Was ist ein Vir­tu­el­ler Assis­tent?

Ein Vir­tu­el­ler Assis­tent ist eine remo­te arbei­ten­de Fach­kraft, die Unter­neh­men, Selbst­stän­di­ge oder Teams bei ver­schie­de­nen Auf­ga­ben unter­stützt – ganz ohne fes­te Anstel­lung und ohne phy­si­sche Anwe­sen­heit im Büro. VAs arbei­ten orts­un­ab­hän­gig, oft von zuhau­se oder aus Co-Working-Spaces, und über­neh­men typi­sche Auf­ga­ben, die sonst eine Assis­tenz oder eine Fach­kraft im Unter­neh­men erle­di­gen wür­de.

Die Tätig­kei­ten eines VA sind viel­fäl­tig und rei­chen von admi­nis­tra­ti­ven Auf­ga­ben (z. B. Ter­min­pla­nung, E‑Mail-Manage­ment, Rei­se­bu­chun­gen) über Kun­den­ser­vice, Daten­pfle­ge oder Social Media Manage­ment bis hin zu spe­zia­li­sier­ten Tätig­kei­ten wie Buch­hal­tung oder Pro­jekt­ma­nage­ment. Wäh­rend eini­ge Vir­tu­el­le Assistent:innen als Free­lan­cer tätig sind, arbei­ten ande­re über Platt­for­men oder spe­zia­li­sier­te Agen­tu­ren wie my-vpa, wo Kund:innen gezielt VAs mit pas­sen­den Qua­li­fi­ka­tio­nen und Ver­füg­bar­kei­ten fin­den kön­nen.

Die Zusam­men­ar­beit mit Vir­tu­el­len Assistent:innen bie­tet eine Rei­he von Vor­tei­len – vor allem für Unter­neh­men, die fle­xi­bel wach­sen, Pro­zes­se effi­zi­en­ter gestal­ten und Kos­ten spa­ren möch­ten.

Vir­tu­el­le Assis­ten­ten sind fle­xi­bel

• Vir­tu­el­le Assis­ten­ten sind sofort ver­füg­bar, ohne dass lang­wie­ri­ge Bewer­bungs­pro­zes­se oder Ein­ar­bei­tun­gen not­wen­dig sind.
• Sie arbei­ten orts­un­ab­hän­gig, was eine Zusam­men­ar­beit über ver­schie­de­ne Zeit­zo­nen hin­weg ermög­licht.
• Unter­neh­men kön­nen je nach Bedarf zwi­schen ver­schie­de­nen Spezialist:innen wech­seln und gezielt für bestimm­te Auf­ga­ben Unter­stüt­zung buchen.

Du kannst dein Geschäft ska­lie­ren

• Der Umfang der Zusam­men­ar­beit kann jeder­zeit ange­passt wer­den – ob für ein­zel­ne Stun­den, pro­jekt­be­zo­gen oder lang­fris­tig.
• Beson­ders in Sai­son­spit­zen oder bei hoher Auf­trags­la­ge las­sen sich Teams aus Vir­tu­el­len Assis­ten­ten schnell ver­ggrö­ßern.
• Unter­neh­men müs­sen kei­ne lang­fris­ti­gen Ver­trä­ge ein­ge­hen und kön­nen fle­xi­bel auf Markt­ver­än­de­run­gen reagie­ren.

Stei­ge­re Pro­duk­ti­vi­tät und Effi­zi­enz

• Kei­ne Fix­kos­ten für Büro­räu­me, IT oder Sozi­al­leis­tun­gen, da VAs selbst­stän­dig arbei­ten.
• Abrech­nung erfolgt in der Regel auf Stun­den­ba­sis oder nach Pro­jekt, sodass nur gezielt benö­tig­te Arbeits­zeit bezahlt wird.

End­lich auf das wesent­li­che fokus­sie­ren

• Indem du repe­ti­ti­ve Auf­ga­ben an einen Vir­tu­el­len Assis­ten­ten aus­la­gerst, gewinnst du Zeit für stra­te­gi­sche The­men, Wachs­tum oder schaffst Din­ge weg, die du lan­ge vor dir her­schiebst.
• Beson­ders Gründer*innen und klei­ne Teams pro­fi­tie­ren davon, sich auf ihre Kern­auf­ga­ben zu kon­zen­trie­ren, wäh­rend admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten dele­giert wer­den.

Spe­zia­li­sie­rung abso­lut güns­tig ein­kau­fen

• VIe­le Vir­tu­el­le Assis­ten­ten haben oft mehr­jäh­ri­ge Erfah­rung in bestimm­ten Fach­be­rei­chen wie Online-Mar­ke­ting, Gra­fik­de­sign oder der Kun­den­be­treu­ung.
• Unter­neh­men kön­nen gezielt Spezialist*innen ein­set­zen, ohne die­se lang­fris­tig anstel­len zu müs­sen.

Obwohl Vir­tu­el­le Assistent:innen vor allem mit dem digi­ta­len Wan­del an Bedeu­tung gewon­nen haben, gibt es das Kon­zept bereits seit den 1990er Jah­ren. Der Begriff „Vir­tu­al Assistant“ wur­de erst­mals im Zusam­men­hang mit Remo­te-Arbeits­mo­del­len in den USA ver­wen­det. Ursprüng­lich waren VAs vor allem per­sön­li­che Assis­ten­zen für Füh­rungs­kräf­te, die sich durch Tele­fon- und E‑Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on unter­stütz­ten.

Mit dem Auf­stieg des Inter­nets und cloud­ba­sier­ter Tech­no­lo­gien wur­de es zuneh­mend ein­fa­cher, VAs für ver­schie­dens­te Auf­ga­ben­be­rei­che ein­zu­set­zen. Heu­te sind sie fes­ter Bestand­teil moder­ner Arbeits­mo­del­le – sowohl für klei­ne Start-ups als auch für gro­ße Unter­neh­men, die ihre Pro­zes­se agi­ler gestal­ten wol­len.

Wenn du wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben aus­la­gern, Zeit spa­ren und effi­zi­en­ter arbei­ten möch­test, kann ein Vir­tu­el­ler Assis­tent eine wert­vol­le Unter­stüt­zung sein. Ob für admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten, Kun­den­ser­vice oder spe­zi­fi­sche Fach­auf­ga­ben – die Zusam­men­ar­beit mit VAs ist fle­xi­bel, effi­zi­ent und unbü­ro­kra­tisch und ohne lan­gen Vor­lauf umsetz­bar. Falls du wis­sen möch­test, wie eine Zusam­men­ar­beit mit my-vpa aus­sieht oder wel­che Assistent:innen am bes­ten zu dei­nem Bedarf pas­sen, sprich uns ger­ne an!