Beschleu­ni­ge dei­ne Work­flows

Für jeg­li­che Auf­ga­ben, die einen tele­fo­ni­schen Anruf erfor­dern, sind jeweils 15 Minu­ten Gesprächs­zeit je Arbeits­stun­de inklu­diert. Für Auf­ga­ben, die mehr als 15 Minu­ten je Arbeits­stun­de tele­fo­nie­ren erfor­dern, erhöht sich der Stun­den­satz um den Fak­tor 0,2 für Tele­fo­na­te inner­halb Deutsch­lands – und um den Fak­tor 0,3 für Tele­fo­na­te inner­halb der EU. Für Anru­fe außer­halb der EU erstel­len wir dir ein indi­vi­du­el­les Ange­bot.

Bei­spiel:

Du hast ein 100er Stun­den­pa­ket mit einem Stun­den­satz von 19,90 € erworben.15 Minu­ten Gesprächs­zeit je Arbeits­stun­de inklu­diert
Dein VPA tele­fo­niert eine Stun­de lang für dich nach Deutsch­land.
Wir berech­nen dir für die­se Auf­ga­be 19,90 € x 1 x 1,2 = 23,88 €.
Für die Tele­fon­kos­ten berech­nen wir dir also 3,98 € pro Stun­de.

Bei lau­fen­den Auf­ga­ben, die an bestimm­ten Tagen bear­bei­tet wer­den sol­len, erle­digt dein Vir­tu­el­ler Assis­tent die Auf­ga­be fle­xi­bel und ein­ma­lig inner­halb von 24 Stun­den an einem der defi­nier­ten Tage. Durch Buchung die­ses Add-ons “Fes­te Schich­ten & Zeit­räu­me” kannst du die Bear­bei­tung auf einen bestimm­ten Tages­zeit­raum oder Tages­zeit­punkt fest­le­gen. Damit der VPA zu den ver­ein­bar­ten Zei­ten exklu­siv für dich zur Ver­fü­gung steht, beträgt bei “Fes­ten Schich­ten & Zeit­räu­men” die Min­dest­ar­beits­zeit je ver­ein­bar­ten Wochen­tag eine Arbeits­stun­de. Die Stor­nie­rungs­frist beträgt bit­te 2 Wochen im Vor­aus.

Bei­spiel: Dein VPA soll Mon­tag bis Frei­tag jeweils 1x am Tag einen E‑Mail-Account bear­bei­ten.

• Opti­on 1 frei | Dein VPA ist völ­lig frei, wann am Tag er die E‑Mails bear­bei­tet. Für die­sen Fall ist die Buchung des Add-ons “Fes­te Schich­ten & Zeit­räu­me” nicht not­wen­dig. Abrech­nung: Die Arbeits­zeit, die für die Bear­bei­tung anfällt.
• Opti­on 2 fes­te Uhr­zeit | Dein VPA soll die E‑Mails von Mo-Fr um 10 Uhr bear­bei­ten. Für die­sen Fall ist die Buchung des Add-ons “Fes­te Schich­ten & Zeit­räu­me” not­wen­dig.
  Abrech­nung: Min­des­tens 1 Arbeits­stun­de, maxi­mal die Arbeits­zeit, die dar­über hin­aus anfällt.
• Opti­on 3 fes­ter Zeit­raum | Dein VPA soll die E‑Mails von Mo-Fr im Zeit­raum 8–14 Uhr bear­bei­ten. Für die­sen Fall ist die Buchung des Add-ons “Fes­te Schich­ten & Zeit­räu­me” not­wen­dig. Abrech­nung: Min­des­tens 1 Arbeits­stun­de, maxi­mal die Arbeits­zeit, die dar­über hin­aus anfällt.
• Opti­on 4 fes­te Schicht | Dein VPA soll von Mo-Fr immer von 10–13 Uhr dei­ne E‑Mails bear­bei­ten. Für die­sen Fall ist die Buchung des Add-ons “Fes­te Schich­ten & Zeit­räu­me” not­wen­dig. Abrech­nung: 3 Arbeits­stun­den pro Tag.

Wenn du dei­ne dazu­ge­hö­ri­ge Auf­ga­be nach Regis­trie­rung bei uns in der App ein­stellst, bit­ten wir dich um eine kur­ze Infor­ma­ti­on in der Auf­ga­ben­be­schrei­bung, für wel­che der 4 Optio­nen du dich ent­schie­den hast. Wir wei­sen dir dar­auf­hin anhand dei­ner Infor­ma­tio­nen einen pas­sen­den Vir­tu­el­len Assis­ten­ten zu.

Benö­tigst du kurz­fris­tig die Fer­tig­stel­lung einer Auf­ga­be über das Wochen­en­de oder hast Auf­ga­ben, die spe­zi­ell an Wochen­en­den oder Fei­er­ta­gen erle­digt wer­den sol­len?
Für die­sen Fall kannst du die Bear­bei­tung der Auf­ga­ben an Wochen­en­den und Fei­er­ta­gen mit einer Vor­lauf­zeit von 3 Werk­ta­gen beauf­tra­gen. Die­se Tätig­kei­ten wer­den mit einem 1,7‑fachen Stun­den­satz abge­rech­net.

Sor­ge für ein ein­heit­li­ches und pro­fes­sio­nel­les Erschei­nungs­bild und stär­ke dei­ne Mar­ke durch einen kon­sis­ten­ten Außen­auf­tritt. Mit die­sem Add-on stellst du sicher, dass alle vir­tu­el­len Assistent:innen ein­heit­lich und pro­fes­sio­nell auf­tre­ten. Sie prä­sen­tie­ren sich visu­ell und kom­mu­ni­ka­tiv im Ein­klang mit dei­ner Cor­po­ra­te Iden­ti­ty. Ob E‑Mails, Prä­sen­ta­tio­nen oder all­ge­mei­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on – durch ein ein­heit­li­ches Cor­po­ra­te Design wirkt dein Unter­neh­men gegen­über Kund:innen, Partner:innen und Mit­ar­bei­ten­den authen­tisch und pro­fes­sio­nell. Das stärkt das Ver­trau­en in dein Unter­neh­men und unter­stützt die Wahr­neh­mung bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen.

Durch das Add-on „API An- und Ein­bin­dung“ inte­grierst du my-vpa naht­los in dei­ne bestehen­de Soft­ware- und Sys­tem­land­schaft. Die auto­ma­ti­sier­te Ver­bin­dung sorgt dafür, dass Daten zwi­schen dei­nen inter­nen Tools und den my-vpa-Assistent*innen effi­zi­ent und feh­ler­frei über­tra­gen wer­den.

Das bedeu­tet weni­ger manu­el­le Ein­ga­ben, gerin­ge­re Feh­ler­quo­ten und kür­ze­re Bear­bei­tungs­zei­ten. Dei­ne vir­tu­el­len Assistent*innen kön­nen Infor­ma­tio­nen direkt aus dei­nen Sys­te­men bezie­hen oder Ergeb­nis­se auto­ma­ti­siert an die­se zurück­mel­den. Das spart Zeit und erhöht die Pro­zess­qua­li­tät.

Durch den geziel­ten Ein­satz von APIs gewinnst du eine lang­fris­ti­ge, fle­xi­ble und siche­re Grund­la­ge, um Pro­zes­se ska­lie­ren oder erwei­tern zu kön­nen.

Mit dem Add-on „SSO / VPN-Anbin­dung“ grei­fen dei­ne vir­tu­el­len Assistent*innen sicher und kom­for­ta­bel auf dei­ne Unter­neh­mens­res­sour­cen zu. Durch die Nut­zung bestehen­der Unter­neh­mens-Accounts über Sin­gle Sign-On (SSO) ent­fällt die Ver­wal­tung zusätz­li­cher Zugangs­da­ten. Dies mini­miert admi­nis­tra­ti­ve Auf­ga­ben, ver­ein­facht die Benut­zer­ver­wal­tung und redu­ziert den Sup­port-Auf­wand dau­er­haft.

Die VPN-Ver­bin­dung sorgt außer­dem für einen ver­schlüs­sel­ten, abge­si­cher­ten Daten­trans­fer. So erhöhst du den Schutz sen­si­bler Infor­ma­tio­nen ent­schei­dend. Die Kom­bi­na­ti­on aus SSO und VPN bie­tet somit opti­ma­le Sicher­heit bei gleich­zei­tig redu­zier­tem admi­nis­tra­ti­vem Auf­wand.

Mit dem Add-on „Abrech­nungs­ser­vice“ erhältst du eine indi­vi­du­ell auf dein Unter­neh­men abge­stimm­te Abrech­nung. Sämt­li­che Leis­tun­gen wer­den nach dei­nen inter­nen Vor­ga­ben, bei­spiels­wei­se nach Kos­ten­stel­len, abge­rech­net. Dies ermög­licht dir eine voll­stän­di­ge Trans­pa­renz und bes­se­re Kon­trol­le über dei­ne Bud­gets und Aus­ga­ben.

Dank der auto­ma­ti­sier­ten Rech­nungs­stel­lung sinkt der admi­nis­tra­ti­ve Auf­wand erheb­lich. Du sparst Zeit und ver­mei­dest alle poten­zi­el­le Feh­ler, die bei manu­el­len Pro­zes­sen auf­tre­ten könn­ten. Gleich­zei­tig gewinnst du einen kla­ren Über­blick über sämt­li­che Kos­ten­po­si­tio­nen und kannst dein Bud­get opti­mie­ren.

Das Add-on bie­tet dei­nen vir­tu­el­len Assistent*innen eine geschütz­te, voll­stän­dig unter­neh­mens­ei­ge­ne Arbeits­um­ge­bung. Sämt­li­che Auf­ga­ben wer­den auf einer zen­tral ver­wal­te­ten Platt­form bear­bei­tet, die durch erhöh­te Sicher­heits­stan­dards geschützt ist. So stellst du sicher, dass sen­si­ble Unter­neh­mens­da­ten jeder­zeit sicher blei­ben und effek­tiv geschützt sind.

Zudem schafft der vir­tu­el­le Desk­top ein­heit­li­che Arbeits­be­din­gun­gen. Alle Assistent*innen ver­fü­gen über die­sel­ben Soft­ware-Ver­sio­nen und Zugriffs­mög­lich­kei­ten. Dies erleich­tert nicht nur die Zusam­men­ar­beit, son­dern stellt auch sicher, dass Auf­ga­ben stan­dar­di­siert und zuver­läs­sig bear­bei­tet wer­den.

Inte­grie­re unse­re Ser­vices direkt in dei­ne bestehen­den Web­an­wen­dun­gen. Dadurch erhal­ten dei­ne Mit­ar­bei­ten­den und du unmit­tel­ba­ren Zugriff auf eure vir­tu­el­len Assistent*innen, ohne zusätz­li­che Soft­ware instal­lie­ren oder sepa­ra­te Log­in-Pro­zes­se durch­lau­fen zu müs­sen.

Dank der direk­ten Ein­bin­dung über ein ein­fach zu imple­men­tie­ren­des HTML Snip­pet opti­mierst du so dei­ne Abläu­fe: Auf­ga­ben kön­nen schnel­ler dele­giert, Sta­tus-Updates kom­for­ta­bel ein­ge­se­hen und rele­van­te Infor­ma­tio­nen unmit­tel­bar aus­ge­tauscht wer­den.

Wir ermög­li­chen dir und dei­nem Team eine voll­stän­dig unab­hän­gi­ge Chat-Umge­bung für die inter­ne und exter­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on. Die Nut­zung eines eige­nen Matrix-Ser­vers garan­tiert nicht nur DSGVO-Kon­for­mi­tät, son­dern auch maxi­ma­le Kon­trol­le über alle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ab­läu­fe und gespei­cher­ten Daten.

Durch Ende-zu-Ende-Ver­schlüs­se­lung wer­den ins­be­son­de­re sen­si­ble Infor­ma­tio­nen zuver­läs­sig geschützt. Dei­ne vir­tu­el­len Assistent*innen und Mit­ar­bei­ten­den tau­schen sich dabei in einer siche­ren, geschütz­ten Umge­bung aus, ohne dass Infor­ma­tio­nen über exter­ne Dritt­an­bie­ter flie­ßen. Das erhöht den Daten­schutz erheb­lich und stärkt die Ver­trau­ens­wür­dig­keit gegen­über Kund*innen, Partner*innen und Mitarbeiter*innen.

Die­ses Add-on bie­tet dir und dei­nen vir­tu­el­len Assistent*innen Sicher­heit bei der Ein­hal­tung spe­zi­fi­scher Bran­chen­stan­dards oder inter­ner Richt­li­ni­en. Durch indi­vi­du­ell defi­nier­te Com­pli­ance-Maß­nah­men senkst du das Risi­ko von Daten­schutz­ver­stö­ßen deut­lich und stellst eine lücken­lo­se Umset­zung regu­la­to­ri­scher Vor­ga­ben sicher.

Alle Maß­nah­men wer­den trans­pa­rent doku­men­tiert und sind jeder­zeit audi­tier­bar. Damit bist du opti­mal vor­be­rei­tet auf inter­ne oder exter­ne Prü­fun­gen und stärkst das Ver­trau­en gegen­über Kund*innen, Partner*innen und Mit­ar­bei­ten­den.

Mit dem Add-on „Mehr Sto­rage / Back­up für Sto­rage“ erhältst du erwei­ter­ten Spei­cher­platz, um wich­ti­ge Unter­neh­mens­da­ten und Doku­men­te zuver­läs­sig abzu­le­gen. Zusätz­lich pro­fi­tierst du von auto­ma­ti­schen Back­ups, die dei­ne Daten kon­ti­nu­ier­lich und red­un­dant sichern.

Dank die­ser red­un­dan­ten Spei­che­rung mini­mierst du das Risi­ko eines Daten­ver­lus­tes erheb­lich. Soll­te es zu einem Zwi­schen­fall kom­men, kannst du jeder­zeit auf gesi­cher­te Ver­sio­nen dei­ner Daten zurück­grei­fen. Dies erhöht die Daten­si­cher­heit, garan­tiert Ver­füg­bar­keit und bie­tet dir die Gewiss­heit, dass dei­ne Infor­ma­tio­nen opti­mal geschützt sind.