Forwarded

Im Tab Forwarded landen alle Aufgaben, die
– von VPAs manuell weitergeleitet wurden, da sie die Kompetenz dafür nicht haben oder keine freien Kapazitäten haben
– vom System automatisch weitergeleitet wurden, da ein VPA nicht verfügbar (abwesend oder krank) ist
– von einem Neukunden eingestellt wurden
– von einem inaktiven Kunden eingestellt wurden
– eine aktive Umfrage laufen haben (z.B. wenn ein VPA bereits mit einer Aufgabe gestartet hat und wir suchen zur Unterstützung noch einen weiteren VPA)

Aufgaben, die neu hinzugekommen sind, erkennst du durch das rote Flag „neu“. Prüfe Forwarded immer zu Beginn deines Einsatzes und bearbeite neue Aufgaben direkt. Je schneller wir hier eine Aufgabe bearbeiten, desto schneller können wir sie vergeben. Im besten Fall schaust du 2-3 mal während deines Einsatzes rein, ob es hier noch etwas zu tun gibt. Aufgaben in Forwarded müssen mindestens innerhalb der Reaktionszeiten bearbeitet werden.

Start einer Umfrage

Starte Umfragen am besten mit möglichst kurzer Dauer, sodass Assistenten innerhalb der Reaktionszeit Rückmeldung geben müssen. Konkret bedeutet das: wähle für Umfragen, die du vor 14 Uhr startest, die Deadline bis 18 Uhr und für Umfragen, die du nach 14 Uhr startest, die Deadline bis 12 Uhr am Folgetag.
Ausnahmen sind dabei immer möglich, z.B. für sehr kurzfristige Aufgaben oder langfristige Projekte. Auch wenn du z.b. weißt, dass an einem Tag um 18 Uhr das AT nicht mehr da ist – lege die DL für die Umfrage auf den nächsten Morgen.

Wenn du eine Umfrage startest, werden dir nur die Assistenten zur Auswahl angezeigt, die die entsprechende Kompetenz im Profil haben inkl. ihrem Kompetenzlevel (Stern-Symbol). Achte bei der Auswahl der Assistenten, denen du eine Aufgabe anbieten möchtest, darauf, ob sie verfügbar sind und Aufgaben möchten/bekommen dürfen. Wir nutzen dafür die Symbole in der folgenden Tabelle. Assistenten, bei denen nur das Kompetenzlevel angezeigt wird, kannst du bedenkenlos in Umfragen aufnehmen.
Tipp: stehen sehr viele Assistenten zur Auswahl, musst du nicht alle in jede Umfrage aufnehmen. Du kannst bei der Umfrageerstellung bereits eine Vorauswahl, z.B. nach Kompetenzlevel oder Auslastung treffen.

Stehen dir für eine Umfrage keine oder nur sehr wenige Assistenten zur Auswahl zur Verfügung, melde dich beim VPA Manager bezüglich des Bedarfs.

Vergabe von Aufgaben

Warte die Umfragen-Deadline immer ab, bevor du eine Aufgabe vergibst. Dadurch stellen wir sicher, dass alle Assistenten bei der Bewerbung die gleichen Chancen haben. Wir vergeben Aufgaben nicht danach, wer sich am schnellsten meldet, sondern orientieren uns daran:
– wie stark die VPAs schon ausgelastet sind
– wer die besten Kompetenzen für die Aufgabe mitbringt
– wer ggf. generell gut zum jeweiligen Kunden passt
– wer Prio hat oder wer eine Start-/Testaufgabe benötigt, etc.

Forwarded – Videos

Im folgenden Video bekommst du einen Überblick über das Tab Forwarded:

Im nächsten Video erfährst du, wie du Aufgaben von Neukunden bearbeiten und Kunden zuweisen kannst:

Hier zeigen wir dir, wie du Spezialistenaufgaben in Forwarded bearbeitest:

In den folgenden beiden Videos siehst du, worauf du bei Aufgaben von inaktiven Kunden achten musst, wie du eine Umfrage startest und wie du einen inaktiven Kunden neu zuweist:

Zum Schluss noch ein Video, das dir zeigt, wie du eine einzelne Aufgabe zuweisen kannst, nachdem die Umfrage beendet ist:

 

Aufgaben mit Prämienfaktoren

Aufgaben, bei denen besondere Faktoren (speziell Wochenendfaktoren) hinterlegt sind, landen ebenfalls in Forwarded und müssen vom Admin-Team freigegeben werden. Du erkennst diese Aufgaben an folgendem Flag:

Prüfe, ob alle Faktoren richtig eingestellt sind und die Freigabe dazu vom KD oder in der Projektbeschreibung vorhanden ist. Unter „Aktionen“ kannst du in diesem Fall das „Flag Premium-Faktor löschen“.

Wurde der Faktor fälschlicherweise hinterlegt, z.B. durch Duplizieren einer älteren Aufgabe, dann melde dies an den KD oder VPA Manager, damit der Faktor entfernt werden kann.