Welche Informationen werden für ein Salesprojekt benötigt?
Wir unterstützen dich im Vertriebsumfeld bei klar strukturierten, leichten B2B-Telefonieaufgaben. Damit ein Salesprojekt sinnvoll starten kann und du realistische Erwartungen an Aufwand und Ergebnis hast, brauchen wir vorab ein klares Setup.
Wichtig: my-vpa ist keine klassische Sales-Agentur. Wir übernehmen keine aggressive Kaltakquise, keine B2C-Telefonakquise, keine Abschlussgespräche und keine erfolgsbasierte Neukundengewinnung mit garantierten Terminen, Leads oder Abschlüssen.
Ob dein Salesprojekt geeignet ist, prüfen wir vorab individuell.
1) Welche Salesprojekte passen zu my-vpa?
Ein Salesprojekt passt in der Regel gut zu uns, wenn es sich um eine leichte, klar geführte B2B-Telefonieaufgabe handelt.
Dazu gehören zum Beispiel:
- telefonische Nachfassung bestehender Kontakte
- Kontaktaufnahme mit warmen oder bereits bekannten Leads
- einfache Terminvereinbarung nach klaren Kriterien
- einfache Lead-Qualifizierung
- Follow-up-Anrufe
- Reaktivierung bestehender B2B-Kontakte
- Dokumentation von Gesprächsergebnissen im CRM
Wichtig ist, dass Zielgruppe, Leitfaden, Kontaktbasis, Tools und Prozess klar vorbereitet sind.
2) Welche Salesprojekte passen eher nicht?
Nicht geeignet sind Projekte mit hohem Vertriebsdruck, unklarer Zielgruppe oder echter Abschlussverantwortung.
Dazu gehören insbesondere:
- B2C-Telefonakquise
- aggressive Kaltakquise
- reine Neukundengewinnung ohne bestehenden Bezug
- komplexe erklärungsbedürftige Produkte ohne intensive Sales-Schulung
- Abschlussgespräche oder Vertragsverhandlungen
- Projekte mit festen Termin‑, Lead- oder Abschlussquoten
- Kampagnen ohne getesteten Leitfaden
- unklare oder qualitativ schwache Kontaktlisten
- rechtlich sensible oder unklare Kontaktquellen
- Projekte, bei denen der Erfolg ausschließlich an Ergebnissen gemessen wird
Für solche Anforderungen ist in der Regel eine spezialisierte Sales-Agentur besser geeignet.
3) Ziel & Rahmen der Kampagne
Bitte beschreibe uns vorab möglichst konkret, was mit der Kampagne erreicht werden soll.
Wir benötigen insbesondere:
- Ziel der Kampagne, z. B. Terminvereinbarung, Lead-Qualifizierung, Follow-up oder Reaktivierung
- Definition von „Erfolg“: Was zählt als qualifizierter Lead oder Termin?
- gewünschtes Startdatum
- geplante Laufzeit
- gewünschter Stundenumfang pro Woche
- zuständige Ansprechperson für Rückfragen und Feedback
Je klarer Ziel und Erfolgskriterien definiert sind, desto besser können wir einschätzen, ob und wie wir dich unterstützen können.
4) Zielgruppe & Kontakte
Für ein Salesprojekt benötigen wir eine möglichst klare Beschreibung deiner Zielgruppe.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Branche
- Rolle oder Funktion der Ansprechpartner
- Unternehmensgröße
- Region
- Ausschlusskriterien
- Status der Leads: kalt, warm oder bereits vorqualifiziert
- bestehender Kontakt ja/nein
- vorhandene Informationen zu den Kontakten
Idealerweise stellst du uns eine fertige Kontaktliste zur Verfügung. Alternativ benötigen wir klare Kriterien, nach denen Kontakte recherchiert oder vorbereitet werden sollen.
Wichtig: Die Qualität, Aktualität und rechtliche Zulässigkeit der bereitgestellten Kontakte liegt in deiner Verantwortung. Wir haben keinen Einfluss darauf, ob eine Kontaktliste passend, aktuell, vollständig oder vertrieblich geeignet ist.
5) Leitfaden & Inhalte
Für die Umsetzung benötigen wir einen klaren Telefonleitfaden oder ein Skript.
Darin sollten enthalten sein:
- kurze Vorstellung deines Unternehmens
- klare Beschreibung deines Angebots
- Gesprächsziel
- Value Proposition
- Qualifizierungsfragen, z. B. Bedarf, Timing, Budgetrahmen
- typische Einwände und passende Antworten
- No-Gos und Compliance-Vorgaben
- Aussagen, die ausdrücklich nicht gemacht werden dürfen
Je besser der Leitfaden vorbereitet und getestet ist, desto effizienter kann die Umsetzung erfolgen. Ohne saubere Einarbeitung, klare Argumentation und passende Einwandbehandlung kann Sales schnell ineffizient werden.
6) Tools & technische Voraussetzungen
Die technische Infrastruktur für Telefonie und Dokumentation wird grundsätzlich von dir bereitgestellt.
Dazu gehören insbesondere:
- Telefonie/VoIP, z. B. eure Telefonanlage, VoIP-Lösung oder Softphone
- Nutzung deiner Telefonnummern/Infrastruktur
- CRM-Zugang oder ein anderes Dokumentationstool
- klare Vorgaben zur Dokumentation, z. B. Status, Notizen, Tags, nächste Schritte
- Kalender- oder Terminbuchungslogik
- Vorgaben, wer Termine erhält und welche Slots verfügbar sind
- Übergabeprozess nach einem erfolgreichen Gespräch
Die Anrufe sollten über deine Infrastruktur und nicht über private Nummern oder my-vpa-Infrastruktur laufen.
7) Keine Erfolgsgarantie und keine Erstattung bei ungeeignetem Setup
Der Erfolg eines Salesprojekts hängt stark von Faktoren ab, auf die wir keinen oder nur begrenzten Einfluss haben.
Dazu gehören insbesondere:
- Qualität und Aktualität der Kontaktliste
- Passgenauigkeit der Zielgruppe
- Attraktivität des Angebots
- Preisgestaltung
- Markt- und Wettbewerbssituation
- Bekanntheit deines Unternehmens
- Qualität des Leitfadens
- Einwandbehandlung
- Erreichbarkeit der Kontakte
- rechtliche Zulässigkeit der Kontaktaufnahme
Wir können daher keine bestimmten Quoten, Terminanzahlen, Rücklaufquoten oder Abschlüsse garantieren.
Wenn Kontakte ungeeignet sind, die Zielgruppe nicht passt, der Leitfaden nicht funktioniert oder das Angebot am Markt nicht ausreichend Interesse erzeugt, stellt dies keinen Leistungsmangel von my-vpa dar. Eine Erstattung bereits geleisteter Arbeitszeit erfolgt in diesen Fällen nicht, sofern die Aufgabe gemäß Briefing bearbeitet wurde.
Selbstverständlich prüfen wir berechtigte Rückmeldungen zur Bearbeitungsqualität. Ausbleibende Ergebnisse allein begründen jedoch keinen Anspruch auf Erstattung.
8) Zusammenarbeit & Feedback
Salesprojekte funktionieren am besten mit enger Abstimmung.
Wir empfehlen daher:
- Kick-off zur Einarbeitung
- klare Übergabe aller Unterlagen
- kleine Pilotphase zum Testen von Zielgruppe, Leitfaden und Messaging
- regelmäßige Feedbackschleifen
- Anpassung des Leitfadens bei wiederkehrenden Einwänden
- klare Rückmeldung, welche Leads oder Termine wirklich passend waren
Gerade zu Beginn ist Feedback besonders wichtig, damit die Ansprache optimiert werden kann. Zudem empfehlen wir immer ein Pilotprojekt. Hierfür ist eine Buchung von mindestens 25 Stunden notwendig.
9) Rechtlicher Rahmen
Wir übernehmen ausschließlich B2B-Calls. B2C-Telefonakquise übernehmen wir nicht.
Für Telefonwerbung gelten klare rechtliche Vorgaben. Im B2C-Bereich ist eine vorherige ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Im B2B-Bereich sind Werbeanrufe nur zulässig, wenn eine ausdrückliche oder zumindest mutmaßliche Einwilligung vorliegt.
Ob eine mutmaßliche Einwilligung angenommen werden kann, muss im Einzelfall anhand konkreter Anhaltspunkte geprüft werden, zum Beispiel Zielgruppe, Angebot, Leadquelle und sachlicher Bezug.
Bitte stelle vor Kampagnenstart sicher, dass dein Setup rechtlich zulässig ist. Mit Start der Kampagne bestätigst du uns schriftlich, dass die rechtlichen Voraussetzungen für die telefonische Ansprache der angegebenen B2B-Kontakte geprüft wurden und vorliegen.
my-vpa übernimmt keine rechtliche Prüfung der bereitgestellten Kontakte, Leadquellen, Zielgruppen, Gesprächsskripte oder Kampagneninhalte. Eine Rechtsberatung durch my-vpa erfolgt nicht.
Sollten wir Anhaltspunkte dafür erhalten, dass eine Kampagne rechtlich problematisch sein könnte, behalten wir uns vor, die Bearbeitung abzulehnen oder zu pausieren.
10) So starten wir sinnvoll
Für den Start empfehlen wir folgendes Vorgehen:
- Kick-off und Einarbeitung
- Übergabe von Kontaktliste, Leitfaden, CRM-Zugang und Terminlogik
- kleine Pilotphase zur Prüfung von Zielgruppe, Messaging und Einwänden
- regelmäßige Updates und Anpassungen
- Fortsetzung nur, wenn Setup, Erwartung und Ergebnisse sinnvoll zusammenpassen
Für einen realistischen Test empfehlen wir eine Buchung von mindestens 25 Stunden. So bleibt ausreichend Zeit für Einarbeitung, erste Anrufe, Dokumentation, Feedback und Optimierung.
Weitere Informationen findest du hier: Virtuelle Assistenz im Vertrieb.