Finance: Rechnungen, Zahlung, Mahnung
Wie sieht die Maske beim Kunden bei Stundenkauf aus?
Wenn Kunden in der APP oben auf den Einkaufswagen klicken und ein Stundenpaket auswählen, erscheint folgende Maske
Hier können die Kunden folgendes tun:
- Die Rechnungsadresse ändern (ansonsten wird die aus dem Profil übernommen)
- Die Zahlungsart wählen
- Gutschein Codes verwenden
- Das Stundenpaket aus dem Warenkorb entfernen
Kundenwünsche und Anfragen zu Rechnungen
Wir haben immer mal wieder Kunden, die bei Zahlung folgende Probleme / Wünsche haben:
- Rechnungsadresse ändern: Können wir einmalig tun, dazu bitte eine E-Mail an Hans mit Rebekka und Isabel in cc. In der Mail muss der Kundename mit ID hinterlegt werden und die Rechnungsnummer, auf der die Änderung vorgenommen werden soll, sowie die neue Anschrift. Den Kunden bitte darauf hinweisen, dass er bei Kauf die Rechnungsadresse in der Buchungsmaske ändern kann (gerne auf mit Screenshot arbeiten aus dem Test Kundenaccount). Falls sich die RG Adresse grundlegend geändert hat den Kunden darauf hinweisen die Rechnungsadresse in seinem Profil zu ändern.
- Kunde möchte auf RG zahlen: Kunden informieren, dass er die Bankdaten innerhalb der Rechnung findet und diese per Überweisung zahlen kann. Sollte der Kunde mehrere Buchungen ausgelöst haben, bitte Info einholen, welche Rechnung er behalten möchte (eine muss immer bestehen bleiben).
- Kunde möchte RG stornieren: Grund einholen, wenn dieser nicht genannt wird und im Kundenprofil prüfen, ob es sich um eine Doppelbuchung handelt. Bei Doppelbuchungen muss immer eine Rechnung bestehen bleiben. Info an den Kundenmanager welche storniert werden soll. Ansonsten sind Stornierungen nicht möglich, gemäß unserer ABG. Bei Doppelbuchungen auf der 2 Pakete auf einer Rechnung stehen, muss Gesamtrechnung storniert werden, falls ein Paket bezahlt wurde Info an Isabel.
- Kunde fragt, warum er sein Paket nicht per PayPal zahlen kann. Das bieten wir nur beim Schnupperpaket an. Siehe Kundenfaq.
- Kunde möchte Budget vorab freigeschaltet haben: Prüfe zuerst, ob genügend Budget noch da ist, oder auf Kollegen geblockt ist. Budget geben wir nur in Ausnahmefällen vorab frei, wenn es dringend ist oder/und es ein A&B Kunde ist. Wenn wir freischalten, brauchen wir dann einen entsprechenden Zahlungsbeleg. Info dann an Rebekka oder Isabel.
Mahnungen & Mahnprozess
Sollte sich ein Kunde zu seiner Mahnung oder Zahlungserinnerung im Einzelchat melden, Info an Kundenmanager im Admin Channel. Per Mail/Ticket, bitte an Kundenmanager zuweisen.
Folgender Mahnprozess gilt für Kunden, alle Nachrichten werden automatisch erstellt. Isabel kann den Prozess nach Bedarf pausieren:
| Ab 10er Stundenpaket und alle sonstigen Rechnungen |
| 14 Tage nach Rechnungsdatum: 29.05.22 |
| Mail 1. Betreff: 1. Zahlungserinnerung zur Rechnung 1111 |
| Hallo Herr Kastomér,
vielen Dank, dass Sie bei uns ein Stundenpaket erworben haben. Sicherlich ist Ihnen die Rechnung 1111 vom Datum1 (15.05.22) entgangen und haben daher den Betrag noch nicht ausgeglichen. Deshalb melden wir uns heute mit einer Erinnerung bei Ihnen und möchten Sie höflichst um Ausgleich des offenen Rechnungsbetrages bitten. Sollten Sie den Betrag inzwischen angewiesen haben, so betrachten Sie diese Erinnerung bitte als erledigt. Bei Fragen können Sie sich jederzeit an finance@my-vpa.com wenden. Vielen Dank und freundliche Grüße |
| 30 Tage nach Rechnungsdatum: 14.06.22 |
| Mail 2: Betreff: 1. Mahnung zur Rechnung 1111 |
| Hallo Herr Kastomér,
leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom Datum2 (29.05.22) nicht reagiert. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von 100,50€ bis zum 29.06.22 auf unser Konto zu überweisen. Sofern Sie den Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen. Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen |
| 50 Tage nach Rechnungsdatum: 04.07.22 |
| Mail 3: Betreff: 2. Mahnung zur Rechnung 1111 vom Datum3 |
| Hallo Herr Kastomér,
trotz unserer Erinnerungen per E-Mail vom Datum2(29.05.22) und vom Datum3(15.06.22) konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen. Zur Zahlung offen sind folgende Beträge: Rechnungsbetrag 100,50 € Wir bitten Sie daher letztmalig, den fälligen Betrag bis zum Datum5 (18.07.22) unter Angabe der Rechnungsnummer auf unser Konto zu überweisen. Nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist sehen wir uns leider gezwungen, ohne erneute Aufforderung, gerichtliche Schritte gegen Sie einzuleiten. Mit freundlichen Grüßen |
| Letzter Schritt GM (gerichtliches Mahnverfahren einleiten) |
| my-vpa prüft ob Firma insolvent, wenn nicht, dann leiten wir Mahnverfahren ein |
