Wie gehe ich bei geplanten Abwesenheiten vor?

Innerhalb der my-vpa Community sprechen wir von einer Abwesenheit immer dann, wenn du die Reaktionszeiten nicht einhalten kannst. Das kann der Fall sein, wenn du freie Tage planst oder krankheitsbedingt ausfallen wirst. Erfasse geplante Abwesenheiten so früh wie möglich in der Zeitplanung, in der du auch mehrere Abwesenheiten parallel angeben kannst. 

Kümmere dich immer rechtzeitig um deine Zeitplanung, damit vor einer Abwesenheit genug Zeit für eine Übergabe/Einarbeitung einer Vertretung zur Verfügung steht. 

Muss ich meine Kunden und my-vpa zusätzlich über meine Abwesenheit informieren?

Sobald du eine Abwesenheit in der Zeitplanung eingetragen hast, bekommt das Support-Team automatisch eine Benachrichtigung darüber. Du musst uns also nicht zusätzlich informieren.
Die Kunden, denen du als VPA oder TA zugewiesen bist, werden ca. 2 Wochen vor deiner Abwesenheit per Autochat über deine Abwesenheit informiert und gebeten, sich bei dir zu melden, falls sie für diese Zeit eine feste Vertretung benötigen. Du selbst bekommst von uns ebenfalls eine Benachrichtigung, sobald deine Kunden informiert wurden. Damit weißt du immer genau, wann du mit Rückmeldungen deiner Kunden zu rechnen hast.

Ausnahme: solltest du eine sehr kurzfristige Abwesenheit in der Zeitplanung eintragen, z.B. weil du krank und ab sofort nicht verfügbar bist, dann müssen Kunden individuell informiert und aktive Aufgaben verschoben werden. Melde dich in diesem Fall bitte direkt bei deinen Kunden und beim my-vpa Support-Team.

Wie gehe ich vor, wenn ein Kunde eine Vertretung wünscht?

Wenn Kunden während deiner Abwesenheit ein Backup benötigen, dann bespreche mit ihnen im Detail, welche Aufgaben von deiner Vertretung übernommen werden sollen und stelle dann entsprechende Aufgaben inkl. aller Eckdaten in der App ein. Nenne darin die genaue Dauer deiner Abwesenheit und lege die Deadline auf den Tag, an dem du wieder übernimmst. Delegiere diese Aufgabe dann an das Support-Team, damit die Suche nach einer Vertretung gestartet werden kann. 

Stelle vor einer Abwesenheit immer sicher, dass währenddessen keine Deadlines auslaufen. Übergebe Aufgaben also davor oder lege Deadlines in Rücksprache mit deinen Kunden auf einen Zeitpunkt nach deiner Rückkehr!

Was passiert mit neuen Aufgaben während meiner Abwesenheit?

Neue Aufgaben, die von deinen Kunden während deiner Abwesenheit eingestellt werden, landen automatisch beim Support-Team, wenn die Deadline innerhalb deiner Abwesenheit liegt. Liegt die Deadline nach deiner Abwesenheit, dann hast du nach deiner Rückkehr die normale Reaktionszeit, um die Aufgabe zu prüfen.