Dein Vir­tu­el­les Team für alle Pro­jek­te

Wir küm­mern uns für dich dar­um, dass das Team aus qua­li­fi­zier­ten Mit­glie­dern besteht. Aus unse­rem zer­ti­fi­zier­ten Virtuelle-Assistent*innen-Pool stel­len wir dir ein Team zusam­men, das dei­ne Bedürf­nis­se best­mög­lich abdeckt. Dabei ach­ten wir eben­so auf die Soft­s­kills.

Wir orga­ni­sie­ren für dich das kom­plett remo­te arbei­ten­de Team – von der Auf­ga­ben­zu­wei­sung über die Urlaubs- und Krank­heits­über­ga­be bis zur Schicht­pla­nung. Die vir­tu­el­len Assistent:innen arbei­ten selbst­stän­dig, sind auch für ande­re Auf­trag­ge­ber tätig und ver­fü­gen über Erfah­rung in ihren jewei­li­gen Arbeits­fel­dern.

Ein schlag­kräf­ti­ges Team funk­tio­niert nur mit moti­vier­ten Team-Mit­glie­dern. Wir sind die größ­te deutsch­spra­chi­ge Com­mu­ni­ty Vir­tu­el­ler Assistent*innen und bie­ten allen Mit­glie­dern unse­rer Com­mu­ni­ty ein attrak­ti­ves Arbeits­um­feld. Das spürst du in der Zusam­men­ar­beit.

Über unse­re Mana­ged Work­force Platt­form kannst du alle Pro­zes­se steu­ern. Du dele­gierst in unse­rer App Auf­ga­ben an das Team, steu­erst alle Pro­zes­se und defi­nierst den Rah­men. Der Algo­rith­mus unter­stützt dich im Hin­ter­grund dabei, dass alle Auf­ga­ben inner­halb der ver­ein­bar­ten Zeit und dem kor­rek­ten Bud­get abge­wi­ckelt wer­den.

Wir unter­stüt­zen dich bei der Mes­sung des Pro­jekt­fort­schritts und bei der Bewer­tung, ob ein Pro­jekt erfolg­reich war. Dank trans­pa­ren­ter Key Per­for­mance Indi­ca­tors hast du jeder­zeit die aktu­el­le Per­for­mance dei­nes Teams im Über­blick – und dies in Echt­zeit.

Unse­re VPAs durch­lau­fen ein kon­ti­nu­ier­li­ches Schu­lungs­pro­gramm und wer­den immer bes­ser. Dabei über­neh­men wir auch die Ein­ar­bei­tung des Teams in dei­ne spe­zi­fi­schen Auf­ga­ben und sor­gen für Kon­ti­nui­tät bei der Team-Zusam­men­set­zung. In unse­rer Aca­de­my bil­den sich Vir­tu­el­le Assistent*innen weiter, um die Arbeit so effi­zi­ent wie mög­lich zu gestal­ten.

Bei unse­rem Vir­tu­el­len-Team-Ser­vice fal­len nur die Kos­ten für Auf­ga­ben an, die du auch wirk­lich abrufst. Über unser Kos­ten­stel­len-Manage­ment kannst du dei­nen Teams trans­pa­rent Bud­gets zur Ver­fü­gung stel­len und ganz bequem über die my-vpa App ver­wal­ten.

In einem tele­fo­ni­schen Bera­tungs­ter­min bewer­ten wir gemein­sam mit dir, ob sich ein vir­tu­el­les Team in dei­nem Unter­neh­men ein­set­zen lässt. Dabei ana­ly­sie­ren wir neben der Mach­bar­keit auch den unge­fäh­ren Auf­wand, damit du bes­ser pla­nen und ent­schei­den kannst, sowie die Fähig­kei­ten, die dein Team benö­tigt.

Wir erstel­len dir auf Grund­la­ge des Bera­tungs­ge­sprächs ein indi­vi­du­el­les Ange­bot. Die­ses umfasst neben der Leis­tungs­be­schrei­bung auch die Kos­ten, die sich in vier Berei­che tei­len:

1. Set­up Fee
Die Set­up Fee deckt sämt­li­che Ingang­set­zungs­kos­ten ab – zum Bei­spiel die Kos­ten für die Aus­wahl geeig­ne­ter Team­mit­glie­der.

2. Manage­ment Fee
Die Manage­ment Fee deckt die Kos­ten für das lau­fen­de Manage­ment dei­nes gesam­ten Teams ab. Dazu gehö­ren zum Bei­spiel die Auf­wän­de für die Orga­ni­sa­ti­on der Mit­ar­bei­ten­den im Krank­heits- und Urlaubs­fall oder die Anpas­sung der Team-Grö­ße.

3. Eine Team Lead Fee
In der TL-Fee ent­hal­ten sind sämt­li­che Auf­wän­de zur Orga­ni­sa­ti­on der fach­li­chen Umset­zung und Steue­rung des Teams.

4. Den defi­nier­ten Stun­den­pa­ket-Preis
Der Stun­den­pa­ket­preis rich­tet sich nach der Grö­ße des vir­tu­el­len Teams und der Anzahl der Stun­den. Eine ers­te Ori­en­tie­rung für die Prei­se pro Stun­de fin­dest du auf unse­rer Prei­se-Sei­te.

Auf das Ange­bot folgt das Recrui­ting dei­nes per­sön­li­chen vir­tu­el­len Teams.

Wäh­rend der Recrui­ting-Pha­se wird das Team mit den Fähig­kei­ten zusam­men­ge­stellt, die im ers­ten Bera­tungs­call mit dir ana­ly­siert und ver­ein­bart wur­den. Die Zusam­men­set­zung des Teams kön­nen wir wäh­rend der Zusam­men­ar­beit mit dir auch anpas­sen, falls es neue Anfor­de­run­gen erfor­dern. Sprich dies bit­te recht­zei­tig bei dei­nem Pro­jekt­as­sis­ten­ten an.

Die Pro­jekt­as­sis­tenz (PA) sorgt für die fach­li­che Ein­ar­bei­tung dei­nes vir­tu­el­len Teams Sie ist dein fes­ter Ansprech­part­ner bzw. eine fes­te Ansprech­part­ne­rin wäh­rend der gesam­ten Zusam­men­ar­beit. Die Pro­jekt­as­sis­tenz über­nimmt auch in Abspra­che mit dir das Moni­to­ring der KPIs, die du zur Erfolgs­kon­trol­le mit dei­nem Team am Anfang der Zusam­men­ar­beit defi­nierst.

Dein PA ist dein direk­ter Ansprech­part­ner und arbei­tet gewis­sen­haft dein Team ein. Dabei ste­hen Zuver­läs­sig­keit und Genau­ig­keit an ers­ter Stel­le, damit kei­ne Infor­ma­tio­nen auf dem Weg von dir über den Team-Lead hin zu den Assistent*innen ver­lo­ren gehen.

Die kon­ti­nu­ier­li­che Team­steue­rung erfolgt durch dei­nen PA. Du kom­mu­ni­zierst mit ihm direkt über die my-vpa Cloud Manage­ment-Platt­form, auf der du eben­falls Zugriff auf alle für das Pro­jekt rele­van­ten Sta­tis­ti­ken wie den Stun­den­ver­brauch oder den Fort­schritt in den Auf­ga­ben moni­to­ren kannst. In regel­mä­ßi­gen Abstän­den fin­det eben­falls ein Feed­back-Call mit unse­ren Ops-Mana­gern statt, um die Qua­li­tät der Zusam­men­ar­beit auf allen Ebe­nen sicher­zu­stel­len.