Fallbeispiel für Virtuelle Assistenz in HR-Teams
BACKOFFICE > HR-MANAGEMENT
Virtuelle Assistenz bei der Motionet AG
Die motionet AG muss für ihre Kund:innen häufig heterogene Projektteams zusammenstellen. Diese können aus festen- aber auch freien Mitarbeiter*innen bestehen und international besetzt sein. Hierbei kommt es vor allem darauf an, die richtige Chemie in den Teams zu finden. Das ist die die Grundlage für eine produktive und dauerhafte Zusammenarbeit und höchst förderlich für alle an die Abteilung gestellten Aufgaben. my-vpa unterstützt die HR-Abteilung dabei in folgenden Prozessen:
- kontinuierliches Pflegen der Freelancer-Datenbank
- Aktives Akquirieren von Kandidat*Innen in Foren und Sozialen Medien
- Aufbereitung von Bewerbungsmappen
- Erstellen von CVs und kundenspezifischen Portfolios nach Vorgabe
Über einen Datenaustausch-Ordner im my-vpa Owncloud-Speicher arbeiten die Virtuellen Assistent*innen direkt mit der HR-Abteilung zusammen. Projektaufgaben werden in der my-vpa Cloud Management Plattform eingestellt und die gearbeitete Zeit den Aufgaben zugeordnet direkt erfasst. So lassen sich auch Aufgaben, die VPAs für die Kund*innen der motionet AG erledigen, transparent abgerechnet werden. Die VPAs sind nicht nur Enabler, sondern direkt an der Wertschöpfung beteiligt.
Sicher und verschlüsselt
Unsere Cloud Management Plattform wird in einem deutschen Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt gehosted. Alle Assistent*Innen werden regelmäßig in Sicherheits und Verhaltensvorschriften unterwiesen und geschult. Wir sind selbstverständlich DSGVO-zertifiziert und setzen die Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) konsequent um.
Service-Level-Agreements
Wir sind für unser Kund*innen da, wenn sie uns brauchen. Wir bieten die Möglichkeit, Service-Level-Agreements (SLA) mit unserem virtuellen Assistenz-Service zu vereinbaren. In diesen SLA’s definieren wir gemeinsam, wann und in welcher Reaktionszeit unser Service auf gesetzte Anforderungen reagieren soll. Sprich uns dazu gerne jederzeit an.
Komplett in Abläufe integrierbar
Unsere Assistent*Innen können direkt in deinen Systemen arbeiten, wenn du es wünschst. Mithilfe von Virtuellen Desktops und VPN-Standleitungen loggen sich deine Virtuellen Assistent*innen direkt in deine Backoffice-Systeme ein und arbeiten in den für sie freigegeben Bereichen. Das reduziert die Fehlerquellen, sorgt für effiziente Abläufe und steigert von Beginn an die Produktivität.
Flexibilität und Kontinuität
Unser virtueller Assistenzservice ist für dich eine risikolose Lösung. Es entstehen keine Fixkosten und du kannst alle Services und Assistent*innen schnell an deine Bedarfe anpassen. Das System ist so flexibel wie unsere Assistent*Innen selbst. Da unser Service komplett gemanagt ist, musst du dich noch nicht einmal um Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen kümmern.
