Wel­che Vir­tu­el­le Assis­tenz Auf­ga­ben las­sen sich dele­gie­ren?

Vie­le Unternehmer:innen, Selbst­stän­di­ge und wach­sen­de Unter­neh­men ste­hen vor der glei­chen Her­aus­for­de­rung: Rou­ti­ne­auf­ga­ben fres­sen wert­vol­le Zeit, die eigent­lich für stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen oder das Wachs­tum genutzt wer­den soll­te. Genau hier kom­men Vir­tu­el­le Assistent*innen (VA) ins Spiel. Doch wel­che Vir­tu­el­le Assis­tenz Auf­ga­ben las­sen sich eigent­lich dele­gie­ren? Und wie kann eine vir­tu­el­le Assis­tenz dein Unter­neh­men spür­bar ent­las­ten? Hier fin­dest du eine über­sicht­li­che Lis­te mit typi­schen Auf­ga­ben­be­rei­chen – und erfährst, war­um sich der Ein­satz von Vir­tu­el­len Assistent*innen lohnt.

Admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten neh­men im Arbeits­all­tag oft viel Zeit in Anspruch. Eine Vir­tu­el­le Assis­tenz kann dir genau die­se Auf­ga­ben abneh­men, damit du dich auf dein Kern­ge­schäft kon­zen­trie­ren kannst.

• E‑Mail-Manage­ment: Post­ein­gang sor­tie­ren, E‑Mails beant­wor­ten, News­let­ter ver­sen­den
• Ter­min­pla­nung & Kalen­der­ver­wal­tung
• Rei­se­or­ga­ni­sa­ti­on & Buchung von Hotels oder Flü­gen
• Erstel­lung von Prä­sen­ta­tio­nen und Doku­men­ten
• Daten­pfle­ge & Abla­ge digi­ta­ler Doku­men­te
• Kun­den- und Lie­fe­ran­ten­kom­mu­ni­ka­ti­on

Kun­den­zu­frie­den­heit ist essen­zi­ell, doch pro­fes­sio­nel­ler Kun­den­ser­vice kos­tet Zeit. Mit einer Vir­tu­el­len Assis­tenz kannst du dei­ne Erreich­bar­keit erhö­hen, ohne selbst stän­dig ver­füg­bar sein zu müs­sen.

• Beant­wor­tung von Kun­den­an­fra­gen per E‑Mail, Chat oder Tele­fon
• Rekla­ma­ti­ons­ma­nage­ment & Retou­ren­ab­wick­lung
• Betreu­ung von Social-Media-Kanä­len & Com­mu­ni­ty-Manage­ment
• Ver­wal­tung von Sup­port-Tickets & Help­desk-Sys­te­men

Social Media und Mar­ke­ting sind wich­tig für die Sicht­bar­keit dei­nes Unter­neh­mens, aber die regel­mä­ßi­ge Con­tent-Erstel­lung kos­tet Zeit. VA kön­nen vie­le Mar­ke­ting-Auf­ga­ben über­neh­men und dei­nen Online-Auf­tritt stär­ken.

• Redak­ti­ons­plan für Social Media erstel­len
• Inhal­te für Lin­ke­dIn, Insta­gram, Face­book & Co. vor­be­rei­ten
• Pos­tings ver­öf­fent­li­chen & Com­mu­ni­ty-Manage­ment über­neh­men
• Hash­tag-Recher­che & Trend­ana­ly­se
• Influen­cer- und Part­ner­re­cher­che
• Wer­be­kam­pa­gnen auf­set­zen (Meta Ads, Goog­le Ads)

Zah­len, Rech­nun­gen und Buch­hal­tung sind für vie­le eine unge­lieb­te Pflicht. Vir­tu­el­le Assis­ten­zen kön­nen dich hier zuver­läs­sig unter­stüt­zen.

• Rech­nun­gen erstel­len & ver­sen­den
• Ein­gangs­rech­nun­gen ver­wal­ten & Zah­lungs­fris­ten über­wa­chen
• Bele­ge & Trans­ak­tio­nen vor­be­rei­ten (z. B. für den Steu­er­be­ra­ter)
• Aus­ga­ben & Bud­gets tra­cken

Ob Markt­ana­ly­sen, Wett­be­werbs­ver­glei­che oder Preis­re­cher­chen – eine Vir­tu­el­le Assis­tenz kann dir in kür­zes­ter Zeit genau die Infor­ma­tio­nen lie­fern, die du brauchst.

• Markt- und Wett­be­werbs­re­cher­chen
• Preis­ver­glei­che & Lie­fe­ran­ten­re­cher­che
• Ziel­grup­pen- und Bran­chen­ana­ly­sen
• Erstel­lung von Lis­ten & Daten­auf­be­rei­tung

Ver­triebs­teams sind dar­auf ange­wie­sen, kon­stant neue Kon­tak­te zu gene­rie­ren. VA unter­stüt­zen dich dabei, qua­li­fi­zier­te Leads zu fin­den und poten­zi­el­le Kund:innen anzu­spre­chen.

• Recher­che & Erfas­sung poten­zi­el­ler Kun­den
• Erstel­lung & Pfle­ge von CRM-Daten­ban­ken
• Ver­sand & Fol­low-ups von Sales-E-Mails
• Ter­min­ver­ein­ba­run­gen für Erst­ge­sprä­che

Nicht nur geschäft­li­che, son­dern auch pri­va­te Auf­ga­ben kannst du dele­gie­ren. So gewinnst du wert­vol­le Zeit für die wirk­lich wich­ti­gen Din­ge.

• Online-Ein­käu­fe & Bestel­lun­gen täti­gen
• Tisch­re­ser­vie­run­gen & Event­bu­chun­gen orga­ni­sie­ren
• Recher­che für Frei­zeit­ak­ti­vi­tä­ten oder Urlaubs­pla­nung

Egal, ob du Zeit spa­ren, dein Unter­neh­men ska­lie­ren oder ein­fach effi­zi­en­ter arbei­ten willst – eine Vir­tu­el­le Assis­tenz kann genau dort ent­las­ten, wo es für dich am meis­ten Sinn macht. Die Zusam­men­ar­beit funk­tio­niert fle­xi­bel und bedarfs­ge­recht: Du ent­schei­dest, ob du Unter­stüt­zung für weni­ge Stun­den pro Woche oder ein gan­zes Team benö­tigst. Bei my-vpa hel­fen wir dir, genau die rich­ti­ge VA für dei­ne Anfor­de­run­gen zu fin­den. Hast du Fra­gen oder möch­test du her­aus­fin­den, wel­che Vir­tu­el­le Assis­tenz Auf­ga­ben du aus­la­gern kannst? Kon­tak­tie­re uns – wir bera­ten dich ger­ne!