Wie funktioniert die Telefonie/das Softphone & welche Regeln gibt es?

Häufige VPA Fragen

Wie funktioniert die Telefonie/das Softphone & welche Regeln gibt es?

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1. So funktioniert das Softphone

Zum Telefonieren steht dir das Softphone direkt in der my-vpa App zur Verfügung – ohne zusätzliche Installation. Du nutzt es ganz einfach über deinen Browser mit deinen gewohnten Zugangsdaten.

Softphone starten – Schritt für Schritt:

  1. Klicke auf das Softphone-Icon oben rechts im Menü (neben ownCloud).
  2. Melde dich mit deinen my-vpa Zugangsdaten an.
  3. Klicke auf „Zum Softphone“.
  4. Wähle das Zielland aus.
  5. Gib die Telefonnummer ein (ohne führende Null) und klicke „Call“.

Rufnummern-Anzeige und Anrufe

Ausgehende Anrufe verwenden automatisch die zentrale my-vpa-Rufnummer:
+49 221 82829-980

Eingehende Anrufe landen auf einem zentralen Anrufbeantworter und werden dir als Audiodatei per E-Mail weitergeleitet.

VPAs, die viele Telefonaufgaben haben oder im Vertrieb tätig sind, erhalten bei Bedarf eine individuelle Rufnummer. Melde dich dafür beim Admin-Team.

2. Nutzungsregeln für das Softphone

Hinweis: Die Nutzung des Softphones wird laufend kontrolliert.

  • Nutze das Softphone nur für Kundenaufträge und Kundenkommunikation.
  • Private Nutzung ist untersagt, da jede Verbindung Kosten verursacht.
  • Videotelefonie über den Einzelchat oder externe Tools (z. B. Teams, Zoom, Google Meet) ist bevorzugt – sie stärkt die Kundenbindung und spart Kosten.

 

3. Wann müssen Telefonkosten vom Kunden getragen werden?

Für weniger als 15 Minuten Telefonie je Stunde fallen keine Zusatzkosten für den Kunden an – sie sind im regulären Stundensatz enthalten.

Wird bei einer Aufgabe mehr als 25 % der Arbeitszeit telefoniert (z. B. mehr als 15 Minuten je Arbeitsstunde), muss der Kunde die Telefonkosten übernehmen.

Deine Verantwortung dabei: Wähle vor Arbeitsbeginn in der Aufgabe den richtigen Telefonie-Bereich aus, damit die Kostendeckung sichergestellt ist. Melde dich beim Admin Team, solltest du während der Bearbeitung feststellen, dass du mehr telefonierst als ursprünglich gedacht.

4. Telefonie-Bereiche und Faktoren

Backoffice-Bereich:

  • Backoffice Telefonie DE → Faktor 1,2 für den Kunden
  • Backoffice Telefonie EU → Faktor 1,3 für den Kunden

Vertrieb-Bereich:

  • Vertrieb Telefonie DE → Faktor 2,0 für den Kunden
  • Vertrieb Telefonie EU → Faktor 2,1 für den Kunden

Bei Telefonie außerhalb der EU:
Es muss ein individuelles Angebot für den Kunden erstellt werden → bitte das Admin-Team kontaktieren.

5. Kommunikation mit dem Kunden

  • Nutze im Aufgabenchat die Vorlage „Telefonfaktor DE“ oder „Telefonfaktor EU“, um den Kunden über entstehende Kosten zu informieren. Erhöhe das Budget in der Aufgabe entsprechend.
  • Im Vertrieb: Informiere das Admin-Team, wenn du über unsere Anlage telefonierst.
  • Bei größeren Telefonieprojekten (z. B. mit AB oder Integration einer Kundennummer) → ebenfalls das Admin-Team kontaktieren.