Was tun, wenn ein Kunde einen Experten benötigt?

1. Unterschied zwischen einem VPA und einem Experten

Als VPA unterstützt du Kunden bei verschiedenen Aufgaben, nachdem sie dir diese konkret beschrieben und dich eingearbeitet haben. Du arbeitest umsetzungsorientiert und führst Aufgaben nach Anleitung aus. Deine Stärke liegt darin, dem Kunden Zeit zu sparen, indem du ihn im Tagesgeschäft effizient entlastest – z. B. durch Recherchen, Dateneingabe, Terminplanung oder vorbereitende Tätigkeiten in Bereichen wie Marketing, Vertrieb oder Organisation.

Ein Experte hingegen übernimmt Aufgaben eigenständig, bringt tiefgreifendes Fachwissen mit und kann den Kunden inhaltlich beraten oder strategisch begleiten. Experten sind z. B. Webentwickler, Steuerberater, Juristen oder Senior Consultants. Sie benötigen keine Anleitung vom Kunden, sondern erarbeiten Lösungen eigenverantwortlich.

Merke: Du bist VPA – kein Fachexperte. Es ist wichtig, dass du die Grenze deiner Rolle kennst und kommunizierst.

2. Wie erkenne ich, dass ein Kunde einen Experten braucht?

Stelle dir folgende Fragen:

• Kann ich diese Aufgabe selbstständig erledigen, wenn mir der Kunde erklärt, wie er es möchte?

• Geht es um eine strategische Entscheidung, tiefes Fachwissen oder rechtlich relevante Inhalte?

• Erwartet der Kunde, dass ich Vorschläge mache, Lösungen entwickle oder ihn berate?

Wenn du dir bei einer dieser Fragen unsicher bist oder sie mit Ja beantworten musst, handelt es sich vermutlich um eine Expertenaufgabe.

3. So gehst du vor, wenn eine Expertenanfrage kommt

1. Kommuniziere klar mit dem Kunden:
   Erkläre höflich, dass du als VPA im Rahmen eines Assistenzdienstleisters arbeitest und für die Umsetzung konkreter Aufgaben zuständig bist – nicht für fachliche Beratung oder eigenverantwortliche Lösungen.

   Beispiel:
   „Gern unterstütze ich Sie bei der Umsetzung – dafür brauche ich jedoch eine konkrete Anleitung von Ihnen. Sollte es sich um eine Aufgabe handeln, die tiefergehendes Fachwissen oder strategische Beratung erfordert, wäre es sinnvoll, einen passenden Experten einzubinden.“

2. Informiere das Admin-Team:
   Wenn du die Aufgabe nicht allein oder unter Anleitung des Kunden umsetzen kannst, leite die Anfrage an das Admin-Team weiter. Beschreibe möglichst genau:

   • Welche Aufgabe angefragt wurde

   • Warum sie aus deiner Sicht nicht umsetzbar ist

   • Was der Kunde bisher dazu gesagt hat

     Expertenrecherche als Lösung vorschlagen:
     Falls es sinnvoll erscheint, können wir dem Kunden anbieten, eine Expertenrecherche für ihn durchzuführen. Dabei suchst du auf seriösen E-Lancing-Plattformen (z. B. Upwork, Fiverr) nach passenden Profilen.

4. Was du nicht tun solltest

• Nimm keine Aufgaben an, die deine Kompetenz oder Verantwortung übersteigen.

• Gib keine fachliche Beratung in Bereichen, in denen du nicht qualifiziert bist.

• Versuche nicht, Aufgaben zu lösen, für die Expertenwissen notwendig ist – das kann zu Fehlern und Unzufriedenheit beim Kunden führen.

Fazit

Deine Aufgabe als VPA ist es, dem Kunden bei der praktischen Umsetzung seiner Aufgaben zu helfen – nicht, sie zu analysieren oder inhaltlich zu bewerten. Wenn du merkst, dass ein Kunde mehr als Assistenz braucht, hole dir Unterstützung vom Admin-Team und informiere den Kunden transparent. So trägst du dazu bei, dass die Zusammenarbeit klar, professionell und erfolgreich verläuft.

Wenn du dir unsicher bist, ob etwas noch in deinen Aufgabenbereich fällt, melde dich jederzeit beim Admin-Team – wir helfen dir gern weiter!