Wel­che Skills brau­chen Vir­tu­el­le Assis­ten­ten?

Orga­ni­sa­to­ri­sche & Admi­nis­tra­ti­ve Skills

• E‑Mail-Manage­ment (Out­look, Gmail)
• Ter­min­pla­nung & Kalen­der­ver­wal­tung (Goog­le Calen­dar, Calend­ly)
• Daten­pfle­ge & Doku­men­ten­ver­wal­tung (Goog­le Dri­ve, Drop­box, One­Dri­ve)
• Rei­se­bu­chun­gen & Event­pla­nung

Kom­mu­ni­ka­ti­on & Kun­den­ser­vice

• Pro­fes­sio­nel­ler Umgang mit Kund:innen per E‑Mail & Tele­fon
• Erfah­rung mit Sup­port-Sys­te­men (z. B. Zen­desk, Fresh­desk, Hub­S­pot)
• Siche­res Ver­fas­sen von Tex­ten & Nach­rich­ten
• Mehr­spra­chig­keit als Plus­punkt

Social Media Manage­ment

• Pla­nung & Pos­ting von Inhal­ten (z. B. Hoot­suite, Buf­fer, Meta Busi­ness Suite)
• Com­mu­ni­ty Manage­ment & Inter­ak­ti­on
• Basis­wis­sen zu Social Media Ads & Kam­pa­gnen

Buch­hal­tung & Rech­nungs­we­sen

• Rech­nungs­stel­lung & Mahn­we­sen (z. B. Lexof­fice, Sev­Desk)
• Basis­wis­sen in Buch­hal­tungs­soft­ware (Datev, Quick­Books)
• Spe­sen­ma­nage­ment & Bud­get­über­wa­chung

Recher­che & Daten­ana­ly­se

• Markt- und Wett­be­werbs­re­cher­chen
• Daten­auf­be­rei­tung & Ana­ly­se (Excel, Goog­le Sheets)
• Erstel­len von Berich­ten & Prä­sen­ta­tio­nen

Tech­ni­sches Know-how & Auto­ma­ti­sie­rung

• Grund­kennt­nis­se in Web­site-Manage­ment (z. B. Word­Press, Shop­i­fy, Wix)
• Erfah­rung mit No-Code/­Low-Code-Tools (z. B. Zapier, Air­ta­ble)
• Ver­ständ­nis für ein­fa­che Auto­ma­ti­sie­run­gen & Work­flows

Nicht jede VA muss alle Skills mit­brin­gen. Je nach Spe­zia­li­sie­rung kann der Fokus auf bestimm­ten Berei­chen lie­gen – z. B. Kun­den­ser­vice, Back­of­fice oder Mar­ke­ting.

Neben den tech­ni­schen Fähig­kei­ten sind es oft die Soft Skills, die eine Vir­tu­el­le Assis­tenz beson­ders wert­voll machen.

• Selbst­stän­dig­keit & Eigen­ver­ant­wor­tung – Vir­tu­el­le Assis­ten­zen arbei­ten remo­te – das bedeu­tet, sie müs­sen sich selbst orga­ni­sie­ren, zuver­läs­sig arbei­ten und eigen­stän­dig Lösun­gen fin­den.
• Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stär­ke & Kun­den­ori­en­tie­rung – Eine gute VA kann klar kom­mu­ni­zie­ren, aktiv zuhö­ren und sich auf ver­schie­de­ne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­sti­le ein­stel­len.
• Fle­xi­bi­li­tät & Anpas­sungs­fä­hig­keit – Je nach Bran­che kann sich die Arbeit eines VA schnell ändern. Eine gute Vir­tu­el­le Assis­tenz bleibt fle­xi­bel und stellt sich auf neue Anfor­de­run­gen eins.
• Ver­trau­lich­keit & Dis­kre­ti­on – Vie­le VA haben Zugang zu sen­si­blen Unter­neh­mens­da­ten. Ver­ant­wor­tungs­be­wusst­sein und Dis­kre­ti­on sind essen­zi­ell, um Ver­trau­en auf­zu­bau­en.
• Pro­blem­lö­sungs­fä­hig­keit & Pro­ak­ti­vi­tät – Eine Vir­tu­el­le Assis­tenz soll­te nicht nur auf Anwei­sun­gen war­ten, son­dern aktiv mit­den­ken, Lösun­gen vor­schla­gen und Pro­zes­se opti­mie­ren.

Soft Skills sind oft wich­ti­ger als rei­ne Fach­kennt­nis­se – denn eine fle­xi­ble, ver­läss­li­che und kom­mu­ni­ka­ti­ons­star­ke VA kann sich vie­le Hard Skills schnell aneig­nen.

Unter­neh­men & Selbst­stän­di­ge:

1. Über­le­ge dir genau, wel­che Auf­ga­ben du aus­la­gern möch­test
2. Defi­nie­re die wich­tigs­ten Hard- und Soft Skills für dei­ne VA
3. Nut­ze pro­fes­sio­nel­le VA-Platt­for­men, um geprüf­te Assis­ten­zen zu fin­den (z. B. my-vpa)
4. Star­te mit einem klei­nen Test­pro­jekt, um die Zusam­men­ar­beit aus­zu­pro­bie­ren

Vir­tu­el­le Assis­ten­zen & Free­lan­cer:

1. Über­le­ge dir, in wel­chem Bereich du dich spe­zia­li­sie­ren möch­test
2. Baue dei­ne tech­ni­schen Skills gezielt aus (z. B. durch Online-Kur­se)
3. Stär­ke dei­ne Soft Skills, beson­ders Kom­mu­ni­ka­ti­on & Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on
4. Prä­sen­tie­re dei­ne Fähig­kei­ten & Erfah­run­gen pro­fes­sio­nell, z. B. auf Lin­ke­dIn oder in einer Online-Map­pe

Eine erfolg­rei­che Vir­tu­el­le Assis­tenz kom­bi­niert tech­ni­sche Fähig­kei­ten mit per­sön­li­chen Stär­ken. Wäh­rend Hard Skills wie E‑Mail-Manage­ment, Social Media oder Buch­hal­tung je nach Spe­zia­li­sie­rung vari­ie­ren, sind Soft Skills wie Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­keit, Eigen­in­itia­ti­ve und Zuver­läs­sig­keit immer ent­schei­dend.

• Unter­neh­men pro­fi­tie­ren von einer VA, wenn sie für Auf­ga­ben die rich­ti­gen Anfor­de­run­gen defi­nie­ren.
• Vir­tu­el­le Assis­ten­zen kön­nen sich durch geziel­te Wei­ter­bil­dung und pro­fes­sio­nel­les Auf­tre­ten erfolg­reich posi­tio­nie­ren.

Du möch­test eine Vir­tu­el­le Assis­tenz fin­den oder selbst als VA star­ten? Wir bera­ten dich ger­ne und fin­de die pas­sen­de Unter­stüt­zung für dei­nen Busi­ness!