Iden­ti­fi­zie­re und eli­mi­nie­re ungüns­ti­ge Pro­zes­se

Der ers­te Schritt in der Pro­zess­ana­ly­se besteht dar­in, genau zu bestim­men, wel­che Abläu­fe bewer­tet wer­den müs­sen. Dazu lohnt sich eine gründ­li­che Über­prü­fung der Unter­neh­mens­ab­läu­fe, ins­be­son­de­re in Berei­chen, in denen noch vie­le manu­el­le Pro­zes­se genutzt wer­den. Typi­sche Bei­spie­le sind: Daten­ein­ga­be, Doku­men­ten­ma­nage­ment oder der Kun­den­dienst.

Sobald die rele­van­ten Pro­zes­se iden­ti­fi­ziert sind, soll­ten sie hin­sicht­lich Effi­zi­enz und Kos­ten bewer­tet wer­den. Durch die Daten­ana­ly­se wird schnell sicht­bar, wel­che Pro­zes­se beson­ders zeit- und kos­ten­in­ten­siv sind. Wich­ti­ge Fra­gen dabei sind:

• Wie lan­ge dau­ert der Pro­zess?
• Wie vie­le Mit­ar­bei­ten­de sind invol­viert?
• Wel­che Kos­ten ent­ste­hen dabei?

Ein zen­tra­ler Bestand­teil der Pro­zess­ana­ly­se ist das Ver­ständ­nis des Auf­ga­ben- und Daten­flus­ses. Ein Pro­zess­ab­lauf­dia­gramm kann hel­fen, alle Schrit­te über­sicht­lich dar­zu­stel­len: Wer ist für wel­chen Schritt ver­ant­wort­lich? Wie wer­den Daten wei­ter­ge­ge­ben? So las­sen sich Eng­päs­se iden­ti­fi­zie­ren und Poten­zia­le für Auto­ma­ti­sie­rung erken­nen.

Neben der rei­nen Pro­zess­struk­tur ist es eben­falls ele­men­tar, die betei­lig­ten Per­so­nen inklu­si­ve ihre Rol­le im Unter­neh­men zu ver­ste­hen. Wel­che Qua­li­fi­ka­tio­nen sind erfor­der­lich? Läuft der Pro­zess opti­mal, oder sind Ände­run­gen in der Orga­ni­sa­ti­on nötig?

Nach die­ser Ana­ly­se las­sen sich gezielt Maß­nah­men zur Auto­ma­ti­sie­rung und Opti­mie­rung ein­füh­ren. Dazu kann der Ein­satz neu­er Tech­no­lo­gien gehö­ren, etwa Auto­ma­ti­sie­rungs­soft­ware (my-vpa setzt hier auf die Open-Source-Platt­form n8n) oder die Aus­la­ge­rung ein­zel­ner oder gan­zer Geschäfts­pro­zes­se an einen Dritt­an­bie­ter wie my-vpa. Die­se Opti­mie­run­gen kön­nen den manu­el­len Auf­wand deut­lich redu­zie­ren, was sowohl Kos­ten spart als auch die Effi­zi­enz stei­gert.

Wich­tig zu wis­sen: Pro­zess­ana­ly­se ist kein ein­ma­li­ges Pro­jekt, son­dern ein kon­ti­nu­ier­li­cher Pro­zess. Unter­neh­men soll­ten ihre Abläu­fe regel­mä­ßig neu bewer­ten, ins­be­son­de­re wenn sich Geschäfts­be­din­gun­gen ändern oder neue Tech­no­lo­gien ver­füg­bar wer­den.