Erfah­rungs­be­rich­te Vir­tu­el­ler Assistent*innen

Hal­lo Melis, vie­len Dank, dass du dir die Zeit genom­men hast! Du lebst ja seit eini­gen Jah­ren in der Tür­kei – kam die Ent­schei­dung rela­tiv spon­tan oder hast du dir auch vor­her schon gewünscht, die Tür­kei mal näher ken­nen­zu­ler­nen?

Ich bin in Deutsch­land gebo­ren und auf­ge­wach­sen, und bis vor drei Jah­ren habe ich in Bay­ern gewohnt. Aber mit dem Gedan­ken, mal in die Tür­kei aus­zu­wan­dern, habe ich eigent­lich schon immer gespielt. Als ich mei­nen dama­li­gen Freund ken­nen­ge­lernt habe, der in der Tür­kei leb­te, rück­te der Gedan­ke noch etwas stär­ker in den Mit­tel­punkt. Und als wir dann hei­ra­ten woll­ten, muss­ten wir eine Ent­schei­dung tref­fen: Soll­ten wir in der Tür­kei oder in Deutsch­land leben? Wir haben uns für die Tür­kei ent­schie­den.

Hast du in der Tür­kei auch in ande­ren Berei­chen außer­halb von my-vpa gear­bei­tet?

Mein Ehe­mann hat­te lan­ge Zeit einen Job, in dem er sehr viel unter­wegs war. Etwa alle drei Wochen ging es für ihn an einen ande­ren Ort, zu einem ande­ren Kli­en­ten. Als ich zu ihm in die Tür­kei zog, bin ich in den ers­ten Mona­ten viel mit ihm hin und her gereist, und hat­te dadurch die Gele­gen­heit, eini­ge Städ­te in der Tür­kei ken­nen­zu­ler­nen. Das war also auch ganz gut für mich, dass ich erst­mal mehr vom Land sehen und ken­nen­ler­nen konn­te. Nach eini­ger Zeit habe ich aber gemerkt, dass mir das nicht reicht: Es muss­te ein eige­ner Job her. Ich habe mich dann bei einem deut­schen Auto­mo­bil­un­ter­neh­men bewor­ben, das auch einen Stand­ort in Anka­ra in der Tür­kei hat. Ich habe dann auch rela­tiv schnell eine Zusa­ge bekom­men und dar­auf­hin inner­halb von zwei Wochen eine eige­ne Woh­nung in Anka­ra gemie­tet.

Wel­che Aus­bil­dung oder Berufs­er­fah­rung hast du denn?

Ich habe einen Stu­di­en­ab­schluss in Busi­ness Admi­nis­tra­ti­on and Eco­no­mics. Im letz­ten Stu­di­en­jahr habe ich ein Prak­ti­kum und mei­ne Bache­lor­ar­beit bei BMW gemacht. Das war für mich ein guter Ein­stiegs­punkt in die Auto­mo­bil­bran­che, in der ich hier in der Tür­kei ja dann auch wie­der gear­bei­tet habe.

Wie bist du zu my-vpa gekom­men? Was gefällt dir dar­an?

Das war bei mir ein eher lan­ger Pro­zess. Da ich bei mei­ner Tätig­keit in Anka­ra wohn­te, wäh­rend mein Part­ner wei­ter­hin beruf­lich viel gereist ist, fühl­te ich mich teil­wei­se etwas allein hier in der Tür­kei. Da wuchs in mir der Wunsch, einen Job zu fin­den, bei dem man nicht so fest an einen Ort gebun­den ist. Ich habe also ange­fan­gen, zu recher­chie­ren, was ich beruf­lich machen kann, was mir etwas mehr Fle­xi­bi­li­tät ermög­licht. Ich bin dann auch schnell auf my-vpa gesto­ßen und fand das Kon­zept sehr gut. Ich habe mich aber noch nicht sofort dazu ent­schei­den kön­nen, den Schritt zu einer Free­lan­cer-Tätig­keit bei my-vpa zu machen, denn ich dach­te mir auch: Die Men­schen hier in der Tür­kei, die ste­hen Schlan­ge und war­ten jah­re­lang dar­auf, dass sie wie ich bei einem deut­schen Unter­neh­men arbei­ten kön­nen – das kann ich nicht so ein­fach und so schnell auf­ge­ben.

Etwa ein Jahr spä­ter aller­dings war der Wunsch nach mehr Fle­xi­bi­li­tät im Arbeits­le­ben so stark, dass ich über die­sen Schritt noch ein­mal nach­ge­dacht habe. Dazu kam der Gedan­ke an eine mög­li­che Fami­li­en­grün­dung in der Zukunft. Die ist mit einer Fest­an­stel­lung in der Tür­kei näm­lich nur schwer ver­ein­bar, denn hier hat man nicht die Mög­lich­keit, so lan­ge Eltern­zeit zu neh­men wie in Deutsch­land – maxi­mal sechs Mona­te unbe­zahl­te Eltern­zeit ste­hen einem zu. Das und der Wunsch nach mehr Fle­xi­bi­li­tät haben mich eine Wei­le beschäf­tigt, und dann habe ich gesagt: Ich ver­su­che es jetzt bei my-vpa. Ich wage den Schritt. Ich habe es dann auch geschafft und bereue es kei­nen ein­zi­gen Tag, dass ich die­se Ent­schei­dung getrof­fen habe. Ich bin wirk­lich froh, dass ich die­se Mög­lich­keit gefun­den habe, und sehr zufrie­den, wie es jetzt läuft.

Was sind als VPA dei­ne beson­de­ren Stär­ken, wel­che Auf­ga­ben über­nimmst du in wel­chen Berei­chen?

Anfangs waren es schwer­punkt­mä­ßig Büro­ma­nage­ment- und Office-Tätig­kei­ten, die ich über­nom­men habe. Also Auf­ga­ben wie Kun­den­sup­port, Mail­be­ant­wor­tung und Ähn­li­ches. Es war gut, in der Anfangs­pha­se erst­mal bei die­sem Auf­ga­ben­be­reich zu blei­ben – so konn­te ich erst­mal in das Sys­tem von my-vpa rein­kom­men und mei­nen Kun­den­stamm in Ruhe auf­bau­en.

In einem spä­te­ren Schritt habe ich mein Auf­ga­ben­spek­trum dann noch erwei­tert: Erst kamen Tätig­kei­ten im Bereich Mar­ke­ting dazu, also Social-Media-Betreu­ung, News­let­ter etc., und seit eini­gen Mona­ten bin ich auch im Bereich Ver­trieb für Kun­den aktiv. In Sachen Ver­trieb habe ich aus vor­he­ri­gen Tätig­kei­ten bereits Erfah­run­gen und habe nun über my-vpa auch Kun­den, die ich in dem Bereich unter­stüt­ze. Es ist aber nicht unbe­dingt so, dass man als VPA schon in allen Bereich Erfah­rung mit­brin­gen muss: Man lernt auch wäh­rend sei­ner Tätig­keit als VPA noch so viel. Man merkt, wie man sich selbst ent­fal­ten, etwas Neu­es ler­nen oder Wis­sen anwen­den kann – bei jeder Tätig­keit und bei jedem Kun­den.

Wie läuft die Kun­den­be­treu­ung bei my-vpa ab?

Die Kun­den­be­treu­ung ist bei my-vpa wirk­lich gut orga­ni­siert. Man ist als VPA nicht auf sich allein gestellt, was die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kun­den angeht: Man kann vom Anfang bis zum Schluss auf die Unter­stüt­zung des my-vpa-Teams zurück­grei­fen. Wenn man mit einem neu­en Kun­den zusam­men arbei­tet, gibt es ein Sys­tem, an dem man sich gut ori­en­tie­ren kann. Man durch­läuft also die­sen Pro­zess, und wenn alles gut läuft und der Kun­de am Ende die­ses Pro­zes­ses schließ­lich Bestands­kun­de bei my-vpa wird, dann kann man als VPA die­sen Kun­den als sei­nen Stamm­kun­den bezeich­nen.

Auch wenn zwi­schen­durch irgend­et­was unklar sein soll­te, gibt es Ansprech­part­ner, die man noch­mal nach Unter­stüt­zung und Rat fra­gen kann. Man ist da wirk­lich nicht allein mit dem Kun­den. Das auf jeden Fall ein Plus­punkt, wenn man bei my-vpa arbei­tet. Wie ist es für dich, von der Tür­kei aus wei­ter­hin mit deutsch­spra­chi­gen Unter­neh­men zusam­men­zu­ar­bei­ten?

Ich kann mich wirk­lich glück­lich schät­zen, weil das die ein­zi­ge Sor­ge war, die mir im Hin­ter­kopf saß, bevor ich in die Tür­kei aus­ge­wan­dert bin: Wenn ich nicht mehr jeden Tag Deutsch spre­che, kann es sein, dass ich Tei­le der Spra­che ver­ler­ne, mir z.B. bestimm­te Wör­ter nicht mehr ein­fal­len wol­len? Des­halb fin­de ich es per­sön­lich super, dass ich über my-vpa nur deut­sche Kun­den habe. So kann ich fast jeden Tag mit jeman­dem Deutsch spre­chen.

Gibt es Gele­gen­hei­ten, bei denen man mit ande­ren VPAs zusam­men­ar­bei­tet?

Es gibt Kun­den, die haben meh­re­re Tätig­kei­ten, die sie aus­la­gern kön­nen. Es kann aber bei einem gro­ßen Pro­jekt auch sein, dass ein Team aus VPAs zusam­men­ge­stellt wird, bei dem die VPAs zusam­men an einer Auf­ga­be arbei­ten. Ich habe zum Bei­spiel schon an einer Team-Recher­che im Immo­bi­li­en­be­reich mit­ge­wirkt. Da waren wir ein gro­ßes Team, ich glau­be zehn VPAs, die zusam­men an einer Lis­te gear­bei­tet haben. Dar­über kommt man auch mit den ande­ren VPAs in Kon­takt, man sieht die Gesich­ter, schreibt sich unter­ein­an­der und lernt sich dar­über auch bes­ser ken­nen.

Das hät­te ich vor­her gar nicht gedacht, dass man auf vir­tu­el­ler Ebe­ne bei so einem Job noch per­sön­li­che Kon­tak­te oder Freund­schaf­ten auf­bau­en kann. Vor allem, wenn man Über­schnei­dungs­punk­te hat, ich kann zum Bei­spiel in der my-vpa-App sehen, welche/r VPA in der Tür­kei arbei­tet – und wenn man dann viel­leicht auch noch mit dem glei­chen Kun­den arbei­tet, dann hat man ja schon ein gemein­sa­mes The­ma. Ich dach­te, ein gro­ßer Nach­teil beim Arbei­ten von Zuhau­se aus wäre, dass bei der Arbeit kei­ne Freund­schaf­ten ent­ste­hen kön­nen – aber da habe ich mich anschei­nend geirrt.

Wie sieht für dich der opti­ma­le Arbeits­platz aus?

Das hat sich bei mir sehr stark geän­dert. Anfangs war ich stän­dig unter­wegs mit mei­nem Mann und habe die gan­ze Zeit von Hotel­zim­mern aus gear­bei­tet. Nach einer Wei­le woll­te ich dann lie­ber einen fes­ten Arbeits­platz, mit Schreib­tisch und Stuhl.

Seit Coro­na habe ich gemerkt, dass ich mei­nen Arbeits­platz zwi­schen­durch ger­ne mal wech­seln möch­te: Mal arbei­te ich im Wohn­zim­mer, mal von der Küche aus, und mal sit­ze ich an mei­nem Schreib­tisch – wenn ich wirk­lich mei­ne Ruhe haben möch­te. Kann auch mal sein, dass ich abends auf der Couch sit­ze und ein­fach mei­nen Lap­top auf dem Schoß habe.

Fix müs­sen nur da sein: Mein Lap­top, ein Notiz­block und eine gute Inter­net­ver­bin­dung.
Ich hat­te am Anfang oft mit dem Gedan­ken gespielt, mich mal ins Café zu set­zen und dort zu arbei­ten – aber das habe ich in ein­ein­halb Jah­ren kein ein­zi­ges Mal hin­be­kom­men, weil ich regel­mä­ßig mei­ne Kun­den­ge­sprä­che habe. Da möch­te ich nicht hin­ter mei­nem Rücken noch die Kaf­fee­ma­schi­ne im Bild haben – und dazu noch den gan­zen Lärm. Aber viel­leicht bekom­me ich das noch irgend­wann hin, vom Café aus zu arbei­ten. Das hängt ja meist davon ab, wel­che Art von Auf­ga­ben man gera­de zu erle­di­gen hat.

Wel­che digi­ta­len Tools benutzt du?

Die my-vpa-App ist bei uns das A und O: Da kom­men die Auf­ga­ben rein, dar­über läuft die gan­ze Kom­mu­ni­ka­ti­on. Aber ich habe auch vie­le neue Tools ken­nen­ge­lernt. Es gab Tools, von denen ich vor­her noch nie gehört habe, mit denen ich jetzt sehr gut umge­hen kann und die in der täg­li­chen Arbeit sehr hilf­reich sind. Regel­mä­ßig nut­ze ich zum Bei­spiel Goog­le Dri­ve, Sur­vey­M­on­key oder auch Slack. Das vari­iert von Kun­de zu Kun­de. Wenn ein Kun­de ein bestimm­tes Soft­ware-Sys­tem nutzt, z.B. Sales­force, dann kann man sich als VPA hier auch noch­mal ein­ar­bei­ten – oder wenn man sich dar­in schon aus­kennt, ist das natür­lich ein Vor­teil.

War­um arbei­test du ger­ne remo­te?

Was mir beson­ders gefällt, ist die Fle­xi­bi­li­tät, die es mit sich bringt, wenn man sich selbst orga­ni­sie­ren kann. Mei­ne Eltern woh­nen in der Tür­kei in einer klei­nen Stadt am Meer – wenn ich einen Kurz­ur­laub machen möch­te, kann ich rela­tiv spon­tan dort­hin fah­ren, neh­me mei­nen Lap­top mit und kann von dort aus noch arbei­ten.