kunden per Mail kommunizierst, poste den Link und eine kurze Notiz dazu mit in die Kundenakte, alternativ poste die Mail bitte gesamt in die Kundenakte rein.