Erfah­rungs­be­rich­te Vir­tu­el­ler Assistent*innen

Hal­lo Eli­sa­beth, wie bist du zu my-vpa gekom­men?

Ich bin seit dem ver­gan­ge­nen Jahr selbst­stän­dig. Mit mei­nem Büro­ser­vice habe ich anfangs für einen Auf­trag­ge­ber gear­bei­tet und dann gemerkt: Jetzt bin ich ja selbst­stän­dig – das ist nicht alles. Irgend­wie möch­te ich doch noch ein paar mehr Auf­trag­ge­ber haben. Ich habe dann im Inter­net ein wenig geforscht, was ich in mei­ner Selbst­stän­dig­keit mit einem Büro­ser­vice so machen kann, und bin auf die vir­tu­el­le Assis­tenz gesto­ßen. Ich habe mich infor­miert und dann eine Bewer­bung an my-vpa geschrie­ben, und bin ange­nom­men wor­den.

Was für eine Aus­bil­dung oder Berufs­er­fah­rung hast du?

Ich bin gelern­te Kauf­frau für Büro­kom­mu­ni­ka­ti­on und habe auch in ver­schie­de­nen Berei­chen in die­sem Beruf gear­bei­tet. Sei es in der Buch­hal­tung, im Back­of­fice, Front­desk – also all die Berei­che von Büro­ar­beit, die der Beruf so abdeckt, habe ich durch­lau­fen. Durch mei­ne Aus­bil­dung brin­ge ich also Erfah­rung in vie­len Berei­chen mit.

Wie sieht denn ein typi­scher Tages­ab­lauf als VPA bei dir aus? Gibt es über­haupt einen typi­schen Tages­ab­lauf, oder sind die Auf­ga­ben so unter­schied­lich, dass jeder Tag ein­zig­ar­tig ist?

Da gibt’s tat­säch­lich einen Ablauf. Ich habe ja auch zwei Kin­der, von daher muss ich mich da gut orga­ni­sie­ren. Mein Tages­ab­lauf sieht in etwa so aus: Mein Ziel ist, dass ich so gegen 9 Uhr mor­gens mei­ne ers­ten Auf­ga­ben erle­di­ge. Manch­mal schaf­fe ich das aber erst gegen halb zehn – aber solan­ge ich kei­ne Fris­ten oder Ter­mi­ne habe, ist das ja auch in Ord­nung. Ich schaue, wel­che Ter­mi­ne bei mir für den Tag anste­hen, und dann ver­tei­le ich mir mei­ne Auf­ga­ben ent­spre­chend in die frei­en Zeit­fens­ter. Ich habe auch eini­ge Dau­er­auf­ga­ben, mit denen fan­ge ich meis­tens an.

Mit­tags mache ich wie die meis­ten so zwi­schen 12 und 14 Uhr mal ein Päu­schen. Und ich arbei­te abends größ­ten­teils noch ein wenig weiter, wenn mein Sohn im Bett ist – das liegt aber dar­an, dass ich nicht nur bei my-vpa arbei­te, son­dern auch mit mei­nem eige­nen Büro­ser­vice selbst­stän­dig bin. Da bleibt dann tags­über manch­mal was auf der Stre­cke, was ich gern noch erle­di­gen möch­te – z.B. mei­ne eige­ne Wer­bung.

Was für ein Fazit konn­test du aus dei­ner bis­he­ri­gen Free­lan­cer-Tätig­keit außer­halb von my-vpa zie­hen? Was fin­dest du dar­an gut, und was an my-vpa?

Bei my-vpa gefällt mir zum Bei­spiel der Auf­bau der Platt­form gut. Sie ist sehr struk­tu­riert, sehr über­sicht­lich, der Kun­de kann ver­schie­de­ne Auf­ga­ben ein­stel­len. Es ist eine genaue Dead­line defi­niert, und man hat Fel­der, in die Mensch inter­ne Nach­rich­ten für sich sel­ber fest­hal­ten kann. Eben­falls sehr gut fin­de ich, dass das Mar­ke­ting im Hin­ter­grund über my-vpa läuft. Das heißt, ich brau­che mir die Kund*innen nicht suchen – sie wer­den im Hin­ter­grund für mich gene­riert.

Ich fin­de es auch super, dass my-vpa mich zum Teil bei der Kun­den­be­treu­ung unter­stüt­zen kann, wenn sich ein Kun­de län­ger nicht mehr gemel­det hat. Denn momen­tan betreue ich rund 20 Kun­den bei my-vpa, die aber nicht alle stän­dig aktiv sind. Über my-vpa ist das mög­lich – mit mei­nem eige­nen Büro­ser­vice könn­te ich kei­ne 20 Kun­den betreu­en.

Der Vor­teil einer eigen­stän­di­gen Free­lan­cer-Tätig­keit ist, dass man den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­weg mit dem Kun­den sel­ber bestim­men kann. Bei my-vpa läuft ja alles über die Platt­form, ande­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge wie z.B. das Smart­phone sind aus Daten­schutz­grün­den in der Regel nicht erlaubt. Außer­dem kann man sei­nen eige­nen Stun­den­satz so anset­zen, wie man möch­te, und kann auch die eige­nen Dienst­leis­tun­gen so ein­gren­zen oder struk­tu­rie­ren, wie es einem am bes­ten liegt. Man kann sein eige­nes Mar­ke­ting machen, auch wenn das Zeit kos­tet, aber man kann es wirk­lich frei gestal­ten.

Wel­che Vor­tei­le hat my-vpa aus dei­ner Sicht für Kun­den?

Der Kun­de hat bei my-vpa eine Rund­um­be­treu­ung. Wenn ich mal krank sein soll­te, im Urlaub bin, oder die Auf­ga­be ein­fach nicht schaf­fe, wird sehr schnell dafür gesorgt, dass die Auf­ga­be wei­ter­ge­reicht wird, und dass sicher­ge­stellt ist, dass der Kun­de immer zeit­nah, also in der fest­ge­leg­ten Reak­ti­ons­zeit, Ant­wort bekommt. Zudem hat der Kun­de mit my-vpa, bei Bedarf, sofort Zugriff auf sehr vie­le Kom­pe­ten­zen oder Kapa­zi­tä­ten, die ich allei­ne gar nicht haben könn­te. Zum Bei­spiel die vie­len Fremd­spra­chen in unse­rem welt­weit ver­teil­ten Team.

Du hast ja Kin­der – wie geht dei­ne Tätig­keit mit der Kin­der­be­treu­ung zusam­men? Bekommst du das gut unter einen Hut? Und wenn doch mal irgend­et­was ist, ein Kind krank z.B., wie unter­stützt dich dann my-vpa in die­ser Situa­ti­on?

Ich habe das Glück, dass mein Sohn fast nie krank wird, denn wenn es doch mal so wäre, dann wäre der Tag ziem­lich stres­sig für mich. Aber in dem Fall könn­te ich mich ja auch sel­ber bei my-vpa krank­mel­den – die­se Mög­lich­keit gibt es ja. Ich habe mich bis­her noch nie dort krank­mel­den müs­sen, aber soll­te es mal so sein, dann sucht my-vpa für mich schnellst­mög­lich einen Ersatz, der mei­ne Auf­ga­ben über­neh­men kann. Es ist gut, dass es die­se Mög­lich­keit gibt, ich möch­te sie aber den­noch nur in Not­fäl­len in Anspruch neh­men, denn man muss den neu­en VPA natür­lich auch noch ein­ar­bei­ten für die Zeit, in der man nicht ver­füg­bar ist.

Was gefällt dir denn ins­ge­samt nicht so gut am Free­lan­cer-Dasein?

Das ein­zi­ge, was mir nicht so gut gefällt, ist mei­ne inner­li­che Anspan­nung, die ich ab und zu mal ver­spü­re, wenn ich an die Zukunft den­ke. Als Selbst­stän­di­ge stellt man sich schon Fra­gen wie z.B.: Was ist in einem hal­ben Jahr, habe ich dann genau­so vie­le Auf­trä­ge wie jetzt? Was ist, wenn nein? Ich ver­mu­te, dass der Job, den ich mache, nie­mals ver­schwin­den wird. Über die Kun­den­ak­qui­se mache ich mir aber schon Gedan­ken. Aber selbst wenn ich mal mei­ne Direkt-Kun­den nicht so gut akqui­riert bekom­me, habe ich immer noch my-vpa – da brau­che ich eigent­lich nur auf einen Knopf drü­cken, und krie­ge neue Kun­den gene­riert. Und bei my-vpa sind immer Kun­den, die VPAs mit mei­nen Fähig­kei­ten und Kennt­nis­sen suchen, und die Unter­stüt­zung gern in Anspruch neh­men.

Den­noch ist es bei der Selbst­stän­dig­keit ein klei­nes Kri­te­ri­um, dass man kein siche­res Ein­kom­men hat. Man muss für sein Ein­kom­men sel­ber ver­ant­wort­lich sein. Und genau­so für sei­ne eige­ne Buch­hal­tung. Das ist wirk­lich ein Punkt, auf den ich gar kei­ne Lust habe. Ich schie­be mei­ne Buch­hal­tung immer bis zum letz­ten Tag – man ver­dient ja auch nichts dar­an.
Ansons­ten gibt es für mich aber kei­ne Nach­tei­le. Ich kann selbst­be­stimmt leben, und das ist mir sehr, sehr wich­tig, weil ich ein sehr cha­rak­ter­star­ker Mensch bin.

Wel­che Tätig­kei­ten als VPA gefal­len dir beson­ders gut? Wel­che Kun­den­pro­jek­te hast du schon erfolg­reich abge­schlos­sen?

Kun­den­be­treu­ung mache ich sehr gern – nicht so sehr per Tele­fon, aber per Email, also Tex­te schrei­ben, auf For­mu­lie­run­gen ach­ten. Auch Con­tent-Erstel­lung oder Social-Media-Manage­ment lie­gen mir gut, das heißt Kom­men­ta­re schrei­ben, Liken, Nach­rich­ten beant­wor­ten, aber auch Pro­fi­le erstel­len, Wer­be­kam­pa­gnen auf­set­zen. Und ich über­neh­me auch klei­ne­re Auf­ga­ben im Design­be­reich – zum Bei­spiel Info­gra­fi­ken erstel­len mit Online-Tools. Da bin ich kein Pro­fi, aber Übung habe ich schon damit. Das sind so die Berei­che, in denen ich mich aktu­ell auch ein biss­chen wei­ter­bil­de und mir ein Spe­zi­al­ge­biet auf­bau­en möch­te.

Du arbei­test die meis­te Zeit von Zuhau­se aus – wie sieht denn dein Arbeits­platz aus? Gibt es etwas, was dort nie feh­len darf?

Ganz wich­tig für die Arbeit ist mir mein gro­ßer Ter­min­ka­len­der. Den brau­che ich. Ich habe auch lan­ge gesucht, bis ich einen Kalen­der mit dem opti­ma­len For­mat gefun­den habe. Mei­ner hat eine Tages­über­sicht nach Uhr­zei­ten geglie­dert, sodass man sei­ne Ter­mi­ne sehr über­sicht­lich genau in die­ses Uhr­zei­ten­ras­ter ein­tra­gen kann.

Ohne mei­ne Maus geht es auch nicht. Vie­le kön­nen ja am Lap­top mit dem Touch­pad arbei­ten – ich kom­me damit aber gar nicht klar. Ich mag es außer­dem sehr abwechs­lungs­reich, und möch­te nicht den gan­zen Tag lang immer und immer wie­der am Schreib­tisch sit­zen. Des­halb arbei­te ich mal einen Tag in der Küche, dann arbei­te ich eine Woche am Schreib­tisch, dann gehe ich eine Woche auf die Couch mit mei­nem Lap­top – und das brau­che ich auch, habe ich gemerkt. Mir wird sonst schnell lang­wei­lig, und wenn ich dann mei­nen Ort in der Woh­nung ver­än­de­re, dann ist das schon eine klei­ne Abwechs­lung, und dann gehts mir gut. Im Ange­stell­ten­ver­hält­nis wür­den das wahr­schein­lich auch vie­le gern machen – da ist es aber oft nicht mög­lich oder nicht erlaubt.

Es kommt aber auch auf die Auf­ga­ben an, wel­cher Arbeits­platz am bes­ten geeig­net ist: Wenn ich z.B. mer­ke, ich muss viel notie­ren, dann gehe ich in die Küche an mei­nen gro­ßen Ess­tisch – da habe ich beson­ders viel Platz, mich aus­zu­brei­ten.

War­um arbei­test du gern remo­te?

Ich woh­ne ich ein biss­chen abseits, unge­fähr eine hal­be Stun­de von Ros­tock ent­fernt, was die nächs­te gro­ße Stadt ist. Hier im Umkreis gibt es nicht vie­le Büro­jobs, ich müss­te also rela­tiv weit fah­ren, wenn ich bei einem Arbeit­ge­ber vor Ort arbei­ten wür­de. Und das macht mir ehr­lich gesagt nicht viel Spaß, mei­ne Zeit mit Hin- und Her­fah­ren zu ver­brin­gen.

Es ist auch wirk­lich sehr ange­nehm, dass ich kei­ne fes­ten Arbeits­zei­ten habe. Ich kann sie mir selbst orga­ni­sie­ren. Wenn ich noch schnell was ein­kau­fen muss, dann kann ich das tags­über erle­di­gen, solan­ge ich mei­ne Auf­ga­ben trotz­dem in den ver­ein­bar­ten Dead­lines erle­di­gen kann. Mit vie­len Arbeit­ge­bern wäre das nicht mög­lich. Ich habe dadurch natür­lich auch mehr Ver­ant­wor­tung, aber das tut mir sehr gut.