Eines der Ziele im VPA Management ist es, den Bedarf unserer Kunden durch unseren Assistenten-Pool gut abzudecken und gleichzeitig eine hohe Auslastung bei den Assistenten zu erreichen. Hier die perfekte Balance zu wahren, ist nicht immer leicht. Besonders, da sich der Kundenbedarf sehr schnell ändern kann oder VPAs unvorhergesehen ausfallen können.

Backoffice & Sekretariat

Ca. 90 % unserer Aufgaben werden in diesen beiden Arbeitsbereichen erledigt. Grundsätzlich sollten wir Standard-Aufgaben/Kunden (z.B. Recherche, Dokumentenerstellung oder Terminorga) in normalem Umfang (bis zu 10h) immer leicht besetzen können. Als Faustregel sollten wir daher jederzeit ca. 10 VPAs im Pool haben, die Neukunden möchten und keinen VT-Stop haben. Dies überprüft der VPA Manager regelmäßig. Solltest du dennoch Probleme haben, einen Kunden oder eine Aufgabe im BO-Bereich unterzubekommen, dann melde dies umgehend an den VPA Manager.

Marketing

Marketing ist der drittstärkste Arbeitsbereich und viele unserer Assistenten bringen neben BO-Kenntnissen auch Erfahrung im Marketing mit. Social-Media Assistenz und Texterstellung sind beim Bedarf der Kunden ganz vorne mit dabei, daher boarden wir bevorzugt Assistenten, die in diesen Bereichen fit sind. Trotzdem kann es sein, dass wir im Marketing mal eine Aufgabe nicht direkt besetzen können und ein Kunde ein paar Tage warten muss. Melde Bedarf im Marketing ebenfalls direkt an den VPA Manager.

Spezialisten-Bereiche

Diese Bereiche gehören nicht zu unseren Standard-Aufgaben und teilweise haben Kunden hier auch erhöhte oder exotische Erwartungen. Wie in allen anderen Bereichen wollen wir auch hier immer gut aufgestellt sein. Es sind aber nur die wenigsten VPAs in diesen Bereichen fit. Daher kann es auch hier mal zu Wartezeiten für Kunden kommen. Speziell z.B. im Vertrieb oder wenn der KD ausgefallene (Software-) Kenntnisse benötigt. Melde auch solche Bedarfe immer an den VPA Manager, auch wenn diese evtl. nicht von uns abgedeckt werden können.

Was tun, wenn du keinen VPA für einen Kunden oder eine Aufgabe findest?

Hierfür gibt es mehrere Lösungsoptionen:

• Erweitern der Umfrage: frage bei VPAs an, die eigentlich keine Kunden/Aufgaben möchten, ob sie nicht doch einspringen können. Gehe auch nochmals auf VPAs zu, die die Aufgabe abgelehnt haben, wenn dir die Begründung unlogisch erscheint (z.B. VPA will laut Zeitplanung Aufgaben, hat aber abgelehnt, weil er keine Kapazitäten hat).
• Frage beim Kunden an, ob ggf. die DL verschoben werden kann, wenn ein VPA die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erledigen könnte.
• Ändern der Kompetenz: ist die Aufgabe sehr spezifisch, starte ggf. eine erweiterte Umfrage mit einer anderen Kompetenz (Z.B. Aufgabe Erstellung eines Newsletters könnte anstelle von „Newsletter“ auch in „kreaktive Texterstellung“ ausgeschrieben werden).
• Bitte speziell die Newbies in der Skype-Gruppe, ihre Kompetenzen nochmals zu prüfen und zu ergänzen (ggf. nur mit Grundkenntnissen, um zumindest Aufgabe anbieten zu können). Dort „schlummern“ oft Kompetenzen, die wir benötigen.
• Umfangreiche Aufgabe (ab 20h): frage beim Kunden an, ob die Aufgabe auf mehrere Assistenten aufgeteilt werden kann (wenn inhaltlich möglich).
• Einarbeitung eines VPAs anbieten: wenn spezielle Kenntnisse benötigt werden und ein VPA bereit dazu ist, dann biete dem Kunden an, dass sich ein Assistent in die Materie einarbeitet (auf Kosten des Kunden, siehe Chatvorlage).
• Recherche anbieten: biete dem Kunden eine Recherche nach externer Unterstützung an, wenn wir eine Aufgabe nicht abdecken können.