Wir nutzen den Skype Channel „Admin-Team Austausch“ um uns gegenseitig über aktuelle Themen zu informieren, dingende Fälle zu besprechen und Fragen zu klären. Da sich oft Themen überschneiden ist es wichtig, dass der Chat übersichtlich bleibt. Daher gilt:

• Halte dich kurz und fasse deine Frage/deinen Fall aussagekräftig zusammen. Trenne Emotionen von Informationen.
• Tagge denjenigen, den es betrifft. Nutze das Tag @Alle nur dann, wenn tatsächlich alle im Channel informiert werden müssen.
• Verfasse für jedes Thema eine gesonderte Nachricht, sodass speziell darauf geantwortet werden kann.

 

Themen, die im Skype-Channel kommuniziert werden müssen:

Zuweisung Assistent / Kunde (damit wollen wir sicherstellen, dass keinem VPA kurzfristig zu viele Kunden/Aufgaben zugewiesen werden)
(ohne Tag) z.B. Simone  – Neukunde + Übersetzung, Veronika M  – Social Media-Aufgabe

Fragen zu Aufgaben / Kompetenz unklar
z.B. Kompetenz unklar
inkl. Aufgabenlink, deine Einschätzung

Übergabe an Schichtende (wenn Dinge von Kollegen in der nächsten Schicht erledigt werden müssen)
z.B. @ entspr. Kollege Schichtübergabe
– bitte Aufgabe (Link) zuweisen, du bist als Bearbeiter eingetragen

KD-Case – Neue Beschwerde-Fälle oder Kunden-Eskalationen:
z.B. @Alle KD Case – Beschwerde
inkl. KD Name, VPA Name, Link zur Aufgabe, Grund, weiteres Vorgehen

VPA Case – Probleme mit Assistent oder Eskalationen:
z.B. @Alle „VPA Case – XY nicht mehr erreichbar“
inkl. Zusammenfassung bisheriger Ereignisse, ggf. betroffene Kunden, weiteres Vorgehen

Anfrage zu KD-Budgetverlängerung
z.B. @Isabel Anfrage Budgetverlängerung
inkl. KD ID, Gültigkeit, Restbudget, Aufgabe, Vorschlag zu weiterem Vorgehen

Ankündigung Onboardingtermine
z.B. Onboarding mit XY am XX.XX. Bitte nach einfacher Startaufgabe Ausschau halten.

Ankündigung Assistenten-Gespräche
z.B. 3 Monate Check-In Call mit XY am XX.XX. Gibt es zu diesem Assistenten noch Punkte, die nicht in der Akte stehen?

Krankmeldung eines Assistenten
z.B. Krankmeldung VPA XY
inkl. Zeitraum, sind Kunden informiert, ggf. To-Dos für Admin-Team

Themensammlung für Jour fixe (Mittwochs)
z.B. meine Themen für heute: …