Überblick

Wir bieten Kunden verschiedene AddOns an, die sie über unsere WebApp bei uns buchen können. Einen Überblick der Add uns, findest du auf unserer Website, unter Services, VPA und den einzelnen Arbeitsbereichen, auf der rechten Seite. Beispiel bei der Backoffice Assistenz:

 

Add-ons im Detail & deren Einrichtung

1 Telefonanlage (falls der Kunde dies zur Erledigung von Aufgaben braucht, meist bei Vertriebsaufgaben)

Wir bieten Ihnen eine professionelle Telefonanlage, die Sie für Ihre Telefonaufgaben anpassen können. Dabei haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

1. Sie nutzen die Nebenstelle Ihres VPA, ohne individuellen Anrufbeantworter (AB). Keine zusätzlichen Kosten.
2. Sie nutzen eine eigene my-vpa Nebenstelle, inklusive individuellem AB
   1. Wir bauen Ihre gesprochene Ansage ein (Format MP3): 49,90 €
   2. Sie lassen die Ansage von ihrem VPA einsprechen: 99,90 €
   3. Sie lassen die Ansage von einem Profi einsprechen: 249 €
3. Sie nutzen Ihre eigene Telefonnummer, welche wir in unserer Telefonanlage konfigurieren: 99 € (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung, Einrichtung unter technischem Vorbehalt)
4. Sie nutzen eine länderspezifische, eigene Telefonnummer, welche wir für Sie einrichten: 99 € (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung)

Bitte sprechen Sie Ihren VPA an, um die o.g. Add-ons zu buchen.

 

Einrichtung: Wie die Einrichtung der Telefonanlage funktioniert, ist hier erklärt. Den Prozess Telefoneinrichtung kannst du hier einsehen.

 

2. Telefonaufgaben (Berechnung der Telefonkosten, falls der VPA eine Aufgabe über unsere Anlage erledigt)

Für jegliche Aufgaben, die einen telefonischen Anruf erfordern, sind, jeweils 15min Gesprächszeit je Arbeitsstunde inkludiert. Für Aufgaben, die mehr als 15min je Arbeitsstunde telefonieren erfordern, erhöht sich der Stundensatz um den Faktor 0,2 für Telefonate innerhalb Deutschlands und um den Faktor 0,3 für Telefonate innerhalb der EU. Für Anrufe außerhalb der EU erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot

Beispiel:

1. Sie haben ein 100er-Stundenpaket mit einem Stundensatz von 18,90 € erworben.
2. Ihr VPA telefoniert eine Stunde lange für Sie nach Deutschland
3. Wir berechnen Ihnen für diese Aufgabe 18,90 € x 1 x 1,2 = 22,68 €
4. Für die Telefonkosten berechnen wir Ihnen also 3,38 € / Stunde.

 

Einrichtung: Wie das Einstellen des Faktors funktioniert, ist hier erklärt.

 

3. Team & Projektassistenz (Falls der Kunden einen PA braucht, der sein Projekt steuert, nur bei VTs)

Sie haben ein größeres Projekt und brauchen mehrere Assistenten? Wir empfehlen Ihnen dazu die Nutzung unseres Virtuellen Team Services.

Für diesen Fall können Sie unsere Teammanagement- und Projektsteuerungsassistenz hinzubuchen. Wir rekrutieren und schulen die Assistenten nach Ihren Vorgaben und übergeben dieses Team, sofern von Ihnen gewünscht, an einen unserer Projektassistenten. Diese Tätigkeiten werden mit einem doppelten Stundensatz berechnet. Für die Rekrutierung ist eine Vorlaufzeit von ca. 3-4 Wochen einzuplanen.

Einrichtung: Für diesen Fall bitte eine Info an Rebekka und Isabel in unserem Skypechannel.

 

4. VPA Tandem (wird zu Angeboten demnächst umgebaut, wenn ein Kunde zwei VPAs für eine Aufgabe braucht)

Bei laufenden Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, von Beginn an zwei VPAs zu erhalten. Die beiden VPAs sind darauf geschult, sich die Aufgabe zu aufzuteilen (Jobsharing). Sie haben dadurch den Vorteil, dass bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Austritt Ihre Aufgabe nahtlos, ohne Aufwand und ohne Wissensverlust weitergeführt werden kann. Sollte einer der VPAs länger ausfallen, weisen wir Ihnen einen neuen VPA zu, der von dem verbleibenden VPA eingelernt wird.

Dieses Backup-System hat sich bei unseren Bestandskunden sehr bewährt. Zudem entstehen Ihnen bei Buchung des Add-ons „VPA Tandem“, bis auf den erhöhten Einlernaufwand (es werden gleich zwei VPA in Ihre Aufgabe eingelernt) auch keine weiteren Kosten.  Geben Sie bei Registrierung gerne an, wenn Sie ein Tandem buchen möchten. Wenn Sie Ihre dazugehörige Aufgabe nachfolgend bei uns in der App einstellen, bitten wir um eine kurze Information in der Aufgabenbeschreibung, dass für diese Aufgabe ein Tandem gewünscht ist. Wir werden dann direkt zwei passende VPAs für Sie suchen.

Einrichtung: Für diesen Fall ist ein Angebot notwendig. Stelle sicher, dass wir alle Infos erhalten. Was wir brauchen, findest du hier.

Für den gesamten Prozess (Informationsbeschaffung, Angebot + Setup Tandem) findest du nachfolgende Vorlage. Kopiere diese ins Admin-Team und informiere Rebekka & Isabel bei jeder Tandem Anfrage

 

5. Feste Schichten und Zeiträume (ist auch im Starterkit erklärt)

Bei laufenden Aufgaben, die an bestimmten Tagen bearbeitet werden sollen, erledigt Ihr VPA die Aufgabe flexibel und einmalig innerhalb von 24h der definierten Tage. Durch Buchung des Add-ons „Feste Schichten & Zeiträume“ können Sie die Bearbeitung auf einen bestimmten Tageszeitraum oder Tageszeitpunkt festlegen. Damit der VPA zu den vereinbarten Zeiten exklusiv für Sie zur Verfügung steht, beträgt bei „Festen Schichten & Zeiträumen“ die Mindestarbeitszeit je vereinbarten Wochentag eine Arbeitsstunde und die Stornofrist 2 Wochen.

Beispiel: Ihr VPA soll Montag bis Freitag jeweils 1x am Tag einen E-Mail-Account bearbeiten.

• Option 1: Ihr VPA ist völlig frei, wann am Tag er die E-Mails bearbeitet. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons „Feste Schichten & Zeiträume“ nicht notwendig.
  Abrechnung: Die Arbeitszeit, die für die Bearbeitung anfällt.
• Option 2 feste Uhrzeit: Ihr VPA soll die E-Mails von Mo.–Fr. um 10 Uhr bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons „Feste Schichten & Zeiträume“ notwendig.
  Abrechnung: Mindestens 1 Arbeitsstunde, maximal die Arbeitszeit, die darüber hinaus anfällt.
• Option 3 fester Zeitraum: Ihr VPA soll die E-Mails von Mo.–Fr. im Zeitraum 8-14 Uhr bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons „Feste Schichten & Zeiträume“ notwendig.
  Abrechnung: Mindestens 1 Arbeitsstunde, maximal die Arbeitszeit, die darüber hinaus anfällt.
• Option 4 feste Schicht: Ihr VPA soll von Mo.–Fr. immer von 10 bis 13 Uhr Ihre E-Mails bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons „Feste Schichten & Zeiträume“ notwendig.
  Abrechnung: 3 Arbeitsstunden pro Tag.

 

Einrichtung: Der Kunde kann die Schicht über den Aufgabenchat der geltenden Aufgabe buchen. Frage dafür ab, welche Option er buchen möchte. Dafür gibt es verschiedene Chatvorlagen, suche nach „Schichten“.  Wenn der Kunde sich für eine Option entschieden hat, bestätige diese mit der Chatvorlage „Schichten-Bestätigung“ und trage es in der Kundenakte ein.

 

6. Wochenend- & Feiertagsarbeiten

Sie benötigen kurzfristig die Fertigstellung einer Aufgabe über das Wochenende oder haben Aufgaben, die speziell an Wochenenden oder Feiertagen erledigt werden sollen?

Für diesen Fall können Sie die Bearbeitung der Aufgaben an Wochenenden und Feiertagen mit einer Vorlaufzeit von 3 Werktagen beauftragen. Diese Tätigkeiten werden mit einem 1,7-fachen Stundensatz abgerechnet.

Einrichtung: Freigabe von Wochenendarbeit muss von KD schriftlich im Aufgabenchat vorhanden sein. Aufgabe muss von VPA weitergeleitet werden. AT informiert Isabel/Rebekka in AT Channel – diese tragen WE-Faktor in Aufgabe ein.

 

7. Bonus (Falls der Kunde einem VPA ein Trinkgeld geben möchte)

Sie waren zufrieden mit der Arbeit Ihres Assistenten oder möchten den Stundensatz für eine Aufgabe erhöhen? Dann können Sie ihm jederzeit einen Bonus in Form von Arbeitsstunden zukommen lassen oder den Stundensatz nach ihren Wünschen für jede einzelne Aufgabe anpassen.

Einrichtung: Hierfür gibt es eine Chatvorlage, in der das genau erklärt wird: Du kannst deinem VPA jederzeit einen Bonus zahlen. Klicke hierfür einfach auf „Meine Assistenten“ oder auf folgenden Link: https://app.my-vpa.com/team/assistants. In der Mitte der Visitenkarte des jeweiligen VPA findest du die Funktion „Bonus geben“. Der VPA erhält dann automatisch eine Zeitgutschrift von deinem Stundenkonto

 

Wie können die Add-ons von den Kunden gebucht werden?

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Über Aufgaben im Aufgabenchat
• Im Einzelchat bei Anne-Sophie oder Conny
• Über den VPA
• Per E-Mail an Anne-Sophie oder dem VPA

Wichtig: Die Buchung der Add-ons muss immer schriftlich für die jeweils geltende Aufgabe hinterlegt sein.