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Fall­bei­spiel Vir­tu­el­le Assis­tenz bei Ver­la­gen

Der VAN Ver­lag aus Ber­lin gibt das wöchent­li­che VAN Maga­zin für klas­si­sche Musik­kul­tur in Deutsch­land und den USA her­aus. Neben dem Ver­kauf von Anzei­gen, finan­ziert sich der Ver­lag mit fünf Mitarbeiter*innen auch über den Ver­kauf von Abon­ne­ments für exklu­si­ve Arti­kel. Der Ver­lag nutzt Vir­tu­el­le Assistent*innen bei der Abo-Ver­wal­tung und der Rech­nungs­stel­lung.
Anwendungsfall für Virtuelle Assistenz im Verlag

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Vir­tu­el­le Assis­tenz beim Van Ver­lag

Für vie­le Auf­ga­ben ste­hen gera­de in klei­nen Unter­neh­men nicht aus­rei­chend Res­sour­cen zur Ver­fü­gung. Die Unter­neh­mens­füh­rung kann dann mög­li­cher­wei­se ver­zicht­ba­re Pro­zes­se eli­mi­nie­ren, oder Pflicht­auf­ga­ben wie die Buch­hal­tung ratio­na­li­sie­ren. In der vor­be­rei­ten­der Buch­hal­tung fal­len zahl­rei­che manu­el­le und zeit­rau­ben­de Pro­zes­sen an, die von Vir­tu­el­len Assistent*innen über­nom­men wer­den kön­nen. Der Van Ver­lag tut dies bei der

  • Erstel­lung von Rech­nun­gen, der
  • Prü­fung von Zah­lun­gen und dem
  • Vor­sor­tie­ren und Zusam­men­tra­gen von Rech­nun­gen

Die Vir­tu­el­len Assistent*innen wer­den dazu in die Unter­neh­mens-Pro­zes­se inte­griert und nut­zen die glei­chen Tools wie der Ver­lag, um zeit­rau­ben­de und müh­sa­me Arbei­ten zu mini­mie­ren. Durch die my-vpa Cloud und eine ein­fa­che Shared-Fol­der-Struk­tur in Drop­box arbei­ten VAN und der VPA bei der vor­be­rei­ten­den Buch­hal­tung und auch beim Manage­ment der Abon­nen­ten zusam­men.

Sicher und ver­schlüs­selt

Unse­re Cloud-Manage­ment-Platt­form läuft in einem deut­schen Hoch­si­cher­heits-Rechen­zen­trum in Frank­furt. Dei­ne vir­tu­el­len Assistent*innen wer­den regel­mä­ßig in Sicher­heits- und Ver­hal­tens­richt­li­ni­en geschult. my-vpa ist DSGVO-kon­form und setzt die Vor­ga­ben des Bun­des­amts für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) kon­se­quent um.

Naht­los inte­griert

Unse­re Assistent*innen arbei­ten direkt in dei­nen Sys­te­men – wenn du es wünschst. Mit vir­tu­el­len Desk­tops und VPN-Stand­lei­tun­gen bin­den wir unse­ren Vir­tu­el­len Assis­tenz­ser­vice naht­los in dei­ne Back­of­fice-Sys­te­me ein. So pro­fi­tierst du von mehr Pro­duk­ti­vi­tät ab der ers­ten Stun­de.

Ser­vice-Level-Agree­ment

Wir sind für dich da – wann und wie du uns brauchst. Mit Ser­vice-Level-Agree­ments (SLAs) kannst du genau fest­le­gen, wann und in wel­cher Reak­ti­ons­zeit unser Vir­tu­el­ler Assis­tenz­ser­vice auf dei­ne Anfor­de­run­gen reagie­ren soll. Sprich uns ein­fach an, wenn du dazu mehr erfah­ren möch­test.

Fle­xi­bel und effi­zi­ent

Unser Vir­tu­el­ler Assis­tenz­ser­vice ist für dich eine effi­zi­en­te Lösung. Ohne Fix­kos­ten erle­di­gen unse­re Assistent*innen dei­ne Auf­ga­ben fle­xi­bel und zuver­läs­sig. Der Ser­vice ist voll­stän­dig gema­nagt, sodass du dich nicht um Urlaubs- oder Krank­heits­ver­tre­tun­gen küm­mern musst.

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