Telefonfaktoren

Für einige Kundenaufgaben, insbesondere in den Arbeitsbereichen Sales und Backoffice, müssen vom VPA Telefonate geführt werden.

Erster Fall: Neukundenaufgabe

Wenn ein Neukunde eine Telefonaufgabe einstellt, muss diese geprüft werden.

Sollen Telefonate erfolgen, ist vom Kunden zunächst abzufragen, ob der Kunde selbst eine VoIP-Anlage zur Verfügung stellt oder ob die Telefonate über unsere Telefonanlage geführt werden sollen.

Ist letzteres der Fall, ist der Kunde darüber zu informieren, dass bei allen Aufgaben lediglich 15min Gesprächszeit je Arbeitsstunde inkludiert sind. Für Aufgaben, die mehr als 15min Telefonie je Arbeitsstunde erfordern, erhöht sich der Stundensatz um den Faktor 0,2 für Telefonate innerhalb Deutschlands und um den Faktor 0,3 für Telefonate innerhalb der EU. Der Arbeitsbereich ist dann entsprechend anzupassen (Backoffice Telefonie DE / EU oder Vertrieb Telefonie DE / EU).

Hinterlege beim Kunden dann bitte in der Akte, dass er keine VoIP Anlage hat und unsere Telefonanlage nutzt + den gebuchten Faktor.

Zweiter Fall: Forwarded: Weiterleitung durch VPAs

Bei Weiterleitungen kann es sich um eine Freigabe im Spezialistenbereich oder die Suche nach einem neuen VPA handeln. Bitte prüfe genau, ob der VPA den richtigen Faktor ausgewählt und den Kunden abgeholt hat. Handelt es sich um eine Spezi Aufgabe (Sales) weise den Kunden bitte darauf hin und frage die Infos ab. Handelt es sich um eine Frage, ist auch der VPA dafür verantwortlich, den richtigen Bereich einzustellen.

WICHTIG: Bitte achte immer auf einen korrekten Faktor und den Infos in den Kundenakten. Falls hier Fehler passieren, können uns Schaden entstehen, die es unbedingt zu vermeiden gilt.

Telefonanlage als Add-On

Weiterhin bieten wir den Kunden folgende Add-Ons an:

1. Sie nutzen die Nebenstelle Ihres VPA, ohne individuellen Anrufbeantworter (AB). Keine zusätzlichen Kosten.
2. Sie nutzen eine eigene my-vpa Nebenstelle, inklusive individuellem AB
   1. Wir bauen Ihre gesprochene Ansage ein (Format mp3): 49,90€
   2. Sie lassen die Ansage von ihrem VPA einsprechen: 99,90€
   3. Sie lassen die Ansage von einem Profi einsprechen: 249€
3. Sie nutzen Ihre eigene Telefonnummer, welche wir in unserer Telefonanlage konfigurieren: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung, Einrichtung unter technischem Vorbehalt)
4. Sie nutzen eine länderspezifische, eigene Telefonnummer, welche wir für Sie einrichten: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung)

Bei allen Optionen wird zusätzlich der Telefonfaktor berechnet.

Einrichtung der Telefonanlage

Entscheidet sich der Kunde für eine solche Option, ist im Aufgabenchat die Chatvorlage „Link Einrichtung Telefonanlage“ zu versenden. Diese enthält einen Link zu einem Google Form, über welches der Kunde die von ihm gewünschte Option buchen kann.

Wichtig: Danach muss der passende Faktor in der Aufgabe gewählt werden, damit die Telefonkosten richtig berechnet werden.

Sobald der Kunde die Buchung vorgenommen hat, erhalten alle für das Google Form freigegebenen Personen eine Benachrichtigung per E-Mail. Alle nun folgenden Prozess-Schritte sind in diesem Google Sheet ausführlich beschrieben.

Wichtig ist, dass der Verantwortliche im Admin Team den Prozess eng begleitet und dafür Sorge trägt, dass die Umsetzung schnellstmöglich erfolgt, ohne dass lange Wartezeiten für den Kunden entstehen. Wenn nach 3 Tagen keine Rückmeldung von der IT vorliegt, ist eine E-Mail direkt an Christoph zu versenden mit Isabel in cc und mit kurzer Beschreibung des Cases sowie entsprechendem Link zum Ticket.

Bei Änderungen wegen VPA Wechsel oder auf Kundenwunsch ist über den Verantwortlichen im Admin Team ein Ticket bei der IT zu eröffnen.

Telefonate in Europa

Aktuell können wir mit dem Softphone in DACH-Länder sowie nach Frankreich und Polen telefonieren.

Für Einzelaufgaben wickeln wir Telefonate in andere europäische Länder mit Skype-Guthaben ab. Skype-Guthaben kannst du vom VPA Manager bekommen und bei Bedarf selbst nutzen, um VPAs anzurufen oder an VPAs weiterleiten (Skype-Guthaben versenden), damit sie für Kundenaufgaben telefonieren können. Überprüfe immer, ob der richtige Telefonfaktor in der Aufgabe hinterlegt ist.

Sollen regelmäßige Anrufe in ein bestimmtes Land gemacht werden, dann besteht die Möglichkeit, dieses Land für das Softphone freizuschalten. Melde dich in diesem Fall beim VPA Manager, damit der Fall geprüft werden kann.